Samtidig oplever vi en til stadighed stigende forandringstakt i samfundet og verden, og dette medfører at antallet af beslutninger, der skal tages vokser, og tiden til at tage den enkelte beslutning formindskes. Det betyder alt andet lige, at der kræves flere beslutningstagere, hvis beslutningskadencen skal opretholdes – og beslutninger kvalificeres på baggrund af information og viden.

Tilsammen medfører denne udvikling, at feltet hvor man kan operere succesfuldt med en given viden formindskes – ”Whatever made you successful yesterday, won’t tomorrow”, som en produktionsdirektør i HP sagde til sin afdeling.

Men hvad er viden ?
Det er forholdsvis enkelt at blive enig med de fleste om at adgangen til viden og information er en vigtig konkurrencemæssig parameter i vore dages samfund. Et lidt vanskeligere spørgsmål er at blive enig om hvad viden er for en størrelse.

I Convergens har vi valgt at tage udgangspunkt i Peter Druckers definition:

”Knowledge is information that changes something or somebody -- either by becoming grounds for actions, or by making an individual (or an institution) capable of different or more effective action."
-- Peter F. Drucker in The New Realities

Vores udgangspunkt er her handling. Og det er det fordi vi i virksomheds- og organisationssammenhæng tænker på viden som noget der i sidste ende kan kapitaliseres. Vi fastholder også, at viden man har, men ikke benytter, i denne sammenhæng er lig ”ikke-viden”, da denne viden ikke kan henføres til et resultat og en handling. Og der er ikke meget ved at have en hel masse kloge medarbejdere, der ved en masse om noget som organisationen slet ikke beskæftiger sig med.

Viden eller information
Et af de store – fejlagtige – spørgsmål, som vi ofte møder, er hvordan man adskiller data, information og viden. Baggrunden for dette spørgsmål er at organisationerne gerne vil investere bedst muligt og derfor gerne vil koncentrere deres indsats om viden og dermed om den mest forfinede udgave af informationerne. Men der er et opfattelsesmæssigt problem her.

Der findes ikke noget der kan adskille og differentiere viden fra information som eksplicit begreb. Der er skrevet mange bøger om emnet, og der er lavet mange definitioner med en hierarkisk og forfinelsesmæssig terminologi om skellet mellem data, information og viden, men i disse definitioner antages det at man kan adskille begreberne.

Vores udgangspunkt er et andet, nemlig at information kan optræde både som information og viden på en gang – afhængigt af konteksten.

Viden skabes og befinder sig i mennesker – tænk blot på vores sprog. Vi siger: ”hvor finder jeg information om…” og vi siger ” hvem ved noget om…”. Information bliver først til viden når den optages og internaliseres i et menneske, først der kan der opstå handling på baggrund af informationen.

Dette syn medfører også, at den samme information kan blive til forskellig viden hos forskellige mennesker. Det afhænger nemlig af hvad den pågældende information sættes sammen med i det enkelte menneske, altså hvilken viden og information lige præcis dette menneske besidder i forvejen.

En given information kan altså vedblive med at være information for et menneske, mens den kan blive til en brik i viden hos et andet menneske, og oven i købet blive til en brik i en anden viden hos et tredje menneske. Og for at gøre billedet fuldkomment, så kan den samme information blive til forskellig slags viden i et og samme menneske – afhængigt af den kontekst personen befinder sig i og modtager og anvender informationen på.

Udfaldet afhænger af de ”filtre” som personen anvender når information ”indtages”, og samme person kan anvende forskellige ”filtre” på den samme information.

Den kollektive bevidsthed
De ”filtre” vi anvender når vi indtager information er det vi kalder ”meningssystemer”. Et meningssystem eller paradigme vi anvender for tolkning af information er helt centralt for vores opfattelse af den information vi præsenteres for.

Ole Sohn og Pia Kjærsgaard kommer til vidt forskellige konklusioner på baggrund af den samme information – eksempelvis finansloven. Det bunder i at de benytter forskellige ”filtre” og forskellige meningssystemer.

Samtidig har vi kulturelt et sæt af grundlæggende paradigmer, som vi deler i en kultur – man kunne her snakke om vores kollektive bevidsthed – de forudsætninger og den viden som vi er enige om og som vi ikke stiller spørgsmål til i det daglige. I samfundet og overordnet i den vestlige kultur handler det om de store linier, i organisationerne handler det om langt mindre emner, hvor der er et niveau af fælles forståelse og enighed.

Hvad betyder det når vi vil styre viden ?
Med dette syn på Knowledge Management, videndeling og videnstyring, hvad er det så vi kan gøre.

Først og fremmest må vi acceptere, at viden er information i en særlig kontekst, der inkludere personer som det bærende led. Dernæst må vi acceptere, at det vi kan flytte rundt mellem personer og i systemer er information, og endelig må vi acceptere, at vi ikke har nogle eksakte redskaber til at bestemme præcis hvordan en given information bliver til viden i en given person.

Det vi kan gøre er ikke ”at styre”, men at facilitere !

Vi kan faclitere, at:

• Informationer opsamles til glæde for alle i organisationen


• Information kan flyde så frit som muligt i organisationen


• Personer har adgang til informationen

Vi kan påvirke, at:

• Organisationen deler et fælles meningssystem


• Personer har tid og plads til at reflektere over informationerne

Vi kan fjerne:

• De barrierer der psykologisk gør det mindre attraktivt at dele informationer
  med resten af organisationen


• De barrierer der i praksis i dagligdagen forhindre personer i at dele information
  

Men vi kan ikke styre viden !

Håb forude
Det betyder ikke at vi skal opgive, det betyder at vi skal se differentieret på hvilke områder vi har indflydelse på.

Vi kan skabe informationssystemer, der tillader information at nå ud til de personer der har brug for den. Dette er dybest set et spørgsmål om at sikre tilgængelighed til information der er relevant og valid. Det hedder i daglig tale Content Management eller CMS, og det er en disciplin der handler om at styre to områder:

• Informationens livscyklus så validiteten sikres


• Informationens kontekst- og indholdsmæssige tilhørsforhold, så der kan skabes
  overblik gennem filtrering af irrelevant information

Den kontekstmæssige styring af information handler om klassifikation og keywords, samt intelligente søgesystemer der arbejder i klassifikationen fremfor i selve teksten – altså en aflivning af fritekstsøgning som primært redskab til informationssøgning.

Vi kan skabe infrastruktur der tillader tilgang til information fra stort set en hvilken som helst lokation i verdenen via internettet og både fastnet og trådløse forbindelser.

Information bliver ikke bedre end den kvalitet den produceres i – GIGO eller ”Garbage in, Garbage Out” som det også hedder, men vi kan dels træne organisationens medarbejdere i at formidle informationen bedre, og dels kan vi tilpasse informationen til forskellige brugssituationer. Her ligger en fælde, og der bruges i øjeblikket megen energi på at skabe produktionsmæssig optimering af informationen, så man f.eks. kan levere en pdf-fil på Palm computere eller mobiltelefoner, såvel som i print og på en 17” skærm. I denne proces glemmer vi, at det væsentlige ikke er produktionen af information, men at der først er tale om viden i det øjeblik informationen internaliseres hos modtageren, hvorfor fokus skal ligge på modtageren, og den forskel informationen gør for hende. Og her skal man huske at mediet er en del af selve kommunikationen og ikke kun et transportlag i produktionsprocessen – der er stor forskel på en firefarvet trykt brochure og et skærmbillede på en mobiltelefon.

Vi kan også påvirke de meningssystemer der eksistere i organisationen, og det er et spørgsmål om to overordnede ting:

• Walk the Talk - vi bliver målt på det vi gør, ikke det vi siger. Og organisationens
  påvirkning af meningssystemet og dermed de "filtre" personer fortolker information
  igennem dannes på baggrund af vores erfaring med tidligere tolkning af information
  


• Storytelling - historiefortælling kan - i forlængelse af konsistente handlinger
  - medvirke til at fastholde eller ændre organisationens grundlæggende filtre
  for informationstolkning

Det allervigtigste er dog at fjerne de barrierer, der i dag forhindre personer i organisationerne at dele viden. Som udgangspunkt vil mennesker gerne dele deres viden, fordi deling af viden og det at hjælpe hinanden, er den underliggende ”økonomi” i de sociale relationer. Det er den måde vi skaber sociale relationer på, den måde vi vinder anerkendelse og respekt, og den måde vi binder organisationen sammen på. Problemet er blot at mange organisationer har organiseret sig, så viden ikke kan flyde frit.

Dette ses i organisationens incitamentstruktur, karriererveje, resultatcenter og cost-center betragtninger og i performancemål helt ned på det personlige plan. I praksis belønner vi ikke videndeling, men belønner i stedet de handlinger der kommer af ikke at dele viden.

Ved først at arbejde på at fjerne de barrierer der forhindre videndeling, frem for at arbejde på de mekanismer der fremmer videndeling, vil organisationen kunne få gevinst af det naturlige ”drive” der ligger for den enkelte i at dele viden som en del af de sociale relationer.