Udenrigsministeriets globale intra
Normalt lever de fleste intranet et stille liv i skyggen af smarte hjemmesider og sociale medieplatforme. Men nu er intranettet for en stund hevet frem i rampelyset hos Udenrigsministeriet, der netop har modtaget IntranetPrisen for Danmarks bedste Intranet. Læs med og få fem gode råd til udviklingen af jeres intranet.
af Jens Hjøllund Sørensen
Målrettet indhold, brug af video, effektiv videndeling og digitalisering af forretningsprocesser har for nylig givet Udenrigsministeriet IntranetPrisen for Danmarks bedste intranet. De cirka 2.500 medarbejdere i Udenrigsministeriet bruger hver dag intranettet til at udføre en stor del af deres arbejde, dele viden og formidle nyheder til hinanden. Netop de forskellige flow af opgaver har Udenrigsministeriet smeltet særligt vellykket sammen, så de fleste opgaver kan gennemføres fra intranettet.
Udenrigsministeriets nye intranet.
”Alle i organisationen har vænnet sig til, at det er på intranettet, oplysningerne findes. Vi har systematisk flyttet informationsflow fra 'push'-email til 'pull' fra intranettet. For eksempel kommunikerer direktionen alle væsentlige ledelsesbudskaber ud til medarbejderne over hele verden via video på intranettet”, fortæller kommunikationschef Samuel Magid. ”Konsekvent brug af intranettet til intern kommunikation og løbende afprøvning af nye midler, som f.eks. video er gode eksempler på hvad vi har gjort for at gøre intranettet til et kerne-arbejdsredskab.”
Intranettet som global platform
I løbet af årene har Udenrigsministeriets intranet udviklet sig fra at være en simpel nyhedsportal til at være en global kommunikationsplatform, der indeholder digitale værktøjer til understøttelse af arbejdsprocesser og videndeling. Intranettet er med til at binde organisationen bedre ammen og så at sige bringe medarbejderne på de over 100 ambassader og konsulater i udlandet tættere på ”moderskibet” på Asiatisk Plads i København.
Ministeriets intranet er kendetegnet ved at være meget specialiseret med indhold, der er målrettet og tilpasset den enkelte medarbejder. I bogstavelig forstand er der en verden til forskel på, hvilke informationer en handelsmedarbejder i Singapore og en bistandsrådgiver i Burkino Faso har brug for i dagligdagen. Alle informationer og nyheder er derfor segmenterede og målrettet medarbejderens geografiske placering og faglige profil, så intranettet opleves relevant og nyttigt af alle.
Særligt brugen af digitale processer har vist sig at være meget effektivt og ressourcebesparende. De digitale processer har været brugt inden for så forskellige områder som kursusadministration, finanslovsarbejde, medarbejdersamtaler og styring af den årlige medarbejderrokade mellem ude- og hjemmetjenesten.
Målet har været at skabe en digital arbejdsplads, der kan understøtte forretningens arbejdsprocesser og lette brugernes hverdag, hvad enten det er at skrive nyheder eller håndtere midler til udviklingsbistand. Hundredevis af medarbejdere skifter eksempelvis hvert år tjenestested – enten fra København til en ambassade i udlandet – eller omvendt – og her skal medarbejderen selv opdatere sine personlige oplysninger, gennemføre kurser og håndtere mange praktiske opgaver i forbindelse deres flytning – via intranettet, naturligvis.
Sharepoint for vidensdeling
Udenrigsministeriet anvender SharePoint 2013 til søgning og har gjort en indsats for at optimere søgemaskinen. Konkret er standardsøgningen indsnævret til kun at omfatte sider og dokumenter, ligesom brugerne præsenteres for søgeforslag (suggestions) mens de indtaster søgeord. Mere avancerede søgemuligheder på personer, netværksdrev og nyheder er andre forbedringer, som har øget brugertilfredsheden.
Udenrigsministeriet har taget de første små skridt i brugen af værktøjer fra sociale medier som likes, kommentarer og blogs på intranettet. Yammer er indtil videre ikke muligt af hensyn til IT-sikkerheden, men SharePoints indbyggede værktøjer har vist sig at være velegnede i den interne dialog og videndeling. Bl.a. har HR taget både chat og blog i anvendelse i dialogen med medarbejderne ude og hjemme. Dermed kan alle stille spørgsmål og få svar fra ledelsen, uanset om de sidder i København eller Kuala Lumpur.
Intranet-løsningen er opbygget gennem flere generationer af SharePoint siden starten i 2005 på SharePoint 2003. Sidste sommer blev intranettet opgraderet til SharePoint 2013. IT-konsulenthuset Delegate A/S er leverandør på Udenrigsministeriets SharePoint-løsning, mens Advice A/S har udviklet design, herunder mobilt design. Den mobile løsning bliver snart lanceret og gør det muligt at for de ansatte at få adgang til nyheder, dokumenter og værktøjer, når de er på farten. Udover intranettet omfatter løsningen et cockpit til Eksportrådets medarbejdere, et EU-extranet og et PartnerNet for udsendte ægtefæller.
Om IntranetPrisen
I vurderingen har IntraTeam lagt vægt på følgende:
· Intranettets betydning for organisationen som helhed
· Intranettets rolle i den enkelte medarbejders arbejdsdag
· Funktionaliteten, brugervenligheden og anvendelsen
· Sammenhæng mellem virksomhedens strategi og intranettet
· Intranettets rolle i organisationens videndeling
IntraTeam vurderer de opstillede kandidater og udvælger de intranet, som går videre til en grundig gennemgang i form af en benchmarkundersøgelse og en brugerundersøgelse foretaget af IntraTeam. Vinderen bliver præsenteret på IntraTeam Event.
Udenrigsministeriet får en flot score på alle parametre i benchmarkundersøgelsen.
Resultat af IntraTeams brugerundersøgelse.
Udenrigsministeriets intrateam. Fra venstre : Kurt Kragh Sørensen, IntraTeam, Winnie Kongshaug, IT, Ditte Marie Olesen Cramon, Kommunikationsafdelingen, Jens Hjøllund Sørensen, Kommunikationsafdelingen, Lone Munch Thorsen, IT, Rune Bennike Hirshals, IT, Anette Wittenberg, IntraTeam. Forrest: Bernhard Nordentoft, IT.
Vi vil gerne dele ud af de learnings, vi har fået i arbejdet med vores eget intranet:
Fem gode råd til dit arbejde med udvikling af intranet
1. Lav en strategi og få ledelsesopbakning
Sørg for at udarbejde en klar og målbar strategi for intranettet og få den godkendt af ledelsen. Strategien skal knyttes tæt op mod både IT- og forretningsstrategien for at sikre, at intranettet er relevant og understøtter virksomhedens behov samt hænger sammen med virksomhedens øvrige IT-infrastruktur.
Sørg for at udarbejde en klar og målbar strategi for intranettet og få den godkendt af ledelsen. Strategien skal knyttes tæt op mod både IT- og forretningsstrategien for at sikre, at intranettet er relevant og understøtter virksomhedens behov samt hænger sammen med virksomhedens øvrige IT-infrastruktur.
2. Få styr på dine målgrupper
Minimér mængden af overflødig information ved at målrette/segmentere informationerne på intranettet. Opdel brugerne i målgrupper (roller, location, sprog mv.) og vis kun relevante nyheder og informationer til de forskellige målgrupper.
Minimér mængden af overflødig information ved at målrette/segmentere informationerne på intranettet. Opdel brugerne i målgrupper (roller, location, sprog mv.) og vis kun relevante nyheder og informationer til de forskellige målgrupper.
3. Gør intranettet til den primære interne kommunikationskanal
Sørg for, at al væsentlig kommunikation fra ledelsen og på tværs af organisationen publiceres på intranettet, f.eks. via video, nyheder eller blogs. Det sikrer, at intranettet bliver den primære interne kommunikationskanal og ikke bliver udvandet af andre interne kommunikationskanaler.
Sørg for, at al væsentlig kommunikation fra ledelsen og på tværs af organisationen publiceres på intranettet, f.eks. via video, nyheder eller blogs. Det sikrer, at intranettet bliver den primære interne kommunikationskanal og ikke bliver udvandet af andre interne kommunikationskanaler.
4. Optimer søgemaskinen
Brug tid på at optimere søgemaskinen med filtreringsmuligheder, afgrænsede søgeområder og
bedre prioritering af søgeresultater. Sørg også for at rydde op i indholdet ved at sende automatiske mails til redaktørerne, når deres sider ikke er blevet opdateret i seks måneder.
Brug tid på at optimere søgemaskinen med filtreringsmuligheder, afgrænsede søgeområder og
bedre prioritering af søgeresultater. Sørg også for at rydde op i indholdet ved at sende automatiske mails til redaktørerne, når deres sider ikke er blevet opdateret i seks måneder.
5. Understøt arbejdsprocesser
Gør intranettet til et dagligt omdrejningspunkt ved at digitalisere virksomhedens mest almindelige arbejdsprocesser som f.eks. medarbejder- eller kompetencesøgning, mødelokalebooking, gæsteregistrering, håndtering af sagsakter, mål- og resultatstyring, HR-processer, rettighedsstyring mv. Digitalisering af arbejdsprocesser sparer både tid og ressourcer og reducerer antallet af administrative fejl.
Gør intranettet til et dagligt omdrejningspunkt ved at digitalisere virksomhedens mest almindelige arbejdsprocesser som f.eks. medarbejder- eller kompetencesøgning, mødelokalebooking, gæsteregistrering, håndtering af sagsakter, mål- og resultatstyring, HR-processer, rettighedsstyring mv. Digitalisering af arbejdsprocesser sparer både tid og ressourcer og reducerer antallet af administrative fejl.
