Sådan bliver du suveræn til intern kommunikation
25 gode råd fra interne kommunikatører

Skrevet af

Redaktionen Kforum

778 artikler

57 indlæg

Der er skrevet bog efter bog om intern kommunikation, hvilke teoretikere man bør kende, og hvilke taktikker man bør benytte sig af. Men hvad siger de interne kommunikations-professionelle selv? Kforum har spurgt nogle af de mest erfarne inden for branchen. Læs deres gode råd her.
Kforum har samlet gode råd fra erfarne danske interne kommunikatører – og sat dem sammen med de bedste råd fra bogen ’Rock your Comms’ af Ian Harris og Khemer Greffin. Læs de 25 gode råd her. 
 
Bogen 'Rock Your Comms' indeholder gode råd fra interne kommunikations-fagfolk kloden rundt.
 

1. Det handler om dialog
Det vigtigste, jeg har lært, og et råd, jeg vil give videre, er at arbejde med intern kommunikation kontinuerligt og i øjenhøjde. Intern kommunikation handler ikke om top-down-kommunikation og en-vejs-kommunikation – nej, det handler om dialog, forståelig og motiverende ledelseskommunikation samt værdibaseret og målrettet kommunikation, der når ud i alle leder og kanter af organisationen. Anvend kanaler og medier, der fanger målgruppen, involver alle dele af medarbejderstaben og mål på de interne indsatser for kontinuerlig forbedring.
 
– Lisa Dalsgaard, kommunikationsmedarbejder, energiselskabet Verdo.
 
Lisa Dalsgaard, kommunikationsmedarbejder, energiselskabet Verdo.
 
2. Kommuniker helt ind i maven på medarbejderne
Kom ud af det corporate elfenbenstårn! Det er vigtigt, når man beskæftiger sig med intern kommunikation i en global virksomhed og skal sikre, at kommunikationen når helt ud i yderste afkrog – eksempelvis via et nyt globalt intranet. Det betyder, at man bliver nødt til at erhverve sig en rigtig god fornemmelse af, hvordan det lokale verdensbillede er, set med de lokale landedirektørers briller. For kommunikation er magt, og afgivelse af kontrollen med den lokale kommunikation til fordel for global kommunikation er lig med afgivelse af magt. Så på med de lokale briller, vend bøtten, og hjælp de lokale direktører med at finde ind til, hvordan de kan styrke deres lokale kommunikation i den globale informationsstrøm. Og så skader det heller aldrig at kunne kommunikere helt ind i maven på medarbejderne, når man skal kommunikere strategi og forandringer. Alt for meget går hen over hovedet på folk, fordi strategisk kommunikation nødvendigvis skal være i passivt management-sprog.

– Line Møller Hansen, kommunikationsrådgiver, Velux.
 
Line Møller Hansen, kommunikationsrådgiver, Velux. 
 
3. Du må aldrig tro, at du er smartere end modtagerne af din interne kommunikation
Vid, at det er tonen, der definerer din virksomhed og får medarbejdere og tætte samarbejdspartnere til at lytte og tro på det, de hører. De enkelte ord er til gengæld aldrig så vigtige, som du og ledelsen tror. Modtagerne er nemlig ligesom dig – udstyrede med et fintfølende sanseapparat, der lynhurtigt opsnapper, når der er noget "galt", men sjældent kan huske og gentage de konkrete ord. Derfor er den gennemtyggede kommunikation, hvor hvert ord er vejet på en analysevægt, ofte den ringeste – fordi modtagerne øjeblikkeligt lurer, når noget forsøges at blive "gemt" i nøje gennemtænkte formuleringer, og straks begynder at gætte på, hvad det, de hører, egentlig betyder. Så tænk rigtig meget over tonen i din kommunikation og meget mindre over ordene.

– Erik Lorentz Larsen, redaktør, COWI.
 
Erik Lorentz Larsen, redaktør, COWI.
 
4. Ord kan ikke gøre det alene
Få styr på din historie, og fortæl den, så dine læsere – både internt og eksternt – gider læse den. Der skrives alt for meget pladder – uden hjerte, og med for lidt hjerne – som vi bare forventer, bliver læst. Vores interne historier er i direkte konkurrence med Facebook og Ekstra Bladet, når vores kollegaer i frokostpausen skal vælge, hvad de vil bruge deres kostbare tid på. Samtidig skal troværdigheden være i top – ellers bliver vi valgt fra. Og vi skal turde sige nej til langt flere historier, som reelt ikke er historier, men mere stof til opslagstavlerne. Og så kan ord ikke gøre det alene. Skru op for brugen af billeder og video – bring legen, nysgerrigheden og begejstringen ind i kommunikationen. Det skal være fedt at kommunikere.

– Frank B. Winther, kommunikationschef, Grundfos.
 
Frank B. Winther, kommunikationschef, Grundfos.
 
5. Vær i øjenhøjde med medarbejderne
Den interne kommunikation er gennem de seneste år blevet udfordret af always-online-kulturen med sociale netværk og breaking news fra netaviser. Derfor er det vigtigt for en virksomhed at kunne nå medarbejderne med hurtig og nærværende kommunikation på de elektroniske kanaler. Men de nævnte udfordringer til trods, så er det min erfaring, at god intern kommunikation også i dag er afgørende afhængig af traditionelle kommunikationsdyder som en effektiv linjekommunikation fra ledelse til medarbejder. Så god intern kommunikation kræver både fagligt dygtige specialister i kommunikationsafdelingen og gode kommunikerende ledere i linjen. God ledelseskommunikation er for mig i øjenhøjde med medarbejderne; relevant og med personlighed. Man må godt kunne mærke lederen bag.

– Susanne Mørch Koch, direktør for kommerciel og personale, DSB.
 
Susanne Mørch Kock, Direktør kommerciel og personale, DSB.
 
6. Invester i relationer
Intern kommunikation handler om at investere i gode og langsigtede relationer. Massekommunikation rækker ikke – det skal være kommunikation, der giver mening for den enkelte. Resten er midler.

– Anette Haaning, kommunikationschef, Handelsbanken.
 
Anette Haaning, kommunikationschef, Handelsbanken.
 
7. Giv slip og bliv en bedre kommunikatør
Det betaler sig at give slip og gå i dybden, selvom det kan være svært at praktisere, når opgaverne hober sig op, og der er pres på for at få dem løst. Min erfaring siger mig dog, at det er indsatsen værd, både for en selv og for ens organisation. Når du eksempelvis skal lave en historie til intranettet og interviewer den it-specialist, afdelingschef eller forretningsudvikler, som er kilde til historien, så bør du tillade dig at give slip. Slippe din egen opgave for at lade dig drage ind i kildens verdensbillede og ned i hans eller hendes faglige dybde. Du skal huske at komme op igen (helst inden interviewet er ovre!), og det er ikke altid, du henter noget til historien dernede. Men hver gang bliver du gradvist klogere på den organisation, du kommunikerer i. På den måde sikrer du, at du konstant udvikler dig som kommunikatør og ikke mindst som rådgiver.

– Simon Lund-Jensen, senior kommunikationsrådgiver, it-virksomheden KMD.
 
Simon Lund-Jensen, senior kommunikationsrågiver, KMD.
 
8. Arbejd med budskab og vinkel
Det vigtigste jeg har lært om intern kommunikation. Der er meget at vælge imellem, men skal det være noget som er ufravigeligt, men som dog ofte glemmes i kampens hede, må det være at gøre sig helt klart, at hvad der forkommer ekstremt væsentligt for afsenderen eller ledelsen langt fra altid er umiddelbart relevant for modtagerne eller medarbejderen. Man er pine død nødt til at arbejde, og jeg mener arbejde, grundigt med historien, budskaberne og vinklingen, så modtagerne kan se og høre, at det kommer dem ved, så de gider at høre efter. Ellers kan man lige så godt lade være med at kommunikere - ja, faktisk kan det da gøre mere skade end gavn.
 
- Jens Steen Larsen, partner, Vinkel +co.
 
Jens Steen Larsen, partner i Vinkel +co.
 
9. Du skal have en plads ved bordet
For det første skal kommunikation foregå ad tre veje: Medarbejdere skal høre fra deres ledere, ledere skal høre fra deres medarbejdere, og medarbejdere skal høre fra hinanden. For det andet skal intern kommunikation-specialister have en plads ved ledelsesbordet. Du kan tilbyde ledelsen ekspertråd, guide dem og støtte op omkring indhold og interne kommunikationskanaler.

– Rebecca Wilson, intern kommunikationschef, Thomson Reuters.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
10. Forbind strategi til hverdagen
Det er svært at forbinde den overordnede strategi og de finansielle mål til medarbejdernes hverdagsarbejde – men denne forbindelse er yderst vigtig! Hvis en virksomhed formår dette, vil medarbejderne være mere motiverede og effektive. Jeg er overbevist om, at denne kombination har stor indflydelse på rentabiliteten. For at være succesfuld tror jeg også, det er vigtigt at holde sprog og budskab simpelt, kort og klart.
 
 

– Anni Svensson, informations- og kommunikationsdirektør, G4S, Stockholm.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
11. Hvilken indflydelse har det på mig?
De fleste medarbejdere vil bare gerne vide: ”Hvilken indflydelse har det på mig?” Jeg tror, den bedste tilgang er at benytte en historie, hvori man tilføjer de ansatte og de forskellige afdelinger som karakterer for at hjælpe dem med at forstå, hvordan de passer ind i det store billede. Visualitet er en stor del af dette. Hvis man overkomplicerer med ordfyldte præsentationer og lange dokumenter, kan man ende med at miste sit publikum. Fang dem med de bedste budskaber gennem tiltalende historier, og de vil forstå, hvor organisationen står, og hvor du gerne vil hen.

– Jessica McFarlane. kommunikationsspecialist, In the Clear Communications.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
Skab en historie, hvor ansatte og virkomhedens forskellige afdelinger spiller hver deres rolle. Foto: Gettyimages
 
12. De fleste mennesker er ikke kommunikationsprofessionelle
Selvom ledelsen har ansat dig til at forbedre den interne kommunikation, viser de fleste virksomheder modstand mod at ændre noget eller tænke nyt. Ledelsen tror måske, at de allerede ved, hvordan de skal kommunikere (”Vi har jo wikis og video!”), men hvorfor ansatte de dig så? Det er, fordi de ikke er intern kommunikation-professionelle. Vores job er at have et altseende øje på virksomhedens forretninger, forbinde de forskellige aktiviteter og vinde tillid.

– Sara Phipps, kommunikationschef, DHL.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
13. Stil spørgsmål konstant
I intern kommunikation bliver du nødt til at stille spørgsmål hele tiden. For at din kommunikation skal være effektiv, er der tre essentielle spørgsmål, du bliver nødt til at stille helt fra start: ”Hvad er det egentlige forretningsbehov?”, ”Hvilke resultater vil vi have?” og ”Hvordan vil vi måle succes?” Svarene vil guide dig i din kommunikation og vil give dig en ramme for alle andre spørgsmål, du måske bliver nødt til at stille. Husk, at du ikke bare skal acceptere det åbenlyse, stil spørgsmål til det. Og vigtigst af alt, vær standhaftig i din tilgang.

– Alison Ralph, intern kommunikationsleder, EUROCONTROL.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
14. Prøv infografik
Ord er gode, men billeder er bedre. Nogle gange bliver du nødt til at kommunikere i fakta og figurer til et publikum, der er mere komfortable med ord og følelser. Brug en time på at opstille hovedpunkterne i en engagerende infografik; det kan give stor fortjeneste på længere sigt.
Hvis de bliver designet godt, kan de hjælpe til at gøre det komplekse lettere at forstå og omdanne den tørreste information til et intern publikum på en måde, der har indhold, og som samtidig er let at forstå.

– Lizzie Cuddy, Digital Engagement Manager, Mitchells & Butlers.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
Ord er gode, men billeder er bedre. Kilde: Twitter/#comms
 
15. Definer fordelene
Det absolut vigtigste, jeg har lært i intern kommunikation, er at gøre kommunikationens personlige værdi tydelig for hvert eneste individuelle medlem af målgruppen. Folk reagerer bedst, når de forstår, hvorfor det er vigtigt for netop dem. For de fleste ansatte er bare det at være up-to-date med, hvad der sker internt i organisationen, ikke nok incitament til at tage tid væk fra deres daglige gøremål. Så snart du definerer dine forskellige målgrupper, og de ser og forstår deres udbytte, vil anerkendende deltagelse i den interne kommunikation blive en større del af deres rutine.

– Elena Lourou, intern kommunikationsleder, Velti.
Kilde: 'Rock your Comms'.
 
16. Spørg publikummet
En af de åbenlyse og ofte glemte principper i intern kommunikation er at ’spørge publikummet’ om, hvad de gerne vil høre, hvordan de gerne vil modtage det, hvor ofte og fra hvem. Opnår kommunikationsaktiviteten målene? Involverer du publikummet gennem designprocessen i enhver stor kommunikationsaktivitet for at sikre, at den passer til formålet? Alt for ofte sker det, at kommunikationsaktiviteter eller medier bliver overset, fordi kommunikatører føler, det er det, ledelsen forventer at se. Men helt ærligt, leverer alle disse aktiviteter så tilbage for investeringerne i dem?

– Jack Winters, rådgiver i intern kommunikation og forandringsledelse, BAA (Heathrow Airport).
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
17. Markedsfør intern kommunikation
Det vigtigste, jeg har lært i intern kommunikation, er i situationer, hvor jeg skal forklare seniormedarbejdere, hvad intern kommunikation kan bidrage med til virksomhedens succes. Mange seniorledere er dårlige kommunikatører og kommunikerer ineffektivt. De taler om medarbejderengagement, men de forstår ikke fordelene i det. Det er vigtigt at hjælpe dem med at forstå, at medarbejdere, der er glade på arbejdspladsen, er et middel til at opnå noget større, heriblandt mindre udskiftning i medarbejderstaben og øget produktivitet.

– Fiona Cohn, intern kommunikationsspecialist, PDSA.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
18. Tal ikke ’intern kommunikation'
Det absolut vigtigste, jeg har lært i intern kommunikation, er ikke at tale ’intern kommunikation’. Det er alt for let – grundet entusiasme for dit fag – at komme til at tale til ledere omkring de teknikker, du har lært, eller studier, du har læst. Men ifølge mine erfaringer kan det virkelig være et turn-off, medmindre du taler til ligesindede. Fokuser i stedet på, hvordan du kan hjælpe med at opnå forretningsmål, og demonstrer hvordan intern kommunikation kan bidrage til succes.

– Joyce Dalgleish, kommunikationsleder, Scottish Government.
Kilde: 'Rock your Comms'.
 
Joyce Dalgleish på Twitter
 
19. Involver medarbejderne
Involver medarbejderne i den interne kommunikationsproces. Jo flere mennesker, der bidrager og deltager, jo mere effektiv vil den interne kommunikation være. Det handler alt sammen om at engagere dig i dit interne publikum regelmæssigt og på alle niveauer, spørge dem om feedback og ideer og anvende svarene til at forme direktionen, tilgangen og fremtidige planer. Der er større sandsynlighed for at medarbejderne lytter og engagerer sig i den interne kommunikation, hvis de spiller en aktiv rolle i den.

– Nick Ronald, intern kommunikationsrådgiver, Sense.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
20. Forstå dit publikum
En ting, der træder frem, er behovet for at forstå dit publikum. Det er let at sætte dine medarbejdere ned i små, fine kasser, som det passer dig, men du får aldrig det rette udbytte på den måde. Det handler alt sammen om indblik, indblik og indblik og derefter at teste, teste og teste. Du bliver nødt til at forstå, hvem dine medarbejdere er, og hvordan de gerne vil kommunikeres til. Organisationer har brugt forbrugeranalyser og -indblik i årevis, når de skal designe produkter og kommunikation. At anvende den samme tilgang til medarbejdere kan gøre en kæmpe forskel, både i måden hvorpå vi kommunikerer med hinanden, samt i de resultater, vi opnår.

– Gillian McGill, intern kommunikationschef, Aviva.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
21. Undgå overforbrug af K-ordet
Mit vigtigste råd til interne kommunikatører er, at de skal undgå et overforbrug af K-ordet – kommunikation. For at par år siden lærte jeg, at ledere lytter aktivt til dig, når du taler deres sprog. Du bliver nødt til at tilføje værdi og ideer til forretningssamtaler. Jeg mener ikke udelukkende fra et kommunikationsperspektiv – det forventer de allerede fra dig. Demonstrer din videns bredde og indflydelse, og overbevis dem om din kommercielle forståelse. Hvis du kan gøre det, vil du blive spurgt til din mening, og du vil få en plads ved bordet, når der bliver truffet beslutninger. Du bliver ikke bare overladt til at kommunikere deres synspunkter til de ansatte.

– Rachel Miller, intern kommunikationskonsulent
Kilde: ’Rock your comms’.
 
Undgå et overforbrug af K-ord
 
22. Del passionerede menneskers historier
Intern kommunikation handler ikke kun om at fortælle mennesker, hvad de skal gøre, og hvad de ikke skal gøre. Du bliver nødt til at appellere til menneskers hjerter og til deres hoveder for at give dem lyst til at følge dine ledere. Det handler om at finde de mennesker, der er passionerede omkring deres arbejde og om at fortælle deres historie på tværs af organisationen. Hvis ikke du gør det, vil folk stadig komme på arbejde hver dag, men de vil ikke yde en ekstra indsats. Du skal samarbejde med dine ledere om at udvikle og forklare deres vision på en tiltalende måde, så alle kan forholde sig til det. I bund og grund handler det om at gøre alle i virksomheden spændte på fremtiden og forbinde medarbejderne med hinanden, så de bliver en helhed.

– Mark Detre, intern kommunikations-manager, Vodafone.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
23. Begræns dig ikke til at distribuere information
Hvordan ledere opfatter din værdi, er begrænset af, hvordan du vurderer det arbejde, du bidrager med i virksomheden. Hvis dit hovedfokus og aktivitet handler om at distribuere information, vil lederne tro, at dine kompetencer er begrænsede til informationsdistribution. Fokuser i stedet på at hjælpe med at løse rigtige problemstillinger, og mød virksomhedens prioriteter, så ledere kan se, at du tror på, at intern kommunikation kan hjælpe til at opnå virksomhedens resultater.

– Carolyn Rose, global intern kommunikationsdirektør, Rockwell Automation.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
24. Lad være med at over-intellektualisere
Intern kommunikation er ofte over-intellektualiseret. De bedste løsninger er de mest simple og direkte. Og husk, at sociale medier ikke er et universalmiddel til alle virksomheder.

– Anton Nebbe, kommunikationschef, Kier Services.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
25. Vær en forretningsrådgiver
Vær først og fremmest en forretningsrådgiver og derefter en intern kommunikatør. Dette vil give dig den respekt, du fortjener fra topledelsen.

– Hannah James, Westpac.
Kilde: ’Rock your Comms’.
 
 

Relaterede artikler

Dine medarbejdere laver også PR - Hvad er mantraet bag intern kommunikation, og hvordan knækker man som HR- eller kommunikationsansvarlig koden til at ska...
Skub din leder ned fra ølkassen - K-rådgiverne bør skubbe lederne ned fra ølkassen, så de kan tale mere med deres medarbejdere. Det er den nære, regelmæss...
Lille app, stor impact: Slack-attack - Folk hører om Slack, folk taler om Slack. Nogle af os bruger Slack. Men hvad er det lige, det går ud på? Kan det virkeli...
Tænk altid kommunikation som interaktion - Det er næsten hverdagskost at høre ledere i internationale virksomheder fortælle, hvordan de ønsker at differentiere sig...
Fejl er okay - Fejl er okay. Eller? Langt de fleste virksomheder og organisationer påstår bestemt, at det er helt okay at lave en fejl ...
Fem k-råd fra Nets: dos and don'ts ved børsnotering - En børsnotering, eller en IPO (Initial Public Offering) i fagtermer, er at sælge en virksomhed helt eller delvist på bør...
Facebook Workplace bliver dødsstødet til dit intranet - Facebook har netop lanceret Facebook Workplace (tidligere Facebook at Work), som lige om lidt rammer din organisation. E...
Dit nye intranet er en robot - Robotterne er på vej. Hvad betyder det for os, de interne kommunikatører? Bliver vi arbejdsløse? Bliver vi bare endnu be...
Godt arbejde fra gode k-folk = god forandring - ​​​​​​​Forandringsdagsordenen har et jerngreb om de danske virksomheder. Ledere og medarbejdere, der i forvejen har nok ...
Din virksomhed får Facebook Workplace i 2017 - Hvad kommer i kølvandet på et år, hvor Facebook Workplace som intranet er testet med positiv respons? Og hvor ord som di...
10 ting Hans Rosling har lært os - Hans Rosling var en forrygende taler og formidler af videnskabelige statistikker og har formået at være blandt de 25 mes...
Ryd op i dit interne kommunikationsflow - Bliver din organisations kommunikationsflow omtalt som en jungle, en rodebutik eller udueligt til vigtig kommunikation? ...

Giv din stemme

20 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Job

Kommunikationschef

Frist: 21. juli

Teamleder

Frist: 13. august

Studentermedhjælper

Frist: 17. august
Se alle job Indryk job

Tilmeld dig i juli og få 10% rabat

Tag med til K-dag eller bliv en del af et fagligt K-netværk

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.