Karen Lillelund Knudsen


Karen Lillelund Knudsen

Karen Lillelund Knudsen

Karma: 592 (?)

Forfatter:

10


artikler

4


indlæg

Facilitér fantastisk
Gode råd til facilitering og bedre projekter og processer
 
Hvordan er det nu liiiige, du får faciliteret en proces, så alle får mest muligt ud af den tid, I for eksempel bruger på afdelingsmødet, strategilægningen eller en workshop?
 
Mit udgangspunkt for at blive klogere på facilitering var at læse Ib Ravns bog ”Facilitering – ledelse af møder der skaber værdi og mening”. Ib lægger ud med en vigtig pointe i forhold til at facilitere: Facilitering handler om form. At facilitere går i al sin enkelthed ud på at styre et møde eller lignende på dets form. Det er selvfølgelig lettere sagt end gjort, men udgangspunktet for at blive en god facilitator er at sondre mellem indholdet, som er det, der tales om, og formen, som er den måde, hele molevitten afvikles på.
 
Så langt så godt. Facilitering er i virkeligheden en usynlig kunst. Det betyder, at du som facilitator skal have styr på formen, men at du helst skal undgå at tale for meget om den. For eksempel er det stressende, hvis du som facilitator konstant orienterer om tiden: ”Nu er der 12 minutter tilbage”, ”Nu er der syv minutter tilbage” osv. Samtidig skal du kunne lytte til gode forslag og høfligt afvise dårlige. Din opgave er at holde fokus og involvere deltagerne.
 
Det kan lyde som om, facilitering er en stor facitliste med en række færdigheder du skal beherske for at være en god facilitator. Sådan er det ikke. Faktisk er autenticitet det allervigtigste, når du faciliterer. Vær dig selv! Du skal ikke træde ind i en rolle, for så ender du med at miste troværdighed. Med det sagt, så skader det aldrig at hjælpe god faclitering på vej ved hjælp af et par gode råd og nogle redskaber.
 
Lav en udrette-dagsorden
Hvis du skal facilitere et møde, kan du hjælpe den gode facilitering på vej ved allerede inden mødet at sende en detaljeret dagsorden ud. På den måde er alle med på, hvad der skal ske på mødet og hvor lang tid, der er afsat til de forskellige punkter.
 
Ravn, 2011
 
Stil uddybende spørgsmål inden
Hvis du i stedet skal faciliere en workshop, et projekt eller et kursus, kan det være en fordel at stille deltagerne et par uddybende spørgsmål på forhånd. På den måde kan du som facilitator bedre skræddersy din proces til deltagernes behov.
OBS: hvis svarene skal kunne ses af de andre deltagere, er det vigtigt, at du får skrevet det klart og tydeligt. 
 
Eksempel på deltagerspørgsmål fra en K-dag om nudging
 
Indtag lokalet
De fysiske omgivelser har også stor betydning for dine muligheder for at være en god facilitator. Og her kan du også sætte dit præg på faciliteringen inden. Sørg for, at alle deltagere sidder ved et bord (alternativt i øer, hvis der er mange deltagere), så alle ved bordet kan se hinanden. Du kan også facilitere stående for eksempel rundt om en flip over. Uanset hvad du vælger, er det vigtigt, at du som facilitator er placeret centralt. Læg post-its, tuscher og andre materialer parat.
 
Hvis du har tid, og har brug for at skabe en stemning, der taler i forlængelse af mødet eller workshoppens tema, kan du lægge relevant litteratur og materialer frem.
 
Læs mere om de fysiske omgivelsers indflydelse på læring og kreativitet her.

Under selve faciliteringsprocessen kan du benytte dig af en række værktøjer, som gør det lettere for dig at styre processen.
 
Start med en icebreaker
Uanset om deltagerne kender hinanden eller ej, er et godt facilitator-trick at starte processen med en icebreaker. Icebreakeren hjælper med at få løsnet stemningen op og slået temaet for mødet, workshoppen eller processen an.
 
Et let icebreaker er ”gæt en retning”. Her er formålet at få deltagerne til at se, at de fortolker og udlever retningslinjer på vidt forskellige måder, selvom de følger et ens sæt retningslinjer.
Hele øvelsen foregår i plenum. Deltagerne bliver bedt om at rejse sig op, og blive stående ved deres stol og lukke øjnene. Som facilitator instruerer du på følgende måde:
”Nu vil jeg bede jer holde øjnene lukkede og samtidig pege mod nord”
1) Deltagerne peger. Facilitator beder dem om, statdigvæk pegende, at åbne øjnene igen og kigge på hinanden. Deltagerne står nu og peger i 17 forskellige retninger.
2) Facilitator spørger til, hvilke strategier der medvirker til deltagernes forskellige opfattelser af retning. Deltagerne svarer kort på skift i ca. 5 min.
3) Facilitator drager paralleller til, at vi ofte tror, at andre tillægger ord den samme betydning, som vi selv gør.  F.eks. står i over for nogle lovkrav til skrankerådgivning, men der kan være vidt forskellige meninger og fortolkninger af, hvordan disse krav konkret skal efterleves. → apoteket arbejder i forskellige retninger, selvom I som personale og fagpersoner tror, at I har fælles fodslag.
NB: Øvelsen er fra bogen "Anerkendende procesøvelser" af Pia Halkier Bjerring.
 
Hvis du vil have endnu flere ideer til icebreakers, kan du finde dem her.
 
Styr dialogen med de Bonos seks tænkehatte
Mødet trækker ud og ender i endeløse diskussioner om, hvordan problemstillingen bliver løst bedst muligt. Når møder har et kritisk tema og handler om nye løsninger, er deltagernes følelser i den grad i spil. For at sikre effektivitet og indfri hver enkelt deltagers ideer og potentiale kan du med fordel benytte ”de Bonos seks tænkehatte”. Metoden er systematisk og kategoriserer teamets tænkning i seks forskellige hatte. Ved at skifte mellem de seks hatte, kan du som facilitator lettere fokusere eller omdirigere ideer, møder eller samtaler.
 
 
5 x hvorfor
En anden metode til at facilitere kritiske møder eller processer er at benytte metoden ”5 x hvorfor”. Metoden er brugbar, hvis I for eksempel skal finde frem til den grundlæggende årsag til et problem eller finde forskellige årsager til samme problem.
 
Første tilgang: Den grundlæggende årsag
Start med at spørge ”Hvorfor opstår dette problem?”. Når du har svaret, så spørg ”Hvorfor er det sådan?”. Gentag proceduren indtil du har spurgt ”hvorfor?” fem gange. Svaret på det femte ”hvorfor?” er formentlig den grundlæggende årsag.
• Problem: Vi mister omsætning - Hvorfor?
• Fordi for få kunder besøger vores butik - Hvorfor?
• Fordi vores priser er for høje - Hvorfor?
• Fordi vores profitmargen er for høj - Hvorfor?
• Fordi vi har høje omkostninger - Hvorfor?
    På grund af svind
 
Anden tilgang: Forskellige årsager til same problem
Her stiller I også spørgsmålet “hvorfor?” fem gange, men denne gang søger I forskellige forklaringer.
• Problem: Vi mister omsætning - Hvorfor?
• Fordi for få kunder besøger vores butik - Hvorfor?
• Fordi der er åbnet en konkurrent nede ad gaden - Hvorfor?
• Fordi vi er holdt op med at reklamere - Hvorfor?
• Fordi vi ikke har nok medarbejdere til at yde en god service - Hvorfor?
• Fordi vores udvalg er for begrænset
 

Eksempler og model er inspireret af innovation.blogs.ku.dk
 
NB: Metoden er oprindeligt udviklet af Sakichi Toyoda ved Toyota. Den er flittigt anvendt inden for LEAN og Six Sigma procesoprimering.

Gå i målgruppens fodspor og få bedre styr på din egen proces
Brugerrejsen er et effektivt værktøj til at sikre sig, at I har modtageren i fokus – for eksempel, hvis I skal udvikle et nyt produkt, optimere interne processer eller noget helt tredje. Metoden fungerer ofte som en øjenåbner, fordi I kommer igennem alle de trin og kontaktpunkter I har med målgruppen eller jeres brugere.
 
Ved trin for trin at gennemgå kontakten mellem jer og målgruppen, bliver I i stand til at identificere ”huller”, der skaber nye muligheder og løsninger på jeres problemstillinger eller udfordringer.
 
Brugerrejse med "før", "under" og "efter" brugt til udvikling af ideer for en oplevelsesinstitution
 
Du kan læse mere om brugerrejser og servicedesign her

Tal til din deltagers indre legebarn
Med gamification kan du tale til din deltagers indre legebarn. Ved at bruge spilelementer skaber du større engagement. Samtidig involverer du også deltagerne, så de føler sig hørt og får indflydelse.
 
Æggeuret
For at optimere tiden på møder, kan du som facilitator stille et æggeur og forklare deltagerne, at de hver har tre minutter til at give deres mening til kende om et givent tema. Metoden er både forhadt og elsket, men den har et spilelement i sig, som du sagtens kan udvikle yderligere. For eksempel kan der følge en titel eller præmie med den person, der inden for de tre minutter kommer med de bedste betragtninger på emnet. Alternativt kan metoden bruges til at optimere videndeling. Hver deltager får tre minutter til at give et godt råd eller et tip videre til kollegaerne, og personen belønnes med titlen ”mødets mentor”. Titlen skifter ved næste møde osv.
 
Fysisk afstemning
Hvis I skal træffe en beslutning, kan det også være en god idé at lave en fysisk afstemning.  Det er med til at skabe engagement, og kan måske endda få flere til at deltage i beslutningsprocessen end hvis I sendte et spørgeskema ud via mail.
 
Lyngenerering af idéer
Med ”100 idéer på 10 minutter” kan I skabe helt nye associationer og ideer og åbne blikket for muligheder, I ellers ikke ville have set. Her er tale om kvantitet frem for kvalitet. Deltagerne dyster i mindre grupper og bliver bedt om at brainstorme over et specifikt emne. Det kunne for eksempel være ”Hvordan får vi integreret den nye strategi i virksomheden?”. Reglerne er simple: Døm ikke egne eller andres idéer, gå efter kvantitet, en samtale af gangen, opfordr til vilde idéer, byg videre på andres idéer, bevar fokus på emnet, vær visuel og dokumenter idéerne.
En deltager får udleveret et stykke papir eller post its. Hvert medlem skriver eller tegner en idé efter tur, siger den højt og giver papiret videre. I fortsætter til i når 100 idéer eller til tiden er gået.
Grupperne dyster selvfølgelig mod hinanden og der kan med fordel være præmier på højkant. 
 

Giv din stemme

13 stemmer
4,6/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

SoMe bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Kursus

SoMe bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Job

Journalist eller kommunikationsmedarbejder

Frist: 27. oktober

Allround Communicator

Frist: 5. november

Kommunikatør

Frist: 6. november kl. 16.00
Se alle job Indryk job

Intensivt forløb til dig

Content marketing bootcamp

Start 26. oktober
Fem halve dage i oktober og november

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.