Takt og tone i e-mailhilsener
Kærlig hilsen din chef

Vi modtager mellem 30 og 200 e-mails om dagen, afhængig af hvilken slags stilling vi sidder i – og hvor i hierarkiet vi sidder. Vi skriver til kollegerne (også dem, der sidder lige ved siden af os på kontoret), til cheferne og til kunderne. Opskrifter på 'den gode e-mail' har vi set masser af, så lad os zoome ind på en lille, men vigtig detalje ved e-mailkommunikation: afsenderhilsenen.
I e-mailens barndom var Med venlig hilsen standardslutningen på den almindelige korrespondance – og forkortelsen vh kunne gå an i en håndevending til en nær kollega. Afsenderhilsenen og e-mailen som sådan lagde sig tæt op ad det maskinskrevne A4-arks model med tydelige afsender-modtager-relationer og faste formkrav til brevet som kommunikationsart. Derudover var de stejle hierarkier og den formelle omgangstone stadig udbredt i de fleste virksomheder, en arbejdsplads var en arbejdsplads, og det uformelle og fortrolige hørte fritiden til.
 
 
 
Der findes ikke noget endegyldigt svar på den perfekte e-mail signatur. Afhængig af, hvor tæt du er på den, du kommunikerer med er der alligevel nogle signaturer og hilsener, der er at foretrække 
 
Så kom 00’erne, og arbejdet blev et kald, arbejdspladsen vores andet hjem og de mennesker, vi arbejdede sammen med, familien. Kh (med eller uden punktum) holdt følgelig sit store indtog – selvfølgelig allerførst i den kreative branche. I begyndelsen var det en kvinde-afsenderhilsen mellem kolleger, der signalerede ”vi to kender hinanden og kan derfor være uformelle”, men efterhånden bredte det sig både horisontalt til det andet køn og vertikalt i chefrelationerne; det var en nem, lille afsenderhilsen, der kunne tage brodden af eventuelle hårde deadlines og problematiseringer i e-mailens brødtekst.
 
Det sker, at jeg veksler mellem forskellige typer af afsenderhilsner, når jeg mailer til den samme relation. Afhængig af dialogens form og struktur. Det kan være et udtryk for tidspres, frustration, optimisme eller så meget andet. Jeg skriver oftest kh. Det er den mest naturlige standardhilsen, synes jeg.
Mandlig direktør for teater
 
Din e-mail signatur siger mere om dig end du tror. Foto: Esquire.co.uk
 
Hvem har serveretten til kh?
Det stod hurtigt klart, at man i relation til chefen måtte vente med at skrive det lille kh, til chefen havde skrevet det. Han havde serveretten. Men så var der også go, for kh’et var et adelsmærke; ”du er med i inderkredsen” og ”far kan lide dig”.
 
I midtnullerne var vi klar til at være på kh med kunder og shareholders. Det var de store relationsår efter massemarkedets død, hvor det allervigtigste var at snakke med kunderne, lave fokusgrupper, skrive corporate blogs, i det hele taget gå i dialog. Her var det kunden, der havde serveretten, men så var nærrelationen også etableret, og kh var det naturligste. One on one, selvfølgelig. For med gruppe-e-mails er det en helt anden sag; her opretholdes formaliseringen og hierarkierne stadig længst muligt, så projektorganisationen består.
 
Jeg veksler mellem forskellige typer af afsenderhilsner, når jeg mailer til den samme relation af flere grunde, men de vigtigste er nok 1) hvis korrespondancen skifter fra at inkludere flere, hvor min hilsen er meget formel/neutral til hvis vi blot er "to på linjen", 2) min hilsen kan ændre sig over tid, i takt med at relationen ændres (til det bedre), 3) og så er der simpelt humør  nogle gange kommer der måske lidt ekstra varme, hvis man selv bare har en brandgod dag.
Kvindelig projektleder i kommune
 
Det mere relationsneutrale mange hilsner kom i midtnullerne også på banen, sammen med det berøringsangste bedste hilsner – ganske ofte, lettere idiotisk, forkortet bh. De to afsenderhilsner markerer en relation, der ikke er landet – eller slet og ret kommunikation mellem forskellige trin i hierarkiet.
 
Og her i de afsvedne 10’ere kommer så knus eller ligefrem kærlig hilsen. For et par år siden ville du – lettere rystet – svare NEJ til, om du nogensinde havde fået en e-mail med kærlig hilsen fra andre end dine familiemedlemmer, men plankeværket mellem det private og det professionelle er nu blevet sparket endegyldigt ned, og selvom disse afsenderhilsner stadig er sjældnere end kh og evergreenen mvh., kommer de varme hilsener mere og mere i omløb.
 
Jeg skriver aldrig KH til min direktør. Så tæt en relation har jeg ikke. Jeg er chef for en afdeling, og til dem skriver jeg altid KH. Til tætte kolleger uden for afdelingen skriver jeg KH.
Kvindelig chef i kommune
 
Det er selvfølgelig delvist din telefons skyld. Når du lige har chattet i en lang tråd, legende let og vildt uformelt og svaret på et par sms’er i indkøbsliste-lingo, og du så lige tjekker din e-mail, så ligger der bare ikke et formelt sprog i dine fingre. Men det skyldes også, at arbejdspladsen er det sted, vi opholder os flest timer i døgnet, og at de relationer, vi der får, er identitetsskabende. Er du på knus med din chef, er du i din egen optik en mere set medarbejder, end hvis du er på vh, og dit tætte parløb med kolleger gør dem til arbejdsvenner, som du skønner på via din afsenderkommunikation.
 
Signatur uden virksomhedsoplysninger, men med overdrevent brug af grafik og et citat fra Einstein. Hvad har han med dig at gøre?  
 
Kh er blevet en naturlig måde at afslutte sin skriftlige kommunikation på i dag, det er gået fra at være intimt til at være tæt på en standardhilsen – dog stadig med hierarkiet og relationen som anker. Knus, kærlig hilsen – og i nogle segmenter særlige smileys – er blevet de nye intime hilsner.
 
Derfor ser et overblik over afsenderhilsener nu sådan her ud:
 
Fire typer af afsenderhilsener
 
1. Den formelle
Med venlig hilsen
Mvh.
Venlig hilsen
Vh.
/Navn
-Navn
Hilsen Navn
Medarbejdersignatur
 
2. Den sikre
Mange hilsner
Bedste hilsner
De venligste hilsner
 
3. Den uformelle
Kh
 
4. Den intime
Knus
Kærlig hilsen
Varme hilsner
Smileys
 
Far er skuffet
Feltet under din autosignatur er selvfølgelig også en del af din afsenderhilsen. Det er her, du viser, præcis hvor corporate du er. Er der blomstervignetter, filosofiske citater eller links til nørdede sider under din autosignatur, eller er der hvidt som sne? En kort autosignatur med navn, stillingsbetegnelse og logo gør dit personligt tilføjede knus mere værd, fordi det udstråler, at du har styr på din kommunikation i autosignaturen.
 
En emailunderskrift siger noget om afsenderen. Det er stedet, hvor man både kan understege, at man er utrolig professionel og korrekt. Men også der, hvor det er muligt at få sin personlighed lidt i spil. Der er stor forskel på om man skriver "Best regards", "Carpe Diem" eller "De kærligste hilsner".
 
Det handler rigtig meget om hvad man ønsker at signalere og finde den rigtige balance. Det er ikke nødvendigvis en fordel hvis en revisor har en autosignatur, hvor han hylder sit yndlingsfodboldhold. Som så mange andre steder i livet handler autosignatur om situationsfornemmelse.”
 Elektronista Christiane Vejlø
 
Afsenderhilsenen er altså gået hen og blevet et lille symbol på status og relationstype. Og hvad gør den følsomme medarbejder så, når chefen ikke tager det så nøje, hvad han skriver? Om formiddagen sender han dig et kærlig hilsen, fordi du lige har afleveret et superprojekt til kunden, mens han lige efter frokost smider dig en e-mail med autosignatur under og intet andet. Det er forvirrende, når der sker en variation i afsenderhilsenen – især i kombination med et magtforhold.
 
Et kærlig hilsen fra adm. dir.’en til studentermedhjælperen bliver enten kikset eller lummert – og den anden vej er der enten seriøs ass kissing eller manglende situationsfornemmelse på færde! Og her bliver vi nødt til at blive lidt kønnede. For størsteparten af mændene tænker simpelthen ikke så meget over, hvordan de skriver en afsenderhilsen. Men det gør kvinder.
 
”Kvinden bliver betragtet som køligere, hvis hun holder sig de til formelle hilsner end manden gør. Det hænger sammen med idéen om kvinden som ”det varme køn,” siger psykolog, Henriette Neergaard Henriksen
 
Far er ikke sur, far er skuffet, står der for mange kvindelige ansatte henover en e-mail, der er sendt uden en varm, tilkendegivende underskrift, efter at knus-kontrakten er indgået.  Mange mænd synes, det mest intime er kun at sætte sit navn under – mens mange kvinder kun nøjes med navnet, når de er vrede. Kommunikationsclash!
 
Det kan være svært at vælge den rigtige måde at afslutte sin e-mail på. Hvad vil man gerne signalere?
 
Undgå forvirring
Men hvad skal vi så gøre med alle de hilsner, vi har at vælge imellem – og med vores meget forskellige tilgange til dem? Ifølge psykolog med særlig erfaring inden for virksomhedspsykologi, Henriette Neergarrd Henriksen, er det op til virksomhedens ledelse at få sat struktur på selv den lille kommunikation:
 
”Mange sætter lighedstegn mellem fravær af regler og rammer og en cool virksomhed, hvor medarbejderne har frihed og selvbestemmelse. Men manglende retningslinjer giver utryghed. Derfor kan det i nogle virksomheder være en god idé, at ledelsen melder ud, fx: ”Her hos os, skriver vi altid Med venlig hilsen”. Det betyder jo ikke, at man ikke kan gøre sin mail personlig og varm, men det personlige og varme indhold ligger bare inde i mailen i stedet for i afsenderhilsnen. Med en fast afsenderhilsen skabes der ikke forvirring om, om man som medarbejder er pludselig er kommet i bad standing eller om nogen er mere inde i varmen end andre. Og det samme kan man jo i høj grad gøre med mails ud af huset.”
 
Hvis jeg aldrig har henvendt mig til folk før bruger jeg 'mvh Navn Efternavn’, men ryger meget hurtigt over på 'kh'. Jeg må indrømme, at jeg absolut ikke er nærig med kærlige hilsner i mine mails fordi jeg tit befinder mig i meget lange korrespondancer qua mit arbejde, og det virker lidt irriterende hvis man insisterer på mvh. etc. Synes jeg.
Kvindelig medarbejder på stort dagblad
 

Relaterede artikler

Indbakken in absentia - Autosvaret. Det autobiografiske mini-essay og forglem-mig-ej-notatet, der kommunikerer, at man ikke kan kommunikere. For...

Giv din stemme

35 stemmer
3,8/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

Facebook-annoncering: Skab målbare resultater

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Job

Kommunikationspraktikant

Frist: Hurtigst muligt

Senior Manager

Frist: As soon as possible

Digital kommunikationskonsulent

Frist: 3. januar
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

KOM18

Vær med, når hele branchen samles til årets k-konference

3. maj

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.