Managementdrømmen om at bruge det billige og effektive intranet som
den dominerende kommunikationskanal, rygraden i den interne
kommunikation, overlever ikke mødet med virkeligheden. Ledelser bliver
stadig nødt til at møde deres medarbejdere ansigt til ansigt, hvis de
ønsker at inddrage og involvere dem i virksomheden. Gør de ikke det,
risikerer de, at deres ledelsesbudskaber blot bliver til
alibikommunikation. Intranettet er effektivt som nyhedskanal - det
skaber overblik og det bliver læst, men den daglige kommunikation om
de vigtige budskaber i virksomhedens liv skal foregå ansigt til
ansigt.

Nødvendigheden af direkte kommunikation bliver endnu vigtigere, når
virksomheden er i forandring. Først når beslutninger bliver forstået,
"ejet" og forankret blandt medarbejderne, kan de for alvor gå efter
målet. Man kan nemlig kun forandre adfærd gennem involvering og
dialog. Men kombinationen af en dialogbaseret mødekultur og nettet som
intern nyhedspuls er til gengæld en stærk kommunikator. Sådan lyder
nogle af de vigtige konklusioner i en ny analyse af de interne
kommunikationsstrømme i rådgivervirksomheden COWI A/S.

Nettrafik fordobles
Over 1500 medarbejdere i COWIs danske organisation blev spurgt om
kommunikationskultur og medievaner. Målet var at afdække, om COWI har
det rette mix af medier og møder til at løse de aktuelle behov for
intern kommunikation. COWI har netop været igennem en større
strategiproces, og det var derfor vigtigt at undersøge, om COWIs
interne kommunikation understøtter den nye strategi. Derudover ønskede
COWI specielt at undersøge, om den eksplosive stigning i brugen af
elektronisk kommunikation - f. eks. mail og intranet(trafikken på
virksomhedens intranet bliver fordoblet hvert år) - har påvirket den
interne møde- og kommunikationskultur. COWIs interne
kommunikationspolitik går ud på at give medarbejderne adgang til den
nødvendige viden og information, der dels gør dem i stand til at
udføre deres arbejde som selvgående rådgivere - og dels gør dem i
stand til at medvirke i den faglige, sociale og forretningsmæssige
udvikling af deres arbejdsplads.

Nettet som nyhedskanal
Syv ud af 10 medarbejdere (76 pct.) i COWI siger, at de bruger
intranettet en eller flere gange om dagen, 16 pct. bruger det en til
fire gange om ugen - ca. 7 pct. bruger det sjældnere. På baggrund af
disse tal kan det ikke overraske, at hele 95 pct. finder nettet
relevant/meget relevant. Men medarbejderne bruger først og fremmest
nettet til at holde sig generelt orienteret om nyheder i COWI (94
pct.), og nyheder er kun ét (det første) blandt mange tilbud på
intranettet.

Ansigt til ansigt
Både danske og internationale undersøgelser fortæller, at medarbejdere
ønsker at høre de vigtige budskaber fra deres nærmeste leder. Dette
billede bliver bekræftet i COWIs undersøgelse: Når det gælder
kommunikation, der ligger tæt på medarbejdernes hverdag, f.eks. om
deres afdelings økonomi, mål og strategi så er det ikke intranettet,
men afdelingsmøder og ansigt til ansigt kommunikation, som både er de
vigtigste kilder til information, og som har den højeste værdi for
medarbejderne. Som en af de typiske personlige kommentarer lød:
"Communication has to be personal, personal and personal". De
vigtigste budskaber skal leveres mundtligt med mulighed for dialog og
involvering. Intranettet kan kun konkurrere som vigtigste
informationskilde, hvis det er information om virksomheden COWIs
overordnede strategi, økonomi og mål.

Ikke plads til pjank
Analysen afliver også myten om, at det er underholdning og form, f.
eks. farver/animationer/levende billeder/lyd, der driver brugen af
intranettet frem. Intranettet er ikke til pjank, lyder beskeden fra
COWIs medarbejdere. Stof om fritid og det sociale liv scorer
bemærkelsesværdigt lavt (ca. 20 pct.). Brug i stedet ressourcerne på
at optimere og udvikle de netbaserede projektværktøjer, søgemaskinen
og netstrukturen, lyder den klare besked.

Både net og papir
Selv om medarbejderne sætter pris på den hurtige, faktabaserede
nyhedsformidling via nettet, vil de ikke undvære de interne
papirmediers længere fortællinger om faglighed, kultur og værdier. De
vil høre mere om kolleger, andre forretningsenheder, datterselskaber -
og altid med det faglige indhold som kernen i fortællingerne. De
ønsker, at COWIs og dermed deres egen stærke faglige identitet skal
afspejles både i de interne og eksterne mediers indhold og stil. For
medarbejderne er valget mellem intranet og papirmedier ikke et enten
eller - men et både og. Nettet er bedst til fakta, følelser skal
pakkes ind i papir.

Kommunikation virker
For professionelle kommunikationsfolk er analysen en stor opmuntring:
Investeringer i intern kommunikation kan aflæses direkte på
klimabundlinien. "Kommunikation vækker engagement hos mig. Man føler
sig som en værdsat del af en helhed med gensidig respekt," som det så
smukt siges af en af medarbejderne. Analysen fra COWI viser, at der er
en signifikant statistisk sammenhæng mellem god kommunikation og et
godt arbejdsklima. Det blev dokumenteret gennem en samkøring af
kommunikationsanalysen og den årlige klimamåling. Men det er en helt
anden historie.

Om analysen
Analysen er gennemført som en kombination af fokusgruppeinterview og
spørgeskemaundersøgelse via mail. Vi valgte at starte med den kvalitative
undersøgelse, dels for at få et grundlag for den kvantitative analysedesign,
dels for at teste de to metoder mod hinanden. I dette tilfælde peger begge
metoder på de samme hovedkonklusioner, hvilket unægteligt styrker
resultatet. Analysen blev gennemført over en periode på en uge i november
2002 - 68 pct. af medarbejderne, svarende til 1066 personer, deltog.