Videnstyring og -deling er samtidig blevet et strategisk fokusområde og de bedre CMS kan rent faktisk understøtte realiseringen heraf. Derfor er valget af CMS blevet betydningsfuldt. Det har konsekvenser for hele organisationen. Og valget er ikke let.

Efterhånden udbyder alle reklamebureauer og programmører deres eget CMS. Udbuddet har det jo med at følge efterspørgslen. Derfor kan man ved en fintælling komme op på flere hundrede danske CMS på markedet i dag. Dermed er ravl og krat også inkluderet.

For en større professionel organisation er der imidlertid højest et dusin af de danske systemer, der for alvor har noget at byde på. Således kan man hurtigt frasortere 95% af udbyderne. Selvfølgelig kommer det an på ens ambitionsniveau, men det er tilfældet hvis man har planer om mere end blot simpel publicering. F.eks. er der store mangler, hvad angår skalérbarhed, fleksible Workflow faciliteter, uafhængighed med hensyn til database, styresystem, og programmeringssprog samt muligheden for indeksering af alle informationer i søgemaskinerne.

BNP e-advice er specialiseret i uvildig rådgivning om udvælgelse af CMS og har udover de bedste danske CMS altid en række udenlandske systemer med i overvejelserne. Hos BNP e-advice har et hold af dataloger i 2001 og senest i efteråret 2002 gennemgået, hvad vi anser for de 87 førende Content Management Systemer. Systemerne er vurderet efter 15 kriterier som der er givet points i forhold til via et Scorecard. De undersøgte CMS fordeler sig således:

 Internationale kommercielle CMS systemer (ca. 50%)
 Danske kommercielle CMS (ca. 25%)
 Open Source CMS (ca. 25%)

En væsentlig konklusion var, at der ikke findes ét bestemt system, der er bedre end alle de andre. De har alle deres fokus på forskellige funktionaliteter og nicher. Den enkelte organisations mål og behov skal derfor ligge til grund for valget. Helst i form af en kravspecifikation, som CMS leverandørerne konkret skal tage stilling til.

CMS markedet er i det hele taget lidt af en jungle at gå på opdagelse i. I kraft af de mange udbydere af CMS står beslutningstageren i erhvervslivet overfor en vanskelig beslutning. Hvilket system er det bedste til min virksomheds behov? Både nu og om 3 år? Og hvordan finder man ud af det?

I kraft af det store udbud af systemer der til forveksling ligner hinanden, er der desværre opstået en del eksempler på, at tilfældigheder har gjort sig gældende, når et bestemt system er blevet valgt. Det kan være alt fra lav pris, en god sælgers retorik over til, at systemet indeholder en bestemt funktionalitet, der vægtes højt i den enkelte organisation her og nu.

Selvfølgelig er der også de virksomheder, der først analyserer sine behov og derefter udarbejder en kravspecifikation, som systemet udvælges nøgternt efter. Denne fremgangsmåde kan som tidligere nævnt ikke anbefales nok!

Implementering af et CMS skal først og fremmest ses som en strategisk beslutning. For det kan hurtigt blive et centralt værktøj i arbejdet med at optimere organisationens forretnings- og kommunikationsprocesser. Man kan derfor som regel først opstille konkrete krav til systemet, når der er foretaget specifikke analyser af organisationens processer samt kundernes og medarbejdernes behov.

Når denne viden er på plads kan man finde det rette CMS, som kan understøtte målopfyldelsen. Det er dog her i processen, at mange løber hovedet ind i en tyk mur. For markedet er på det seneste blevet oversvømmet af CMS udbydere, med systemer så forskellige, at de færreste kan gennemskue, hvem der reelt er gode til hvad.

Processen med at identificere det rette CMS i forhold til de strategiske målsætninger vil langt de fleste danske virksomheder uden tvivl snart skulle igennem (igen). Og her nytter det ikke at lade tilfældighederne råde. Udvælgelsen skal ske på et velfunderet grundlag og ikke af sælgere/konsulenter, som lover guld og grønne skove og har interesse i at manipulere med køber pga. samarbejdsaftaler med leverandørerne.

Erfaringen hos BNP e-advice fra en lang række udvælgelsesprojekter er, at der i udvælgelse af et CMS f.eks. til et intranet skal allokeres tid og ressourcer efter følgende fordeling:

 Proces- og medarbejderanalyser: 10 %
 Køb af CMS produkt: 30 %
 Hardware: 5 %
 Uddannelse af brugere: 5 %
 Implementering: 20 %
 Analyse og kravspecifikation: 20 %
 Test, dokumentation, support, m.m.: 10 %

Dette varierer selvfølgelig fra projekt til projekt, men er vigtigt at holde sig for øje inden CMS udvælgelsen. Hvis man kun budgetterer med anskaffelsesprisen for systemet risikerer man en kedelig overraskelse. For en velfungerende CMS løsning kræver mere end blot anskaffelse af systemet.

Hele organisationen skal med i processen og derfor er det risikabelt kun at lade IT afdelingen gøre det til et IT projekt. IT afdelingen kan dog godt være tovholder på projektet, hvis den sørger for at der foretages brugeranalyser, som der efterfølgende skrives kravspecifikation på baggrund af. Det vigtigste er at beskrive de enkelte forretningsenheders behov i forhold til løsningen. For kun derved kan det rette system identificeres - på den rette baggrund.

Selv i en jungle er der en farbar vej frem.