To-do-listens to-do-liste
Elsker du også at lave lister? Har du bedre overblik, og føler du dig bedre tilpas når du har en to-do-liste foran dig? Listen er den første og stadig bedste måde at udvide og støtte din hjernekapacitet på. Ved at føre lister frigiver du energi til at fokusere på det vigtige. Men der er lige så mange dårlige som gode måder at lave lister på. Grundreglen lyder at lister skal være korte, detaljerede og mulige at handle på her og nu. Den gode liste er progressiv og fungerer som en disposition for arbejdet. Den dårlige to-do-liste er uendelig lang, naiv og abstrakt. Så hvis du har liste-mani, så øv dig i at skrive gode to-do-lister.
af Brian Due
De 10 bud hugget ud i sten, som Moses fik dem af Gud på Sinai-bjerget. Et af historiens tidlige eksempler på liste-manien og listens funktion: dens klarhed og lette tilgængelighed. 10 overskuelige punkter: gør dette. Verdens skabelse bliver ifølge bibelen også konstrueret på listeform: 7 dage med hver sin skabelsesplan og et to-do-punkt. Men listen stiller også krav til sin bruger: Man må bøje sig for listens insisterende punkter, og hvad der først var et klart overblik, kan hurtigt blive en liste-lov-trældom
Katalogiseringer og kategoriseringer er måder at ordne verden på. Fra Encyklopædien til indkøbssedlen er listeformen et systematisk redskab der giver tryghed og vished om egen overlegenhed. Renæssancemenneskets drøm om den totale opmåling af verden ligger dybt i menneskeheden i dag. Den strukturerede nedskrivning skaber håb om og tro på total overblik og oversigt. At nedbryde dage, uger og måneders nødvendige opgaver i prioriterede lister giver en følelse af kontrol. To-do-listen er her vores foretrukne og mest elementære redskab til at organisere og skabe sammenhæng.
Lister kan se ud på mange forskellige måder. Her er en lettere kaotisk håndskrevet version af John Lennon. Den blev solgt på auktion for 16.696 dollar. Listen er et indblik i en rock & roll’ers dagligdag: Bøger der skal lånes, badeværelsesdørens krog der skal repareres, mad til katten, benzin til bilen. Selv en rock & roll’er fører lavpraktiske to-do-lister. Trods det kaotiske udtryk er listen god fordi den er tilpas specifik og progressivt ordnet
To-do-listens anatomi
Der er en række strukturelle egenskaber ved listen der gør den enten god eller dårlig som et redskab til skabe overblik og kontrol. Her følger derfor en række gode regler for listens anatomi. Det er en to-do-liste for to-do-lister:
En lettere sarkastisk to-do-liste forfattet af Johnny Cash, solgt på auktion for 6.400 dollar i 2010. Det er vist mere en moralsk opsang end en egentlig handlingsplan
Doublebind-reglen
Man kan ikke skrive hvad som helst ned på sin to-do-liste. En række punkter udelukker hinanden. I psykologien kalder man det for doublebind: modsatrettede budskaber forvirrer og skaber frustration. Det opdagede Benjamin Franklin, en af de store liste-manikere, da han oplistede rækken af dyder han ville opøve sig i. Man kan fx ikke både fortælle sandheden altid og være den bedste ven. Punkter der udelukker hinanden, kan ikke stå på samme liste.
Materialisme-reglen
De punkter der skrives på to-do-listen, skal indeholde fysiske handlinger. Problemet med ikke-fysiske handlinger er at de typisk er passive. Som fx “overvej ny hjemmeside”. To-do-listen bliver abstrakt og svær at handle ud fra hvis den ikke har fysiske implikationer. Punkter på to-do-lister bør indeholde handlinger i den materielle verden som fx: ”kig på konkurrentens hjemmeside” eller ”spørg kollega om holdning til hjemmesiden”. Når to-do-listens punkt er brudt ned til en fysisk realiserbar handling, er man også garanteret at man rent faktisk kan handle på den, at man kan visualisere den, og at den har en betydning i den virkelige verden.
Dekonstruktions-reglen
Alt for mange punkter på to-do-lister er ikke rigtige. De er falske punkter fordi de ikke er mulige at handle på. Pseudopunkter. Typisk skrives et helt projekt op som blot et punkt, fx: ”Arrangere festen”. Dette kan ikke være et punkt på en to-do-liste, men en overskrift på listen, hvorunder så skrives mere specifikke handlingspunkter som fx: ”Skriv indbydelse”.
Reglen om forudgående handling
For at finde ud af hvad der skal stå på listen som realiserbare handlingspunkter, må man hele tiden træde et skridt baglæns til man når realiserbare punkter her og nu. Dekonstruktionsreglen siger at så meget som muligt skal brydes op i mindste dele. Reglen om forudgående handling siger at man skal gå baglæns i en konkret handlingsrække. For at kunne skrive en indbydelse kræves det fx at man har det kort som indbydelsen skal skrives på, og derfor er det bedre at skrive på to-do-listen: ”Køb indbydelseskort i boghandel”. Men det kan også være man skal endnu længere tilbage i processen, og så skal man fx skrive: ”Kig på indbydelser i skuffen for at få inspiration”.
Ved at gå baglæns og starte ved den første realiserbare handling her og nu, skaber nedskrivningen af punkter dermed også en progressiv og logisk udfoldet disposition for ens arbejde. På den måde må to-do-listen ikke være arbitrær som punkter kastet ind på listen, men lineær som en talrækkefølge, hvor 1 må løses før 2, der må løses før 3, og så videre.
Den finske arkitekt Eero Saarinen var liste-maniker på den strukturerede måde, hvor punkter fik numre og underpunkter i en logisk fremadskridende orden. Læg også mærke til hvordan indfriede to-do-punkter bliver markeret med et svar: yes. Se mere her
Formulerings-reglen
Det viser sig altså også at to-do-liste-sproget er med til at skabe strukturen i to-do-listens anatomi. Rækkefølgen må være udsagnsord, navneord og genstandsled. Det nytter ikke noget bare at skrive et stikord som fx ”Artikel”; sproget gør handlinger mulige eller umulige. I stedet kan man skrive: ”Print artikel fra Kforum.dk”. Dette sprog gør handlingen mulig.
Edison, en af vor tids største opfindere, var også en glad liste-maniker. Dette er første side ud af 5 hvor punkter listes op: ”Things doing and to be done”, som overskriften lyder fra 2. januar 1888. Listen giver måske mening og overblik for Edison, men er ikke særlig konkret og i ringe grad brudt ned til handlingsanvisninger.
Nul-reglen
Ingen to-do-liste må være så lang og kompleks at den aldrig bliver færdig. Nul-reglen siger at man på nogle afgørende tidspunkter skal gå i nul, dér hvor der ikke er flere uløste punkter på listen. Når hver liste indeholder punkter der svarer specifikt til en opgave der skal løses, bør listen også kunne smides ud når opgaven er løst. To-do-listens spin-off er udløsning af hjernens belønningsstof dopamin. Det sker når alle punkter på to-do-listen er løst og man er gået i nul. Det giver en følelse af formåen og succes.
Oprydningsreglen
Man skal derfor sørge for at opdatere og holde listen aktuel. Man må rydde op på listen så kun de relevante punkter står tilbage. En liste der ligner en naiv ønskeliste eller en håndskreven kalender, er ikke godt udfyldt. Opgaver på en to-do-liste er opgaver der skal kunne løses med det samme.
Brugsreglen
En to-do-liste skal bruges, ellers er den ligegyldig. Det giver derfor mening at have den på sig, fx ved at bruge nogle af de mange online-apps der efterhånden findes.
Prioriteringsreglen
Det nytter ikke noget bare at skrive op i tilfældig rækkefølge på listen – eller det kan man gøre på en første kladde og så bagefter rubricere ud fra ens prioriteringer. Typisk skal de vigtigste punkter først, men det kan også være de sværeste eller mest ubehagelig punkter først. Prioriteringsreglen siger også at de ting man skriver op på listen, skal være ting som man og ikke andre specifikt kan og skal løse.
En renoveret udgave af Leonardo da Vincis to-do-liste der viser 9 forskellige opgaver han vil bruge tid på. Læg mærke til hvor konkret handlingsanvisende de er: Leonardo skal finde en bog, han skal kontakte en bekendt og så videre
Hjernens krav om en afslutning: Zeigarnik-effekten
Hjernen elsker lister fordi de er en måde at off-loade nogle af de krævende hjerneaktiviteter. Denne pointe bygger på tesen om the extended mind. Lister udvider så at sige det kognitive system så dets kapacitet øges. Vi kender det generelt fra matematikken hvor vi kan overskue et regnestykke på 2 + 2, men må have hjælp af pen og papir når det kommer til 7 x 49. Listen har den samme generelle egenskab af at udvide vores kognitive system, men tilføjer endnu en funktion, nemlig det der er blevet kaldt for Zeigarnik-effekten.
Zeigarnik-effekten bygger på ideen om forskellen mellem det ubevidste og det bevidste (andetsteds beskrevet som system 1 og 2). Uafsluttede tankerækker eller handlingsrækker bliver ved med at plage underbevidstheden, og den sender derfor løbende signaler til bevidstheden om at gøre noget ved det. I det øjeblik bevidstheden skriver tanken eller handlingen ned, og dermed i en eller anden udstrækning færdiggør den, stilles ubevidstheden tilfreds. Så lister er ikke bare for sjov: de er en vigtig ressource for hjernen når den skal skabe overblik, når den skal huske, og når den skal have fred.
To-do-listens forbandelse
Det er nødvendigt med et klart defineret mål for at kunne afslutte en opgave. Skrives opgaven ned på listen, defineres samtidig målet. Og når først opgaven er defineret, er det bare at løse opgaven. Problemet er bare at vi typisk ikke har brug for flere, men færre, mål. To-do-lister er en åben platform der bare beder om at blive udfyldt i det uendelige. Færdiggørelsen af det ene punkt åbner op for tilføjelsen af endnu et punkt. Og et hovedpunkt åbner op for en række underpunkter. Er denne mulige uafsluttethed en eksistentiel trøst i et ellers afgrænset og afsluttet liv, som Umberto Eco mener (We like list because we don’t wan’t to die), så er det på den anden side også listens forbandelse. Selv den bedste liste kan også skabe flere problemer end den løser. Følgende bør man være opmærksom på:
- Det kan dræne en for energi at se en lang liste af punkter man ved man skal have styr på. En afkrydset har-gjort-liste giver derimod energi fordi man ser fremskridt.
- Man kan risikere at bruge lige så meget tid på at udfærdige omhyggelig og pæne lister som på egentlig at handle, og selve listekonstruktionsarbejdet bliver mere væsentligt end selve arbejdet.
- Listen skaber en insisterende struktur der skal følges, og muligheder for at se kreative sprækker i hverdagens begivenhedsflow reduceres.
- Lister er kontekstfrie og i det øjeblik du når til punktet på listen op ad eftermiddagen, skal du bruge uforholdsmæssigt meget tid på at genkalde dig hvorfor og hvordan opgaven skal løses.
Læs mere
