Intranet som virksomhedens interne portal

Begrebet 'corporate portal' bruges i stigende omfang om intranet. Fire vinkler på portalen giver på en gang en bredere og mere præcis forståelse af intranettets potentialer.


Mange mellemstore og mindre virksomheder er begyndt at udvikle og udnytte intranet. At snakke intern portal i stedet for intranet kan være med til at favne alle potentialer og fastlægge mere præcise
mål og succeskriterier. Også for virksomheder, der har været
i gang et stykke tid.


Fra intranet til portal

Der er altid en fare ved at forfalde til nye e-ord for at beskrive de
nye digitale muligheder. Men begrebet portal kan være et godt værktøj til at forstå og udnytte de mange digitale potentialer internt i
virksomheden. Portalen samler de 'gamle' vinkler på intranet: Understøttelse af intern kommunikation og arbejdsprocesser. Det indeholder også det nye fokus for mange virksomheder: Videnstyring. Og endeligt favner portalen intranettet som organisatorisk (ny)udvikling af virksomheden.


I denne artikel fokuserer jeg på portalen 'i sig selv' - vel vidende,
at der ikke eksisterer en virksomhedsportal uden en fysisk virksomhed. Et intranet kan derfor ikke ses uafhængig af den pågældende virksomheds kultur og organisation.



Kommunikation

Som internet hurtigt blev brugt til markedsføring, blev intranet
hurtigt set som et nyt internt medie. Og aldrig har den interne kommunikation haft et hurtigere og mere målrettet medie for information fra ledelsen
til den enkelte medarbejder. Aldrig har der eksisteret et medie, som har gjort det muligt for så mange at være (med)producenter af
information: På kryds og tværs i virksomheden. Tidligere tiders
problemer med lange deadline på interne personaleblade er - med
et velfungerende intranet - tydeligvis talte.


Men mediets muligheder stopper ikke der. Mens dialog i skriftlige medier ofte foregår som redigerede og langstrakte meningsudvekslinger mellem tordenskjolds få soldater, og dialog på møder oftere afspejler magtstrukturer end søger at knytte nye kontakter og skabe ny viden, så giver on-line fora mulighed for en langt større kreds at deltage i en given debat i løbet af kort tid. At foreslå eller kommentere emner. At være med til at sætte dagsordenen. Hvilket er forudsætningen for dialog.


Arbejdsprocesser

Mens kommunikationsafdelingen typisk har set intranet som medie, har IT-afdelingen oftere set intranet som 'blot et arbejdsredskab'. Som for andre IT-systemer er målet at effektivisere virksomhedens arbejdsprocesser. Intranettets særlige styrke er en langt mere pædagogisk og dermed bredere brugerflade, der gør det muligt at effektivisere langt flere rutineopgaver. Bestilling af kontorartikler, booking af mødelokaler og -deltagere er eksempler på sådanne rutineopgaver, der kan effektiviseres via intranet.


Men redskabets muligheder stopper ikke der. Intranet kan også fungere som indgang til at flere kan arbejde på den samme opgave på samme tid. Ideer og forslag er ikke afgrænset til de medarbejdere, der har fysisk kontakt til hinanden. Intranet kan være med til at skabe innovative rum på tværs af afdelinger og professioner. Typisk sker det i form af afgrænsede projektwebs.


Videnstyring

Mange virksomheder har fået øjnene op for intranettets potentialer
i forbindelse med videnstyring. Pludselig er det muligt at få adgang
til alle virksomhedens (videns)databaser via en fælles indgang.
De fleste virksomheder indser dog hurtigt, at adgang for alle til alt
ikke er det samme som overblik. Der er - som hidtil - brug for en intern, strategisk prioritering, men så kan intranettet også synliggøre
virksomhedens videnfokus: Virksomhedens vigtigste kunder kan fremhæves, vigtige medarbejderkvalifikationer kan synliggøres, nye markedstrends kan fællesgøres og centrale produktionsstatistikker kan gøres tilgængelige for alle.


Men fælles fokus på virksomhedens kerneviden er ikke nogen
fremtidssikring. Viden skal hele tiden indfanges og udvikles hurtigere
og mere målrettet. Viden skal udnyttes bedre og mere effektivt.
Erfaringer med at understøtte videnstyring som proces er endnu
i sin vorden på intranet, men mange virksomheder arbejder målrettet med fx kompetenceudvikling, introduktion af nye medarbejder og opsamling af ældre medarbejderes viden via intranet.


Organisatorisk udvikling

Uanset man vil det eller ej, så påvirker intranettet selve
den måde, virksomheden er organiseret på. Mens internettet
i sin natur er anarkistisk, så handler intranet langt mere om kultur
end natur. Hvis virksomheden ikke tager stilling, så udvikler intranettet sig ofte som en afspejling af eksisterende organisatoriske strukturer: Hvis kulturen er meget anarkistisk, så vokser der en række indbyrdes uafhængige og meget forskellige intranet 'paddehatte' op i virksomheden. Hvis kulturen er meget topstyret, så sker der typisk intet, før den øverste ledelse tager initiativet.


Det er helt klart lettest at forstærke eksisterende strukturer,
men mange virksomheder er bevidst om mulighederne for at forandre relationer: Skabe mere central styring og fælles fodslag i en historisk set stærk selvstændighedskultur eller styrke empowerment i en tidligere hierarkisk organisation. Men som alt organisatorisk udvikling, så handler det om det lange og seje træk. Og her er intranet stadig så ungt, at der kun er få eksempler på bevidst
- og succesfuld - organisatorisk udvikling understøttet af intranet.


Forretningsfokus

Alt for ofte angriber den enkelte virksomhed intranet udfra en enkelt
af de skitserede vinkler - ofte afhængig af, hvilken afdeling der
først tager 'ejerskab' af intranettet. Det er med til at præge
virksomhedens generelle forventninger til intranet, men værst af
alt kan det betyde at intranettet ikke får den nødvendige
forretningsfokus. Hvis virksomheden står midt i en fusion er effektivisering af arbejdsgange ikke det vigtigste, hvis virksomheden har brug for hurtigere at opfange signaler fra lokale filialer er generel synliggørelse af kundefokus ikke svaret. Portalens palet af muligheder giver kun mening, hvis den kobles med det rette virksomhedsbehov på rette tid.


Det gælder også når forretningsfokus er ekstern. En
velfungerende intern portal er det bedste udgangspunkt for et velfungerende digitalt samspil med kunder og marked. Et samspil, der indeholder kommunikation, samarbejde, videndeling og organisatorisk udvikling.


Den 15. og 16. november er Mads Richard Møller ordstyrer på
en konference om intranet som virksomhedens interne portal, arrangeret af IBC Euroforum. Se mere på www.intracom.dk


Artiklen er bragt i Børsen Informatik den 31. oktober under overskriften: "Intranettet - nøgle til virksomhedens portal-verden.


06.11.00


Relaterede artikler

Er vi rigtig kloge ? - Der stilles forslag om at give virksomhedernes håndtering af Videnøkonomien en kickstart ved at give visse favorable ram...
Task force skal starte intranet - Et fuldt intranet-hold er nødvendigt, hvis virksomheden skal i gang med intranet. Forfatteren til bogen ”Behind the fire...
Undgå intranettets faldgruber - Der er mest fokus på god skik, når det gælder udnyttelse af intranet. Men der viser sig også en række fælles faldgruber....
Den grænseløse virksomhedsportal - Danske virksomheder begynder for alvor at udnytte intranet til at understøtte kommunikation, arbejdsprocesser og videnst...
Årets personaleblad bygger Bro i Gladsaxe - Broen. Et personaleblad i Gladsaxe. På forsiden: En skaldet mand. Munden er forvrænget. Næsen al for stor. Som om han ki...
Strategisk kommunikation for blæksprutter - Selv om det kunne se ud, som om markedet er oversvømmet af håndbøger i kommunikation og introduktioner til strategisk ko...
Intern kommunikation internationalt - Danske virksomheder er midt i en internationaliseringsproces, hvor mange etablerer forretningsenheder eller datterselska...
SKAT er skidt uden god intern kommunikation - Personalebladet skal genindføres, væk med mytedannelser, mere struktur på videndeling. Det var nogle af konklusionerne, ...
Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0 - Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er ...
29 ideer til dit intranet - Intranettet kan være det helt centrale omdrejningspunkt i virksomhedens hverdag. Men før du kaster dig over alle de nye ...
Slip din interne YouTube løs - Danske Bank gør det. Telenor og Skat gør det. Bruger de sociale medier til at opbygge den interne kommunikation. Sociale...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Netværk

Webansvarlige

Kun få ledige pladser

Se alle Læs mere

Få nyhedsbrev

Job

Faglig formidler

Frist: 22. november

Kommunikationsrådgiver

Frist: 30. november

Tekstforfatter

Frist: 1. december
Se alle job Indryk job

Tilmeld nyhedsbrev

Få alt, hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.