Mange mellemstore og mindre virksomheder er begyndt at udvikle og
udnytte intranet. At snakke intern portal i stedet for intranet
kan være med til at favne alle potentialer og fastlægge
mere præcise mål og succeskriterier. Også for
virksomheder, der har været i gang et stykke tid.



Fra intranet til portal

Der er altid en fare ved at forfalde til nye e-ord for at beskrive
de nye digitale muligheder. Men begrebet portal kan være et
godt værktøj til at forstå og udnytte de mange
digitale potentialer internt i virksomheden. Portalen samler de
'gamle' vinkler på intranet: Understøttelse af intern
kommunikation og arbejdsprocesser. Det indeholder også det
nye fokus for mange virksomheder: Videnstyring. Og endeligt favner
portalen intranettet som organisatorisk (ny)udvikling af virksomheden.



I denne artikel fokuserer jeg på portalen 'i sig selv' - vel
vidende, at der ikke eksisterer en virksomhedsportal uden en fysisk
virksomhed. Et intranet kan derfor ikke ses uafhængig af den
pågældende virksomheds kultur og organisation.

Kommunikation

Som internet hurtigt blev brugt til markedsføring, blev intranet
hurtigt set som et nyt internt medie. Og aldrig har den interne
kommunikation haft et hurtigere og mere målrettet medie for
information fra ledelsen til den enkelte medarbejder. Aldrig har
der eksisteret et medie, som har gjort det muligt for så mange
at være (med)producenter af information: På kryds og
tværs i virksomheden. Tidligere tiders problemer med lange
deadline på interne personaleblade er - med et velfungerende
intranet - tydeligvis talte.

Men mediets muligheder stopper ikke der. Mens dialog i skriftlige
medier ofte foregår som redigerede og langstrakte meningsudvekslinger
mellem tordenskjolds få soldater, og dialog på møder
oftere afspejler magtstrukturer end søger at knytte nye kontakter
og skabe ny viden, så giver on-line fora mulighed for en langt
større kreds at deltage i en given debat i løbet af
kort tid. At foreslå eller kommentere emner. At være
med til at sætte dagsordenen. Hvilket er forudsætningen
for dialog.



Arbejdsprocesser

Mens kommunikationsafdelingen typisk har set intranet som medie,
har IT-afdelingen oftere set intranet som 'blot et arbejdsredskab'.
Som for andre IT-systemer er målet at effektivisere virksomhedens
arbejdsprocesser. Intranettets særlige styrke er en langt
mere pædagogisk og dermed bredere brugerflade, der gør
det muligt at effektivisere langt flere rutineopgaver. Bestilling
af kontorartikler, booking af mødelokaler og -deltagere er
eksempler på sådanne rutineopgaver, der kan effektiviseres
via intranet.

Men redskabets muligheder stopper ikke der. Intranet kan også
fungere som indgang til at flere kan arbejde på den samme
opgave på samme tid. Ideer og forslag er ikke afgrænset
til de medarbejdere, der har fysisk kontakt til hinanden. Intranet
kan være med til at skabe innovative rum på tværs
af afdelinger og professioner. Typisk sker det i form af afgrænsede
projektwebs.



Videnstyring

Mange virksomheder har fået øjnene op for intranettets
potentialer i forbindelse med videnstyring. Pludselig er det muligt
at få adgang til alle virksomhedens (videns)databaser via
en fælles indgang. De fleste virksomheder indser dog hurtigt,
at adgang for alle til alt ikke er det samme som overblik. Der er
- som hidtil - brug for en intern, strategisk prioritering, men
så kan intranettet også synliggøre virksomhedens
videnfokus: Virksomhedens vigtigste kunder kan fremhæves,
vigtige medarbejderkvalifikationer kan synliggøres, nye markedstrends
kan fællesgøres og centrale produktionsstatistikker
kan gøres tilgængelige for alle.



Men fælles fokus på virksomhedens kerneviden er ikke
nogen fremtidssikring. Viden skal hele tiden indfanges og udvikles
hurtigere og mere målrettet. Viden skal udnyttes bedre og
mere effektivt. Erfaringer med at understøtte videnstyring
som proces er endnu i sin vorden på intranet, men mange virksomheder
arbejder målrettet med fx kompetenceudvikling, introduktion
af nye medarbejder og opsamling af ældre medarbejderes viden
via intranet.



Organisatorisk udvikling

Uanset man vil det eller ej, så påvirker intranettet
selve den måde, virksomheden er organiseret på. Mens
internettet i sin natur er anarkistisk, så handler intranet
langt mere om kultur end natur. Hvis virksomheden ikke tager stilling,
så udvikler intranettet sig ofte som en afspejling af eksisterende
organisatoriske strukturer: Hvis kulturen er meget anarkistisk,
så vokser der en række indbyrdes uafhængige og
meget forskellige intranet 'paddehatte' op i virksomheden. Hvis
kulturen er meget topstyret, så sker der typisk intet, før
den øverste ledelse tager initiativet.



Det er helt klart lettest at forstærke eksisterende strukturer,
men mange virksomheder er bevidst om mulighederne for at forandre
relationer: Skabe mere central styring og fælles fodslag i
en historisk set stærk selvstændighedskultur eller styrke
empowerment i en tidligere hierarkisk organisation. Men som alt
organisatorisk udvikling, så handler det om det lange og seje
træk. Og her er intranet stadig så ungt, at der kun
er få eksempler på bevidst - og succesfuld - organisatorisk
udvikling understøttet af intranet.



Forretningsfokus

Alt for ofte angriber den enkelte virksomhed intranet udfra en enkelt
af de skitserede vinkler - ofte afhængig af, hvilken afdeling
der først tager 'ejerskab' af intranettet. Det er med til
at præge virksomhedens generelle forventninger til intranet,
men værst af alt kan det betyde at intranettet ikke får
den nødvendige forretningsfokus. Hvis virksomheden står
midt i en fusion er effektivisering af arbejdsgange ikke det vigtigste,
hvis virksomheden har brug for hurtigere at opfange signaler fra
lokale filialer er generel synliggørelse af kundefokus ikke
svaret. Portalens palet af muligheder giver kun mening, hvis den
kobles med det rette virksomhedsbehov på rette tid.



Det gælder også når forretningsfokus er ekstern.
En velfungerende intern portal er det bedste udgangspunkt for et
velfungerende digitalt samspil med kunder og marked. Et samspil,
der indeholder kommunikation, samarbejde, videndeling og organisatorisk
udvikling.



Se mere på www.intracom.dk

Artiklen er tidligere bragt i Børsen 31.10.00.