Toplederen er top dårlig til kommunikation
Manglende tillid til topledelsen
Nordisk Kommunikation har arbejdet med undersøgelser af intern kommunikation i mange år og offentliggør for anden gang en skandinavisk benchmarkundersøgelse om intern kommunikation. Intern kommunikation har i årenes løb skullet udfylde forskellige roller og opgaver. For år tilbage var målet at skabe bedre trivsel og formidle information. Nu er målet at understøtte virksomhedens vision og brand samt skabe engagerede medarbejdere. Groft sagt er det altovervejende fokus nu at skabe værdi for virksomheden frem for at formidle information.
Et af undersøgelsens centrale resultater er, at topledelsen mangler synlighed og troværdighed, når det gælder kommunikation. I hovedparten af de adspurgte virksomheder finder medarbejderne, at den øverste ledelse er usynlig, og der efterspørges langt større overensstemmelse mellem lederens ord og handlinger. Samtidig mener 75 % af de adspurgte medarbejdere, at topledelsen ikke prioriterer den direkte kommunikation med dem.
9 ud af 10 medarbejdere mener, at det er vigtigt, at ledelsen er god til at forklare, hvad de vil og hvorfor, men kun 4 ud af 10 medarbejdere opfatter, at topledelsen formår at gøre dette. Derimod er tilliden til den nærmeste chef stor, og de adspurgte oplever i høj grad, at de kan stole på den information, de får fra deres nærmeste chef. Se blot vedlagte oversigt over resultaterne fra undersøgelsen, som viser skævvridningen mellem medarbejdernes forventning til topledelsen og topledelsens synlighed blandt medarbejderne.
I lighed med medarbejderne fremstår de kommunikationsansvarlige i virksomhederne som tvivlende i forhold til, i hvilken grad ledelsen prioriterer at komme ud i virksomheden og kommunikere direkte med medarbejderne. Svarene fra de kommunikationsansvarlige peger samtidig på få initiativer og ringe hjælp fra kommunikationsfunktionens side for at øge ledelsens synlighed eller mulighed for direkte kommunikation med medarbejderne.
Bedre kommunikation af mål og strategier
Et andet resultat af undersøgelsen er, at medarbejderne efterspørger langt bedre kommunikation om virksomhedens strategi. I mere end 2/3 af de virksomheder, som har medvirket i undersøgelsen, er medarbejderne usikre på mål og fremtidig strategi. Det ligger i alle virksomheders interesse at skabe kendskab, forståelse og engagement i forhold til de mål, de har. Men resultaterne i undersøgelsen viser, at medarbejderne ønsker langt mere viden om, hvor virksomheden er på vej hen, de overordnede mål og fremtidsplaner, og hvordan virksomheden klarer sig i forhold til disse.
I den strategiske kommunikation indgår ligeledes kommunikation i forbindelse med forandringer. Forandringskommunikationen bør være højt prioriteret, da forandringer sker i et øget tempo og implementeringen af forandringer har en så afgørende betydning for, hvordan virksomheden i det store og hele klarer sig. Effektiv forandringskommunikation, hvor rettidig information er en afgørende faktor, bidrager til at minimere rygtespredning og bør derfor være en opgave, som virksomhederne skal kunne løse.
Chefen og kollegaerne er de vigtigste kanaler
Når medarbejderne vil have svar på spørgsmål på arbejdspladsen, er det de personlige kanaler, de bedømmer som vigtigst. Den kanal, der rangerer højest, er den nærmeste chef. Lige efter den nærmeste chef anses kollegerne for at være de vigtigste, og derefter følger den øverste ledelse. De interpersonelle relationer i virksomheden er med andre ord afgørende for, hvordan den interne kommunikation fungerer.
Kollegerne tillægges altså høj vigtighed i undersøgelsen. Med undtagelse af den nærmeste chef er det kollegerne, der regnes for at være den vigtigste interne kommunikationskanal. Kollegerne er gode til både at lytte og at dele information med hinanden, og man har på de fleste arbejdspladser en god omgangstone. Men respondenterne efterspørger, at deres kolleger skal blive bedre til at give feedback. Ofte lægges ansvaret for feedback på cheferne, men her kan kollegerne også spille en større rolle.
Alt i alt peger undersøgelsen på, at medarbejderne er en kommunikativ ressource, som får en meget større betydning i takt med, at flere virksomheder får en langt fladere struktur og flere selvstyrende enheder. På denne baggrund bør ikke kun chefer, men også medarbejdere rustes og trænes i at identificere kommunikationsbehov, planlægge kommunikationen og formidle det rette budskab. Kommunikativt lederskab har længe været på dagsordenen, måske det er på tide at se på det kommunikative medarbejderskab.
Intranettet – behov for et eftersyn
Intranettet anses generelt at være den vigtigste ikke-interpersonelle kanal i virksomhederne. I forhold til respondenternes forventninger har intranettet dog et stort forbedringspotentiale. Det generelle billede i undersøgelsen er, at intranettet ikke anses for at fungere specielt godt som kanal, når medarbejderne vil have overblik over, hvad der sker på arbejdspladsen. Kun tre ud af ti er helt eller delvist enige i påstanden om, at intranettet gør det lettere for dem at forstå arbejdspladsens overordnede mål og fremtidsplaner. En klassisk udfordring, når det handler om intranettet, er, hvor ofte det opdateres. Her konstaterer undersøgelsen, at medarbejderne efterspørger forbedringer.
Kommunikationsfunktionens investeringer bør i første omgang være at udvikle de områder, som har vist sig at være vigtigst for den interne kommunikation, det vil sige linjekommunikationen. I denne sammenhæng spiller intranettet en rolle ved at støtte den kommunikation på bedste vis. En veludviklet nyhedsformidling eller tilgang til ”spørgsmål og svar” på intranettet kan bidrage til at aflaste chefer. Det kan hjælpe til, at cheferne får forudsætninger og rum til en dialog om mere komplicerede, strategiske budskaber. Derfor vil det ikke være nogen dårlig idé for mange organisationer at give intranettet et kommunikativt serviceeftersyn.
Bedst til intern kommunikation 2007
Undersøgelsen kårer også de virksomheder, der klarer sig bedst i undersøgelsen. Og resultatet er overraskende – de offentlige virksomheder er de bedste til intern kommunikation.
De samlede vindere af hele den skandinaviske benchmarkundersøgelse er fire offentlige danske virksomheder. På en delt førsteplads ligger Vejle og Give Sygehuse efterfulgt af Sydvestjysk Sygehus på andenpladsen. På den danske tredjeplads ligger Høje Taastrup Kommune. Først på 8. pladsen findes en privat virksomhed - nemlig it-leverandøren KMD.
En af grundene til, at de offentlige virksomheder samlet klarer sig bedre end de private virksomheder kan være, at den interpersonelle kommunikation har bedre vilkår i det offentlige. Mange offentlige virksomheder har et velfungerende samarbejdsudvalg, som sikrer stor medarbejderinddragelse, når der skal træffes vigtige beslutninger. Derudover har flere af de vindende virksomheder valgt at fokusere på regelmæssige kvalitetsmålinger, større fokus på uddannelse af chefer og øget samarbejde mellem kommunikationsafdelingen og HR-afdelingen.
Samlet peger undersøgelsen på, at den interne kommunikation stadig har langt lavere prioritet end virksomhedernes eksterne kommunikation – hvad der naturligvis er en del af problemet. I gennemsnit bruger kommunikationsfunktionen af det totale kommunikationsbudget 56 % på ekstern kommunikation, 12 % på administration og 32 % på intern kommunikation. Samtidig viser undersøgelsen, at personalebladet og intranettet er de største økonomiske poster for den interne kommunikation.
Benchmarkundersøgelsen efterlader de private virksomheder med et ledelsesproblem på kommunikationsfronten. Og måske skal man i det private erhvervsliv blive bedre til at fokusere på den interne kommunikation frem for ekstern eksponering. Ved at styrke virksomhedernes interne kommunikation kan man jo ofte også styrke den eksterne profil.
