Tips til at undgå digitalt tidsspild
Tjek kun e-mail én gang om dagen

Vi bruger megen tid foran computeren. Så megen tid, at når børn skal forklare, hvad deres forældres arbejde går ud på, siger de "at skrive e-mails". Sådan behøver det ikke være. Men det kræver, at vi sætter nogle regler for os selv. Drop for eksempel din smartphone. Eller nøjes med at tjekke din e-mail en enkelt gang om dagen. Her kommer seks tips.
digitalt stress
 
En dag gik det op for mig, at jeg brugte alt for megen tid på at være online. Hver gang jeg tjekkede min e-mail eller Facebook eller Twitter, var det ikke længere, fordi jeg havde et dybere formål med det. Jeg kunne bare ikke lade være.
 
Hver gang jeg så, at der var nye, ulæste e-mails eller nye kommentarer på Facebook, fik jeg et lille kick. For vores krop er gearet til at reagere på forandringer. På det uventede. På nyheder: Hvad er der sket, siden jeg sidst tjekkede?
 
Hver gang vi ser noget nyt – eller forventer at se noget nyt – udløser det et lille skud dopamin i vores hjerne. Det er vanedannende.
 
At sidde og arbejde foran computeren og lade være med at tjekke sine online-kanaler føles af denne herre, som om han prøver at ignorere den store fest med halvnøgne damer, nuttede kattekillinger og fantastiske opdagelser i værelset lige ved siden af
 
Stressende, distraherende, vanedannende
Når jeg sad og arbejdede, gik der sjældent mere end fem eller ti minutter, før jeg følte trang til at tjekke min e-mail. Og hver gang jeg tjekkede min e-mail, gjorde jeg det i håb om at finde noget, der kunne distrahere mig fra det, som jeg sad og arbejdede på. Noget lettere. Noget med et umiddelbart og ukompliceret pay-off. Men som oftest fandt jeg bare flere ting, som jeg skulle tage stilling til. Så min to do-liste blev længere og længere. Og det blev kun værre af at bruge min smartphone, der gjorde det muligt for mig at tjekke e-mail og Facebook, mens jeg var på farten, hvor jeg hverken havde tid eller tålmodighed til at svare fyldestgørende på noget af det.  
 
Jeg var fanget i en dårlig vane, der gjorde mig distraheret, ufokuseret, uproduktiv og stresset. Og så besluttede jeg mig for at definere nogle regler for mig selv, for at bryde vanen og genvinde et afbalanceret og produktivt forhold til e-mail – og internettet i det hele taget.
 
It's not information overload, it's filter failure
Som internet-tænkeren Clay Shirky har bemærket, skyldes dette problem ikke, at vi lider af en overflod af information, men snarere af et nedbrud i vores filtre. Vi er nødt til at udvikle bedre filtre til at håndtere den voksende strøm af information, som vi møder. Nogle af disse filtre kan udbedres gennem bedre teknologi, men andre kræver, at vi udvikler nye sociale normer omkring den måde, vi omgås information på.
 
Der er mange, der har eksperimenteret med at udvikle sådanne filtre. Hele GTD-bevægelsen handler netop om at fjerne forstyrrelser og fokusere på Getting Things Done. Og tilsvarende har forfattere som Merlin Mann og Tim Ferriss eksperimenteret med måder at minimere mængden af den tid, de bruger på e-mail, chat og smartphones.
 
På baggrund af disse eksperimenter har jeg udviklet et sæt filtre – seks regler:
 
Lad din inbox gå i nul
Det første skridt var at tømme min e-mail-indbakke. Jeg prøver at følge reglerne fra Merlin Manns Inbox Zero: Du skal behandle din e-mail i stedet for blot at tjekke den. At tjekke e-mail betyder bare, at du ser, om der er kommet noget nyt. Når du behandler din e-mail, betyder det, at du omsætter hver e-mail til konkret handling. Så for hver e-mail i din indbakke, gør et af følgende:
  • Slet eller arkivér – hvis der ikke er andet, du skal gøre, end at læse den.
  • Delegér: Send opgaven eller informationen videre til rette vedkommende.
  • Besvar: Hvis du kan skrive et svar på et par minutter, så gør det med det samme.
  • Udsæt: Hvis du ikke kan svare eller uddelegere (f.eks. hvis du venter på svar fra en anden, før du kan svare), så udsæt. Bemærk, at hvis du har for mange af den slags mails, så er der nok nogle andre, hvis filtre ikke virker.
  • Gør det: Hvis e-mailen rummer en konkret opgave, så få den gjort med det samme.
Drop din smartphone
Smartphonen gjorde det svært for mig at lade være med at distrahere mig selv, hver gang jeg havde et par minutter til overs. Til sidst var det nærmest bare en refleks at tage telefonen frem, når det så ud til, at jeg kunne komme til at kede mig.
 
Jeg besluttede at sælge min smartphone og gå tilbage til en gammel Nokia. På den måde kan jeg ikke stresse mig selv ved at læse e-mails, som jeg ikke er i stand til at svare på, mens jeg er på farten. Og jeg må indrømme, at det eneste, jeg savner ved smartphonen, er integrationen med Google Calendar – og touch-tastaturet.
 
Tjek din e-mail én gang om dagen
Det lyder måske urealistisk, men som selvstændig konsulent kan jeg godt få det til at fungere. Det er inspireret af Tim Ferriss, der kun tjekker e-mail to gange om dagen, og Elizabeth Grace Saunders, der svarer e-mails inden for 24 timer.
 
Uden en smartphone kan jeg kun tjekke min e-mail på min computer. Det betyder, at det er meget lettere for mig at besvare e-mails med det samme. Med ’inbox i nul’ ved jeg, at jeg kun skal forholde mig til de e-mails, der er i min indbakke. Et godt tip er, at hvis det tager mindre end to minutter at gøre noget, så er det bedst bare at gøre det med det samme. Og det viser sig, at det sjældent tager mere end to minutter at besvare de fleste e-mails.
 
Så jeg prøver at nøjes med at behandle min e-mail én gang om dagen. Jeg gør det om morgenen, ligesom gammeldags post.
 
Afstem forventninger
Den vigtigste forudsætning for at kunne nøjes med at tjekke sin e-mail en gang om dagen er at afstemme folks forventninger. Så jeg har opsat et e-mail-autosvar, der forklarer, hvor ofte jeg tjekker min e-mail, og hvornår man kan forvente svar:
 
Tak for din e-mail.
 
For tiden eksperimenterer jeg med kun at tjekke mine e-mails én gang om dagen. Det gør jeg som regel om morgenen. Derfor vil jeg tidligst kunne svare dig i morgen. Til gengæld prøver jeg at svare inden for 24 timer.
 
Hvis du har lyst, kan du læse mere om, hvorfor jeg har valgt at gribe tingene an på denne måde, i dette blogindlæg.
 
Hvis det er presserende, kan du ringe til mig eller sende mig en sms.
 
Ha' en skøn dag,
Andreas
 
Jeg har også tilføjet denne tekst til kontakt-siden på min hjemmeside, såvel som i min e-mail-signatur. Den korte version er: "Hvis det er presserende, så ring til mig eller send en sms. Ellers får du svar i morgen." Og til min glædelige overraskelse, er det meget lidt, som haster så meget, at folk ikke kan vente til dagen efter. Og de fleste er godt tilfredse med at få et svar inden for 24 timer.
 
Begræns adgangen til sociale netværk og nyhedssites
Hver gang der er en naturlig pause i mit arbejde (eller jeg skal til at arbejde på en svær opgave), plejer jeg at distrahere mig selv ved at skimme sociale netværkstjenester som Twitter og Facebook og nyhedssider som Reddit. Eftersom disse sider bliver opdateret hele tiden, giver de det samme dopamin-fix som e-mail (og jeg tjekker dem sikkert endnu mere nu, hvor jeg ikke tjekker min e-mail).
 
Sådanne overspringshandlinger bliver nærmest instinktive, hvis jeg har fri adgang til disse websites. Det er for nemt bare at åbne en ny browser-tab. Ligesom med smartphonen bliver det en refleks, så jeg slet ikke når at tænke over det, før det går op for mig, at jeg er i gang med at distrahere mig selv.
 
Jeg har eksperimenteret med et plugin til Chrome ved navn Chrome Nanny, som gør det muligt at begrænse adgangen til disse websites. Jeg tilføjer adresserne til en liste og definerer, hvor meget tid jeg må bruge på hver af disse sider hver dag. Og når denne kvote er opbrugt, lukker plugin'et for adgangen. Det er ingen perfekt løsning, men det hjælper en smule.
 
Læs artikler offline
Jeg følger en del blogs via RSS, og en del folk på Twitter. Dette er mine to primære kilder til læsestof ud over avisen. Jeg prøver at bruge den samme tilgang, som jeg bruger til e-mail: Jeg gennemgår alle nye artikler én gang om dagen. Men i stedet for at læse dem alle med det samme, bruger jeg det geniale Readability-plugin til Chrome til at sende artiklerne videre til min Kindle, så jeg kan læse dem, når jeg har tid og lyst – offline og væk fra computeren.
 
---
 
Disse seks regler er et eksperiment, og det er under løbende udvikling. Jeg tror, at sådanne selvregulerende filtre kommer til at spille en stadig større rolle fremover. For at sikre os mod den stress, afhængighed og mangel på fokus, som de digitale teknologier ellers vil medføre.
 

Relaterede artikler

Lider du af techno-brain burnout? - Google gør os dumme. Tvitter gør os stressede. Og Facebook fucker vores facework op. Folk kan ikke længere læse koncentr...
Sent from my iPhone - Ingen læser andres Twitter-beskeder, for man har travlt med at skrive sine egne. Alle gør hvad som helst for et ’I like’...
Du bliver klogere af at multitaske - Vi taber evnen til fordybelse og bliver overfladiske, frustrerede og ineffektive, når vi prøver at multitaske. – Sådan l...
Den sunde informations-kost - Det er ikke informationsmængden, der er problemet, men informationskvaliteten. Problemet er ikke, at vi spiser, men hvad...

Giv din stemme

10 stemmer
4,5/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

Styrk jeres leder- og linjekommunikation

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Kursus

SoMe bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Kursus

Skab en mere effektiv kommunikationsstrategi

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Kursus

Lav professionel mobilvideo

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Kursus

SoMe bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

KOM17

Vær med, når hele branchen samles til årets k-konference

4. maj

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.