Slip din interne YouTube løs
Danske Bank gør det. Telenor og Skat gør det. Bruger de sociale medier til at opbygge den interne kommunikation. Sociale medier en del af den samlede kanalstrategi. Men en del der bliver vigtigere og vigtigere. For medarbejderne ønsker at være del af den samlede fortælling om deres arbejdsplads. Danske Bank, Telenor og Skat har i dag på forskellige måder succes med social netværk, wikis, medarbejderblogs, RSS-feeds, foraer og en intern YouTube-kanal.
af Mette Schroll Bennekou
Sociale medier kan revolutionere intern kommunikation i virksomheder og organisationer, da medarbejderne er med til at skabe indholdet, modsat for eksempel det traditionelle intranet. For at få succes skal ledelsen og kommunikationsafdelingen dog turde give slip. I stedet for at kontrollere indholdet i de sociale medier skal de deltage i dialogen og planlægge kanalerne ved at vurdere målgruppe, mål, strategi og teknologi – noget man har fokus på både i Danske Bank, Telenor og Skat.
- En gruppe medarbejdere i Danske Bank havde allerede oprettet en Facebook-profil for banken, inden vi rigtig kom i gang med at bruge sociale medier i den interne kommunikation. Så målgruppen var bestemt klar. Mange af mine kollegaer forventer at finde nogle af de samme muligheder for dialog og debat på deres arbejde, som de bruger i deres private liv, fortæller Thomas Heilskov, ansvarlig for sociale medier i Danske Bank.
Medarbejderne vil sandsynligvis bruge sociale medier forskelligt. Nogle vil være med til at skabe indhold, mens andre kommenterer. Nogle ønsker kun at følge med, mens andre ikke deltager. Der bør som udgangspunkt være plads til alle typer, men opmuntring, kampagner og belønning kan være med til at motivere flere, sådan som det for eksempel skete i Telenor.
- I begyndelsen var det meget de samme medarbejdere, der skrev kommentarer til nyhedsartiklerne på vores intranet. Vi hjalp dialogen på vej ved at opfordre relevante kollegaer til at svare på indlæg. Nu flyder dialogen af sig selv, og vi har i gennemsnit kommentarer til hver anden artikel, siger kommunikationsrådgiver Mads Rudbøl fra Telenor.
Danske Banks Facebook side: En gruppe medarbejdere i Danske Bank havde allerede oprettet en Facebook-profil før banken.
Målene kan være forankring eller videndeling
Målene med at bruge sociale medier i den interne kommunikation skal være klare, for at man aktivt kan vurdere, om det er den bedste kanal. Klare mål giver også mulighed for at måle effekten af kanalen. SKAT bruger blandt andet sociale medier til at samle organisationen.
- Vores skattecentre er spredt rundt i hele Danmark, og de sociale medier kan være med til at understøtte videndeling på tværs af faggrupper og geografi i hele SKAT. Et andet mål er at være en attraktiv, moderne arbejdsplads, fortæller Ulrik Meinertz, ansvarlig for sociale medier i SKAT.
Målene skal fastsættes i forhold til, hvilket problem de skal hjælpe med at løse. Et eksempel kan være at give medarbejderne mulighed for at diskutere emner eller gøre strategien relevant.
- I Telenor introducerede vi et internt ”YouTube-lignende” site for at understøtte forankring af vores strategi. Vi gav medarbejderne mulighed for gennem et socialt medie at sætte deres egne ord og billeder på strategien. Det var med til at gøre strategien mere relevant for den enkelte, fortæller Mads Rudbøl.
I Telenor introducerede de et internt ”YouTube-lignende” site for at understøtte forankring af deres strategi.
Sociale medier en del af den samlede kanalstrategi
Strategien for de sociale medier er væsentlig for at få succes. En strategi kan for eksempel være at lytte til medarbejderne eller engagere og involvere dem. En anden kan være at hjælpe medarbejderne med at hjælpe hinanden.
- Vores strategi med sociale medier i den interne kommunikation er at engagere medarbejderne i de forandringer, som banken står over for. Vi tror på, at dialog og involvering øger troværdigheden, og samtidig har vores medarbejdere rigtig gode ideer, som kan optimere forretningen, siger Thomas Heilskov.
- Sociale medier er en del af SKATs samlede kanalstrategi, der jævnligt bliver revideret. Lige nu arbejder vi på at lukke op for vores tv-kanal, så alle medarbejdere kan uploade film. Vi vil også i det kommende år udbygge telefonbogen, så den bliver et socialt netværk med blogs, kompetencer og mulighed for at dele personlige informationer, siger Ulrik Meinertz.
Spillereglerne for de sociale medier bør være klare, så forventningerne fra alle sider bliver indfriet. Hvor ofte vil ledelsen for eksempel svare på en lederblog? Blander kommunikationsafdelingen sig i de faglige fora? Hvilken tone bruger vi over for hinanden i de sociale medier?
Valget af teknologier er vigtig
Det er nemt og billigt at vælge eksisterende løsninger som for eksempel Facebook til intern kommunikation, men også forbundet med en vis usikkerhed.
- Systemerne har været en af de største barrierer for at indføre nye medarbejderinvolverende kanaler i Danske Bank. Sikkerhed er naturligvis i højsædet her, så vi måtte udvikle særlige løsninger, siger Thomas Heilskov.
Teknologierne skal både matche strategi, mål og medarbejdere. I SKAT, Danske Bank og Telenor har man blandt andet erfaring med fora, RSS, blog, wikis og sociale netværk.
Fora
Emneorienterede webfællesskaber, der samler kollegaer med fælles interesser. Medarbejderne kan typisk oprette profiler, diskutere, søge information og hjælp hos hinanden. Understøtter engagement, samarbejde og videndeling på tværs. Kanalen giver alle adgang til at komme med input og dermed også risiko for kritik af forretningsgange, virksomhedskultur med videre. Fora synliggør den debat, som sandsynligvis allerede foregår ved kaffemaskinen.
Danske Bank har ugentligt fokus på nye forretningsmæssige udfordringer i sit ideforum, for eksempel ’hvordan gør vi det nemmere for kunderne?’ Medarbejderne kan komme med ideer til løsninger og stemme på hinandens forslag.
RSS
Giver medarbejderne mulighed for nemt at få info, når der kommer nyheder på relevante sider. Nyheder (også de dårlige) bliver spredt hurtigt.
Telenors SharePoint-løsning giver mulighed for at abonnere på kollegaers kommentarer til artikler, og det er med til at generere flere kommentarer.
Blog
En personlig hjemmeside, som brugeren jævnligt opdaterer med skriftlige eller visuelle indlæg (for eksempel Twitter). En lederblog giver medarbejderne mulighed for at kommentere indholdet, så de føler sig involverede og lyttede til. Samtidig giver det unik indsigt i deres reaktion på indholdet, der er umiddelbar og uden kontrol. En blog kræver en del tid.
Danske Bank og SKAT har forsøgt sig med blogs, og begge har oplevet, at det kræver meget vedligeholdelse. I Danske Bank vil man revitalisere blogs i nær fremtid, mens SKAT i stedet for direktørblogs satser på en ny form, hvor alle medarbejdere får mulighed for en blog..gif)
Skat har forsøgt sig med direktørblogs men satser nu på en ny form, hvor alle medarbejdere får mulighed for en blog.
Wikis
Hjemmeside, hvor alle kan oprette, redigere og vedligeholde dokumenter og websider i samarbejde med hinanden (for eksempel Wikipedia). Kan bruges som videndelingsværktøj til at beskrive arbejdsgange, produkter eller begreber. Wikis spreder vedligeholdelsesarbejdet og mindsker risikoen for, at viden går tabt. Brugergenerede oplysninger kan betyde fejl, wikis kan nemt føre til redaktionelt kaos og kræver mange dedikerede brugere.
SKAT har overvejet at bruge wikis til faglig ordbøger, men da forvaltning af skatteloven kræver stor præcision, har man vurderet, at risikoen for fejl er for stor. I stedet vil man bruge wikis til at beskrive alt det andet omkring SKAT, for eksempel idrætsklubber og kantinen.
Sociale netværk
Brugercentrerede internetfællesskaber, hvor brugere kan etablere kontakter og dele oplevelser, viden, tip, filer og andet med hinanden (for eksempel Facebook). Mediet giver hurtig adgang til mange, nemt at sprede budskaber og engagere medarbejderne. Kan være vanskeligt at forankre og risiko for rygtedannelser.
Telenor har en intern YouTube-kanal, hvor medarbejderne kan dele deres oplevelser og tanker om strategien. De kan desuden dele tip og bedømme hinandens indlæg, og på forsiden vises de højest bedømte.
Sociale medier ikke et mål i sig selv
Brugt rigtigt kan sociale medier styrke den interne kommunikation ved at fremme dialog og understøtte samarbejde. Valgene af sociale medier handler mere om kultur end teknologi. Virksomheden eller organisationen skal være klar til at understøtte åbenhed, og medarbejderne skal have lyst til at være med til at skabe indholdet. Således er sociale medier ikke et mål i sig selv, men skal indgå i den samlede kanalstrategi.
---
Artiklen har tidligere været bragt i KOM magasinet nr. 51, januar 2011.
---
Søger du faglig, uformel og involverende inspiration? Mød eksperterne og de dygtigste praktikere på kurset Facebook som kommunikationsredskab.
- En gruppe medarbejdere i Danske Bank havde allerede oprettet en Facebook-profil for banken, inden vi rigtig kom i gang med at bruge sociale medier i den interne kommunikation. Så målgruppen var bestemt klar. Mange af mine kollegaer forventer at finde nogle af de samme muligheder for dialog og debat på deres arbejde, som de bruger i deres private liv, fortæller Thomas Heilskov, ansvarlig for sociale medier i Danske Bank.
Medarbejderne vil sandsynligvis bruge sociale medier forskelligt. Nogle vil være med til at skabe indhold, mens andre kommenterer. Nogle ønsker kun at følge med, mens andre ikke deltager. Der bør som udgangspunkt være plads til alle typer, men opmuntring, kampagner og belønning kan være med til at motivere flere, sådan som det for eksempel skete i Telenor.
- I begyndelsen var det meget de samme medarbejdere, der skrev kommentarer til nyhedsartiklerne på vores intranet. Vi hjalp dialogen på vej ved at opfordre relevante kollegaer til at svare på indlæg. Nu flyder dialogen af sig selv, og vi har i gennemsnit kommentarer til hver anden artikel, siger kommunikationsrådgiver Mads Rudbøl fra Telenor.
Danske Banks Facebook side: En gruppe medarbejdere i Danske Bank havde allerede oprettet en Facebook-profil før banken.
Målene kan være forankring eller videndeling
Målene med at bruge sociale medier i den interne kommunikation skal være klare, for at man aktivt kan vurdere, om det er den bedste kanal. Klare mål giver også mulighed for at måle effekten af kanalen. SKAT bruger blandt andet sociale medier til at samle organisationen.
- Vores skattecentre er spredt rundt i hele Danmark, og de sociale medier kan være med til at understøtte videndeling på tværs af faggrupper og geografi i hele SKAT. Et andet mål er at være en attraktiv, moderne arbejdsplads, fortæller Ulrik Meinertz, ansvarlig for sociale medier i SKAT.
Målene skal fastsættes i forhold til, hvilket problem de skal hjælpe med at løse. Et eksempel kan være at give medarbejderne mulighed for at diskutere emner eller gøre strategien relevant.
- I Telenor introducerede vi et internt ”YouTube-lignende” site for at understøtte forankring af vores strategi. Vi gav medarbejderne mulighed for gennem et socialt medie at sætte deres egne ord og billeder på strategien. Det var med til at gøre strategien mere relevant for den enkelte, fortæller Mads Rudbøl.
I Telenor introducerede de et internt ”YouTube-lignende” site for at understøtte forankring af deres strategi.
Sociale medier en del af den samlede kanalstrategi
Strategien for de sociale medier er væsentlig for at få succes. En strategi kan for eksempel være at lytte til medarbejderne eller engagere og involvere dem. En anden kan være at hjælpe medarbejderne med at hjælpe hinanden.
- Vores strategi med sociale medier i den interne kommunikation er at engagere medarbejderne i de forandringer, som banken står over for. Vi tror på, at dialog og involvering øger troværdigheden, og samtidig har vores medarbejdere rigtig gode ideer, som kan optimere forretningen, siger Thomas Heilskov.
- Sociale medier er en del af SKATs samlede kanalstrategi, der jævnligt bliver revideret. Lige nu arbejder vi på at lukke op for vores tv-kanal, så alle medarbejdere kan uploade film. Vi vil også i det kommende år udbygge telefonbogen, så den bliver et socialt netværk med blogs, kompetencer og mulighed for at dele personlige informationer, siger Ulrik Meinertz.
Spillereglerne for de sociale medier bør være klare, så forventningerne fra alle sider bliver indfriet. Hvor ofte vil ledelsen for eksempel svare på en lederblog? Blander kommunikationsafdelingen sig i de faglige fora? Hvilken tone bruger vi over for hinanden i de sociale medier?
Valget af teknologier er vigtig
Det er nemt og billigt at vælge eksisterende løsninger som for eksempel Facebook til intern kommunikation, men også forbundet med en vis usikkerhed.
- Systemerne har været en af de største barrierer for at indføre nye medarbejderinvolverende kanaler i Danske Bank. Sikkerhed er naturligvis i højsædet her, så vi måtte udvikle særlige løsninger, siger Thomas Heilskov.
Teknologierne skal både matche strategi, mål og medarbejdere. I SKAT, Danske Bank og Telenor har man blandt andet erfaring med fora, RSS, blog, wikis og sociale netværk.
Fora
Emneorienterede webfællesskaber, der samler kollegaer med fælles interesser. Medarbejderne kan typisk oprette profiler, diskutere, søge information og hjælp hos hinanden. Understøtter engagement, samarbejde og videndeling på tværs. Kanalen giver alle adgang til at komme med input og dermed også risiko for kritik af forretningsgange, virksomhedskultur med videre. Fora synliggør den debat, som sandsynligvis allerede foregår ved kaffemaskinen.
Danske Bank har ugentligt fokus på nye forretningsmæssige udfordringer i sit ideforum, for eksempel ’hvordan gør vi det nemmere for kunderne?’ Medarbejderne kan komme med ideer til løsninger og stemme på hinandens forslag.
RSS
Giver medarbejderne mulighed for nemt at få info, når der kommer nyheder på relevante sider. Nyheder (også de dårlige) bliver spredt hurtigt.
Telenors SharePoint-løsning giver mulighed for at abonnere på kollegaers kommentarer til artikler, og det er med til at generere flere kommentarer.
Blog
En personlig hjemmeside, som brugeren jævnligt opdaterer med skriftlige eller visuelle indlæg (for eksempel Twitter). En lederblog giver medarbejderne mulighed for at kommentere indholdet, så de føler sig involverede og lyttede til. Samtidig giver det unik indsigt i deres reaktion på indholdet, der er umiddelbar og uden kontrol. En blog kræver en del tid.
Danske Bank og SKAT har forsøgt sig med blogs, og begge har oplevet, at det kræver meget vedligeholdelse. I Danske Bank vil man revitalisere blogs i nær fremtid, mens SKAT i stedet for direktørblogs satser på en ny form, hvor alle medarbejdere får mulighed for en blog.
Skat har forsøgt sig med direktørblogs men satser nu på en ny form, hvor alle medarbejdere får mulighed for en blog.
Wikis
Hjemmeside, hvor alle kan oprette, redigere og vedligeholde dokumenter og websider i samarbejde med hinanden (for eksempel Wikipedia). Kan bruges som videndelingsværktøj til at beskrive arbejdsgange, produkter eller begreber. Wikis spreder vedligeholdelsesarbejdet og mindsker risikoen for, at viden går tabt. Brugergenerede oplysninger kan betyde fejl, wikis kan nemt føre til redaktionelt kaos og kræver mange dedikerede brugere.
SKAT har overvejet at bruge wikis til faglig ordbøger, men da forvaltning af skatteloven kræver stor præcision, har man vurderet, at risikoen for fejl er for stor. I stedet vil man bruge wikis til at beskrive alt det andet omkring SKAT, for eksempel idrætsklubber og kantinen.
Sociale netværk
Brugercentrerede internetfællesskaber, hvor brugere kan etablere kontakter og dele oplevelser, viden, tip, filer og andet med hinanden (for eksempel Facebook). Mediet giver hurtig adgang til mange, nemt at sprede budskaber og engagere medarbejderne. Kan være vanskeligt at forankre og risiko for rygtedannelser.
Telenor har en intern YouTube-kanal, hvor medarbejderne kan dele deres oplevelser og tanker om strategien. De kan desuden dele tip og bedømme hinandens indlæg, og på forsiden vises de højest bedømte.
Sociale medier ikke et mål i sig selv
Brugt rigtigt kan sociale medier styrke den interne kommunikation ved at fremme dialog og understøtte samarbejde. Valgene af sociale medier handler mere om kultur end teknologi. Virksomheden eller organisationen skal være klar til at understøtte åbenhed, og medarbejderne skal have lyst til at være med til at skabe indholdet. Således er sociale medier ikke et mål i sig selv, men skal indgå i den samlede kanalstrategi.
---
Artiklen har tidligere været bragt i KOM magasinet nr. 51, januar 2011.
---
Søger du faglig, uformel og involverende inspiration? Mød eksperterne og de dygtigste praktikere på kurset Facebook som kommunikationsredskab.
