To timer med bullet-powerpoints og strategifloskler

Her er 100 generelle råd til, hvordan du får det maksimale ud af at skabe et fælles rum til medarbejdere og topledelse.

Pia Hauge og Jakob Wickmann holder den 19. marts et Kforum-kursus i stormøder.

Stormøder

1. Tænk stort: Hvis det er værd at bruge en masse medarbejderes tid på at mødes, er det også værd at tænke det godt igennem.

2. Tænk møder: Stormøder er langt mere end information fra en topchef. Det er ledelse, det er dialog, og det er en oplevelse for alle sanser.

Få afklaret, om det overhovedet er et stormøde, I har brug for?

3. Find allerførst ud af, hvad I vil med stormøderne. Søger I mere sammenhold blandt medarbejderne? Mere fokus i butikken? Eller mangler der bare en rød tråd?

4. Hvis jeres problem kan løses bedre med mere ledelse, en ny struktur eller bedre produkter, så drop stormødet i første omgang, og fokuser i stedet for på at løse problemet.

5. Hvis I bare vil videregive information og tænker stormødet som en informationskanal – så lav et site på intranettet eller skriv en mail til medarbejderne.

6. Hvis I er parate til at servere relevant indhold, til at gå i oprigtig dialog med medarbejderne og lægge de kræfter i, der skal til for at skabe en god oplevelse hver gang – så er et stormøde måske noget for jer.

7. Tjek også lige, om der er andre end dig selv, der ser et behov for et stormøde. Du kan jo starte med at spørge dem, som I tænker at invitere – altså medarbejderne.

8. Find en klar afsender af mødet. Er det CEO’ens rum? Er det en enig ledelse, der taler? Eller er det markedsføringschefens propagandarum? Hvis det sidste er tilfældet, så drop det, og lav nogle fede videoer i stedet.

9. Lav et reality-tjek. Se på din direktion. Helt ærligt, kan de klare den live foran alle medarbejderne? Kan du retfærdiggøre over for dig selv, ledelsen, medarbejderne og omverdenen, at du bruger X antal medarbejderes tid på at samle dem til et stormøde?

10. Kan du retfærdiggøre, at du ikke forsøger af skabe mere begejstring, mere dialog, mere holdånd, mere motivation, mere retning, mere forståelse med et godt stormøde?

11. Bliv inspireret af andre, der har set lyset i stormøder. Find gode cases fra andre virksomheder, eller snak med kommunikationskollegaer, der måske har oplevet overraskende effekter.

Start med at få afklaret, hvad jeres udfordring er, og hvad du vil have ud af mødet. Hvis problemet kan løses med bedre ledelse, er det måske ikke et stormøde, I har brug for

Skab et internt brand

12. Tænk dit stormøde som noget blivende, som en ny institution i virksomheden.

13. Døb barnet – skal mødet/møderne hedde Rigets Tilstand, Pow Wow eller Pausefisken? (og lad være med at kalde det stormøder eller medarbejdermøder; det er simpelthen for kedeligt!)

14. Giv stormødet en visuel identitet: en farve, et logo, en lyd, en billedstil m.m.

15. Skab nogle ikoner, f.eks. hatten, der samles ind i; kuglepennene, der skrives med; kaffekopperne, der drikkes af; bolsjerne, der spises.

16. Som i al branding gælder det også her, at et stærkt produkt og et stærkt koncept er en forudsætning for, at brandet også er stærkt i længden.

Byg et langtidsholdbart koncept

17. Sæt masser af tid og energi af til at lave et godt koncept, der holder i flere år.

18. Du skal udfordre virksomhedskulturen med dine ideer: Hvem siger, at man ikke kan synge i arbejdstiden? Eller måske grine? Eller stille kritiske spørgsmål til topchefen i plenum?

19. Skab et fast forløb for stormøderne: F.eks. oplæg + spørgeseance + underholdning.

20. Lav en fast frekvens, f.eks. hver måned, hvert kvartal eller? Gør stormøderne til noget, medarbejderne kan regne med.

21. Find det bedste tidspunkt på dagen, hvor flest mennesker kan. Måske om morgenen, hvor man stadig tror, man kan nå det hele? Eller lige efter frokost, hvor man trænger til kaffe og kage? Eller skift eventuelt tidspunktet for hvert stormøde.

22. Gør det kort – max en time. Vis gerne god stil ved at stoppe fem minutter før tid, så folk kan komme til næste møde, der sikkert starter lige bagefter.

23. Hold tiden hver gang. Det viser respekt over for dine kollegaer.

24. Lav dogmer for niveau, indhold og kommunikationsstil.

25. Tænk på, hvordan virksomhedens ”udsendte tropper” bliver en del af stormødet. Der er måske medarbejdere, der er forhindret i at deltage fysisk, fordi de arbejder om natten, kører pakker ud eller arbejder i et andet land?

26. Skal stormødet live-streames via intranettet? Eller kan det afvikles som videokonference?

27. Husk at skabe simultan stormøde-stemning f.eks. ved at sørge for ens forplejning på alle lokaliteter.

28. Integrer stormødet i resten af kommunikationen. Sørg for, at det spiller sammen med nyhedsbrevet, intranettet, personalebladet, chefmøderne, linjekommunikationen, årsregnskabet og måske målet om at blive Danmarks sundeste arbejdsplads?

Timing er en essentiel faktor, når man planlægger det perfekte stormøde. Hvad tid på dagen skal stormødet afholdes, for at flest muligt kan deltage i det? Og hvor lang tid skal stormødet vare?

Gør stormødet til et projekt

29. Saml et powerteam eller en projektgruppe med forskellige kompetencer, netværk og tilgange.

30. Get a GRIP: Få styr på Goals, Roles, Interpersonelle relationer og Processer i projektgruppen.

31. Engager hele dit interne netværk – spørg dem til råds og få dem engageret i projektet, så de får medejerskab.

32. Få afsenderne med: Det er ledelsens stormøde.

33. Få hele kommunikationsafdelingen med – gør det til det projekt, hvor I udvikler nye metoder og udfordrer jer selv.

34. Lad stram økonomi være en begrænsning. Har du overvejet at streame med en smartphone? Eller at få eksterne eksperter til at deltage, mod at du selv stiller op hos dem?

Stil høje krav til indholdet

35. Vis lederskab: Brug stormødet til at sætte retning og dagsorden.

36. Nyhedskriterierne gælder også internt: Sørg for, at det, som siges på stormødet, er relevant, væsentligt, interessant og nyt.

37. Husk ikke kun at kommunikere beslutninger – det kan i stedet gøres via mails.

38. Husk, at kropssprog og nærvær netop ikke kan sendes pr. mail.

39. Vær ikke bange for at sætte noget på programmet, som ikke er ”færdigt” eller ”endeligt besluttet”. Alle sætter pris på at blive vist den tillid, det er at få indblik i en proces – status på planer og proces er vigtige budskaber i sig selv.

40. Vær heller ikke bange for at sætte noget på programmet, som ikke er ”vigtigt” eller ”seriøst”, hvis det til gengæld er sjovt eller selvironisk. Et fælles grin gør mindst lige så meget for trivsel og engagement som excel-ark og strategipapirer.

41. Husk elefanten: Hvis der er et tema (f.eks. nedskæringer) hos deltagerne, så lad være med at ignorere det. Gå direkte til det.

42. Skab fællesskab og stolthed ved at vise det frem, som jeres virksomhed laver – om det er stomiposer, gode ideer eller tv-programmer, så øger det virksomhedens ”meaning quotient” at blive mindet om formålet med arbejdet.

Det er okay at italesætte projekter, der ikke er ”færdige” eller ”endeligt besluttede”. Det viser kun tillid til medarbejderne, og en status på projektet er også et vigtigt budskab

Rul jer ud i formidlingen

43. Husk, at en medarbejdergruppe er en bred målgruppe med mange forskellige læringsstile. Overvej, om alle elsker bullet-slides? Eller om der er nogle, der vil sætte pris på at få kommunikationen suppleret med andre kommunikationsformer, f.eks. med billeder, lyd, info-graphics eller anekdoter?

44. Overvurder aldrig folks viden. Husk navneskilte og introduktioner. Også af de folk, der er sikre på, at alle kender dem. Bare for en sikkerheds skyld …

45. Undervurder aldrig folks intelligens: Medarbejdere kan godt forstå det komplekse, hvis du forklarer det ordentligt.

46. Gør op med, at svære ord og excel-ark signalerer vigtighed. Det vigtige er, at folk forstår, hvad der kommunikeres om.

47. Drop slides. Helt.

48. – Eller forsøg at lave fede slides kun med billeder. Eller måske med en tekststørrelse, der faktisk kan ses fra bagerste række?

49. Lad CEO´en holde præsentationen som Pecha Kucha på fem minutter med brug af fem artefakter.

50. Lad CEO’en lave en forelæsning med tusch og flipover – eller hyr en live-illustrator til det.

51. Spring CEO’ens tale over. Erstat den obligatoriske tale med et kritisk interview af CEO’en på scenen.

52. Lad almindelige medarbejdere eller ledere komme på scenen i stedet for – lad dem fortælle, hvordan de har tacklet den nye strategi eller stressproblemer i deres område.

53. Tænk inddragelse: En sexet quiz som ”13 rigtige om strategien” er altid et hit.

54. Humor virker. Underholdning købes udefra.

55. Alternativt kan din CEO gøre som Reagan og opbygge et vittighedskartotek med jokes til enhver lejlighed.

Skab en oplevelse

56. Appeller til alle fem sanser (lugtesansen kan være lidt tricky, men duften af varm kakao er et nemt sted at starte …).

57. Brug alle appelformer – ethos, logos og pathos – i dit flow.

58. Tænk dit stormøde som godt public service-tv. Det skal ikke være for kedeligt, hvis folk skal blive hængende og forstå, hvad I gerne vil fortælle.

59. Tænk dit stormøde som en fortælling: Sæt stemningen og forventningen fra starten, hold en rød tråd og slut med en pointe.

60. Indret rummet på ny, så det understreger konceptet. Måske med bænkerækker, lounge-område, tæpper på gulvene eller kun med mulighed for at stå op?

61. Detaljerne er vigtige – deltagerne kan mærke, hvis du gør dig umage.

62. Forplej for fedt. Slikkepinde, grøn suppe og påskeæg er også kommunikation – det er da trist bare at servere kaffe og de sædvanlige sandwiches, når forplejningen kan understøtte konceptet.

63. Brug musik, når folk ankommer, går eller i pausen. Det skaber en stemning – det bliver et andet møde, hvis der er Lukas Graham på anlægget.

64. Brug lyset smart. Kan rummet mørklægges, så I kan lave biograf og vise gode video-klip? Eller skal I bare tænde stearinlys og sætte jazz på anlægget?

65. Test om lokalet er for lyst til, at man får den fulde effekt af fede videoer og grafiske effekter.

66. Indret lokalet på en bestemt måde, der signalerer, at ”i dag er det Rigets Tilstand” – og ikke et almindeligt afdelingsmøde.

67. Test teknikken på forhånd (to gange …).

68. Slut på toppen: Det er nedtur at slutte, fordi man løber tør (”Så er der vist ikke flere spørgsmål …”).

Råd nr. 59: Tænk dit stormøde som en fortælling: Sæt stemningen og forventningen fra starten, hold en rød tråd og slut med en pointe

Tænk dialog

69. Involver før, under og efter stormødet.

70. Dialog er need og ikke nice – se punkt 5.

71. Du skaber dialogen. Der er ingen fornuftige mennesker, der af sig selv rækker hånden op over for 500 kollegaer og en direktion, bare fordi de ser et slide, hvor der står ”Spørgsmål?”.

72. Inden stormødet kan medarbejderne f.eks. sende spørgsmål, som de ønsker besvaret under mødet.

73. Undervejs i stormødet kan medarbejderne stille spørgsmål eller indgå i diskussion.

74. Efter stormødet kan medarbejderne få svar på flere spørgsmål eller læse interviews, der opfølger. Faciliter spørgeseancen. Fra summen med sidemanden i den lette ende af spektret til faciliteret gruppearbejde i den lidt mere krævende ende.

75. Overvej om spørgsmålene skal være anonyme? Det giver flere og ærligere spørgsmål.

76. Få tjek på, hvem skal der stilles spørgsmål til. Til CEO? Til hele ledelsen? Eller til ledere med mere hands on-viden om aktuelle projekter?

77. Hvis du er low tech: Spørgsmål via papirlapper der smides i en spand, skrevet med blyant, skaber et fysisk nærvær og bringer energien ind i rummet. Og så fungerer det også uden trådløst netværk?

78. Hvis du er high tech: Spørgsmål kan også stilles via sms fra salen, eksempelvis som live-twitting eller som mails fra smartphonen.

79. Giv alle en chance for at stille spørgsmål på en værdig måde – også de ordblinde og de ”teknologisk udfordrede”.

80. Brug en ordstyrer. Muligvis en der er sjov. Eller skarp. Eller begge dele.

81. Hiv kritikerne op på scenen – lav en debat mellem ledelse og medarbejderrepræsentanter på scenen.

82. Bred spørgeseancen ud til den fysiske verden i virksomheden, til stederne hvor folk mødes. Opstil f.eks. en spørgekasse i kantinen, lav vox pops på fabriksgulvet eller lav en følgegruppe, der kvalificerer emner til spørgeseancen.

83. Husk, at ingen kan svare på alt. Det er menneskeligt og troværdigt at sige, ”Det ved jeg ikke”, eller ”Det undersøger jeg”.

Overvej, hvordan du vil gå i dialog med dit publikum. Det kan være en idé, at de får mulighed for at stille spørgsmål inden mødet, som du kan imødekomme under mødet. De kan også spørge løs undervejs? Og måske skal du give dem mulighed for at kunne stille anonyme spørgsmål?

Få folk til at komme

84. Det er lettest at beslutte, at der er mødepligt og derefter sende kontrolfolk rundt i virksomheden for at genne alle på plads.

85. – Men hvis du derimod gerne vil opleve engagement for projektet, kan du vælge at lave nogle fantastiske stormøder med knivskarpt indhold, som man simpelthen ikke må misse.

86. Alternativt kan du jo også reklamere og nudge dig til godt fremmøde – i hvert fald første gang.

87. Tænk dit stormøde som Roskilde-festivalen og Distortion; lad dig inspirere af, hvordan de tiltrækker folk (tjek lige virksomhedens rusmiddel-politik, inden du implementerer 100 procent).

88. Lav en intern kampagne i dagene op til stormødet, eksempelvis vha.:

Helium-balloner, der viser vej til lokalet.
Levende musik der markerer, at mødet går i gang.
Bakkeservietter i kantinen og info på kaffeautomaterne.
Plakater der hvor folk har tid til at læse dem: på toiletter og i elevatorer.
Artikler på intranettet om mødets tema og deltagere.
Video-teasers til medarbejdernes smartphones.
Oplysning om gratis kage.

89. Eller hvad med at få medarbejderne til selv at levere noget af indholdet?

Følg op

90. Husk at opfølge stormødet med en artikel på intranettet, i nyhedsbrevet og i personalebladet.

91. Klip en hurtig video sammen, der fortæller historien om mødet.

92. Gem alle spørgsmål – de er en uvurderlig kilde til, hvad der optager medarbejderne.

93. Sørg for, at direktionen læser alle spørgsmål og forholder sig til dem.

94. Fortsæt dialogen på intranettet, i sociale fora eller i personalebladet.

Bliv bedre

95. Lav tre til fire små exit polls med medarbejderne om, hvad de syntes om mødet.

96. Lav en kvantitativ undersøgelse af, hvorfor folk kommer, hvad de synes om det hele, og hvad du kan forbedre. Lav undersøgelsen i forbindelse med hvert møde og brug resultaterne.

97. Giv direktionen feedback på deres performance – og tilbyd dem træning, hvis der er brug for det.

98. Sæt et nyt mål for hvert møde. Målene kan være, at mødet skal være en mindeværdig oplevelse, at medarbejderne skal lære CEO’en at kende, at medarbejderne skal inddrages, at teknikken endelig skal fungere etc.

99. Gør det sjovt for dig selv og alle, der er med i projektet – det er en forudsætning for, at I kan blive ved med at være kreative og finde energien til at udvikle.

100. Sæt pris på de fantastiske, kreative og søde kollegaer, som gennem tiden har udtænkt gode ideer og smarte løsninger, der er lige til at skrive ind i en ”100 gode råd-liste” til Kforum.