Af Michael Lykke, retoriker, Øverst Oppe – og Michael Kjærsgaard, PowerPointekspert, Sliides.

Hvordan kan du bruge Hollywoods fortællemodel til at lave kreative præsentationer, der ikke kun får tilhørerne til at lytte, men også giver dem en oplevelse, så de husker dit budskab? 

Dårlige PowerPoints fører til dårlige beslutninger

PowerPoint er både et af de mest udbredte og udskældte medier til at formidle information og viden med. De tørre facts taler for sig selv: Der er over 300 millioner brugere på verdensplan, og de producerer knap 30 millioner præsentationer om dagen. Det betyder, at der, mens du læser dette, står næsten 21.000 personer et eller andet sted på jordkloden og klikker sig vej igennem et slideshow.

Hvor mange tilhørere der samtidig kæmper for at undertrykke deres gaben eller måske allerede er faldet i søvn, kan vi til gengæld kun gisne om, men tallet er sandsynligvis uoverskueligt stort!

Det er selvfølgelig synd for publikum. Men endnu værre er det, at dårlige PowerPoint-præsentationer også giver et dårligt udgangspunkt for at tage vigtige beslutninger. Og det betyder, at der hver dag foregår et stort tab af viden og ressourcer.

I den amerikanske hær er brugen  af PowerPoints blevet så omfattende,  at flere højtstående generaler i New York Times i april 2010 udtrykte deres bekymring for, at vigtige beslutninger vedrørende krigsindsatsen i Irak og Afghanistan ofte bliver reduceret til tre bulletpoints og  et slide.

 Der kan uden tvivl siges meget skidt om PowerPoints, og med god grund! Men, hvis nu vi gik mere kreativt til værks kunne det være, at vi kunne skabe et bedre beslutningsgrundlag, hvis vi højnede kvaliteten af vore præsentationer!

Hvis ikke taleren kan sige noget uden slides, bør han slet ikke sige noget

’Jeg kan ikke lave kreative slides til min chef, for han har så travlt, at han skal kunne læse dem i taxaen på vej ud til mødet.’

Udsagnet stammer fra en samtale med en medarbejder på højt niveau i Danmarks Radio, og det skærer problematikken med mange PowerPoints ind til benet.

Mange præsentationer bliver lavet med det formål at understøtte den, der taler. Ofte kommer det til udtryk ved, at taleren vender sig op mod skærmen for lige at sikre sig, hvad næste punkt er.  Eller endnu værre - han står og læser direkte op!

En vigtig forudsætning for, at en PowerPoint kommer til sin ret, er at forstå, at selvom vi bruger slides til at understøtte vort budskab med, så er der stadig tale om en mundtlig talesituation.

 Det betyder, at der er en direkte relation mellem den, der taler og dem, der lytter.

Undersøgelser viser, at vi i den mundtlige talesituation sjældent skelner mellem formidler og indhold. Hvis vi hører en god foredragsholder, syntes vi, at det han siger, er interessant. Hvorimod en dårlig foredragsholder gør, at vi skal anstrenge os for at holde fokus på emnet.

Det betyder, at en dårlig taler ikke kan reddes af en god PowerPoint. Vi sidder ikke og tænker: ’Nej, hvor er han kedelig, men heldigvis har han nogle flotte slides!’

Til gengæld kan det omvendte godt gøre sig gældende! En suveræn formidler kan slippe af sted med nogle lunkne slides, hvis hun skaber en god relation til publikum.

Vi bliver ikke imponerede over en talers slideshow. Vi bliver imponerede over hendes viden, hendes evne til at gøre stoffet relevant for os, og hendes evne til at formidle det i et sprog, vi forstår!

Hvem gider se på en lagkage-figur?

En PowerPoint-præsentation har et godt udgangspunkt, hvis man flytter fokus fra taleren til publikum. Hvis udgangspunktet er, at taleren i princippet kan klare sig uden slides, så bliver formålet med præsentationen også pludselig et andet.

Hvis du f.eks. spurgte dig selv: ’Hvis min præsentation var en film, ville jeg så gide at se den til ende?’ I de fleste tilfælde er svaret et rungende nej, men sådan behøver det ikke at være. Måske du ligefrem kan stjæle virkemidlerne fra filmen og overføre dem til dine PowerPoints?

Film bliver lavet på seernes betingelser! Forestil dig en film, der udelukkende består af tekst, grafer, søjlediagrammer og lagkage-figurer! Det giver ingen mening, for  film har til formål at få publikum til at leve sig ind i historien. En film har fokus på at give dig en oplevelse!

Pointen er, at præsentationens formål IKKE er at understøtte taleren, men at understøtte TILHØRERNES OPLEVELSE af den viden, som taleren formidler.

Vi skal billedligt talt  sætte os ud på tilhørernes stolerækker og se præsentationen fra deres synsvinkel. Vi skal se vores PowerPoint som en film og selv have lyst til at blive siddende!    

Se din powerpoint som en film

Der meget at vinde ved at lade sig inspirere af film. Niveauet inden for PowerPoints er generelt ufatteligt ringe, så der skal ikke særlig meget til, før man adskiller sig markant fra alle de andre. Derudover har det stor pædagogisk værdi at udtrykke sig med visuelt stærke virkemidler. . Hjerneforskning viser, at langtidshukommelsen hænger sammen med vore følelser. Hvis vi vil have folk til at huske vort budskab, skal vi turde give dem en oplevelse, så de også bliver følelsesmæssigt påvirkede. Jo flere synapser, vi kan aktiviere i hjernen, jo nemmere vil publikum huske, det der foregår!

Men det er ikke kun på den visuelle front, at man kan lade sig inspirere af de filmiske virkemidler. Vi slår også til lyd for, at man tager Hollywoods dramaturgiske fortællemodel til sig og bruger den som skabelon for sit budskab. F.eks. på følgende måde:

Formulér et problem - Fortællingens grundstof er konflikt. Hvis ikke Esben Askefis drager ud i verden for at vinde prinsessen, er der ikke noget eventyr. Derfor er vi nødt til at formulere et problem. Noget, som tilhørerne forstår, at det er vigtigt, at vi gør noget ved!

Formulér en løsning – Esben Askefis er nødt til at slå dragen ihjel, og dermed ved vi, hvad der skal til for at vinde prinsessen. Pointen er, at når vi formulerer problemet, antyder vi også løsningen! Men vi venter med at komme med konkrete forslag til hvordan.  På den måde skaber vi en dramaturgisk spænding, som indirekte aktiverer tilhørerne.

Formulér en hovedperson – Hvem skal gøre noget ved problemet? Er det direktionen, mellemlederne eller medarbejderne? Det er vigtigt at gøre klart fra start, hvem vi ønsker, der skal agere i forhold problemet. Det giver et holdepunkt. En film, hvor vi ikke kan finde ud af, hvem der er hovedpersonen, er ofte forvirrende at følge med i.

Skab et univers i din præsentation – Mange powerpoints er kedelige at se på. Hvorfor ikke skabe dit eget univers ved at bruge billeder fra Star Wars, Godfather eller Westerns? På den måde overrasker du tilhørerne ved at give dem noget, som de ikke forventer. – Hvis filmuniverset er for vildt til målgruppen, kan man også vælge billeder med et bestemt tema, f.eks. bjerge, sne, vand eller dyr.  

Brug bred-format –De fleste versioner af Powerpoint er forhåndsindstillet til 4:3 formatet, hvilket svarer til et gammeldags fjernsynsbillede. Men hvis du går ind i Sideopsætning kan du ændre formatet til f.eks. 16:9 og straks har du allerede fornenemmelsen af at kigge på et biograflærred og på den måde understøtte filmoplevelsen.

Brug billeder kreativt – En film består af billeder, der veksler mellem close up’s, total, halvtotal osv. Det skaber dynamik og variation, og ofte tænker vi ikke over det, når vi oplever det. På samme måde kan du også variere brugen af billeder på dine slides. Det skaber en dramatisk effekt og hjælper tilhørerne til at leve sig ind i dit oplæg.  

Skab en rød tråd – Mange film bryder fortællestrukturen ved at indlægge flash backs og flash forwards, så vi ryger frem og tilbage i tid. Men vi bliver ikke forvirrede, for der er en rød tråd i handlingen. Mange præsentationer går døde, fordi vi farer vild i informationerne. Vi kan ikke følge den røde tråd i oplægget, og så står vi af og begynder at tjekke op på mails og facebook-profilen. På samme måde er det en god idé at skabe en rød tråd i dine slides.  Det skaber ro og genkendelighed for tilhørerne.

Film contra virkeligheden

Virkeligheden er desværre ofte meget anderledes end den rosenrøde drømmeverden, som filmen beskriver. En vigtig faktor er blandt andet, at mange af os har mange bolde i luften, og når vi bliver bedt om at lave en Powerpoint-Præsentation, har vi ikke tid til at sidde og nørde med farver, billeder og skrifttyper ned i mindste detalje.

Det er en relevant indvending – især i forhold til præsentationer, som kun forventer at skulle en enkelt gang.

Men på den anden side, er der også præsentationer, som man bruger flere gange. Eller som skal bruges ved særlige begivenheder, vigtige møder, kick off-arrangementer o.l.  Her er det vigtigt, at man spørger sig selv:  ’Har jeg tid og råd til, at tilhørerne ikke tager min viden til sig, fordi de står af på grund af mine slides?’ ’Har jeg tid og råd til, at de ikke husker mit oplæg?’ ’Hvordan påvirker det min kommende gennemslagskraft i organisationen, hvis folk ikke orker at lytte?  

Den vigtigste pointe i forhold til at se sin powerpoint som en film, er, at man flytter fokus over på tilhørerne og husker, at der grundlæggende set er tale om en mundtlig talesituation.  

Hvis ikke du kan sige noget uden slides, så lad hellere være.

Overvej, om du selv ville orke at se din præsentation til ende, hvis det var en film?

Og så kan man glæde sig over, at der er så mange dårlige præsentationer i omløb derude, at hvis du bare gør dig en smule umage, så vil du opleve effekten med det samme.