Inden i et interessant intranet

Forsiden på Chr. Hansens intranet 'C-Net'

Chr. Hansens oprindelige intranet blev ikke brugt, og i 2007 blev der ansat en Intranet Manager i kommunikationsafdelingen og en Intranet Administrator i IT-afdelingen. Ligeledes blev en IT Manager-stilling besat med en ny profil. De tre nye i virksomheden brugte de første seks måneder til at vride det sidste ud af det daværende intranet.

En ny strategi blev iværksat med udgangspunkt i CEO'ens mantra, ”take out complexity”. Det oversatte vi til en vision, der skulle sikre ”single point of entry” for vore medarbejdere på fire fokusområder:

• intern kommunikation
• fælles information/indhold
• samarbejde
• opgaveløsning.

Det var vigtigt for os at lave et nyt flot visuelt design, da det tidligere ”HanseNet” var trist at se på, og så har Chr. Hansen mange flotte produktbilleder at byde ind med. Vi skulle også lave en ny informationsarkitektur, da den tidligere var meget afsenderorienteret.

TimeOut universet på C-Net, er den sociale del af intranet-nyhederne. Der er mulighed for at købe og sælge ting privat i Marketplace og virksomhedens lokale personaleklubber kan skrive nyhedshistorier, lave tilmeldinger til arrangementer mv.

Brugerne med på råd

Brugerinvolvering og decentralisering var vigtige principper for teamet. For at få det til at blive en succes skulle en række redaktører uddannes, da vi i langt højere grad end før ville decentralisere og give dem ansvar og muligheder for at styre og beslutte flere ting selv.

En navnekonkurrence med over 100 forslag fra medarbejderne resulterede i det nye intranets navn: C-Net. Det var vigtigt for os at signalere en ny start på alle fronter – forankring hos ledelsen, ny teknik, ny måde at arbejde på osv.

I modsætning til den normale praksis i virksomheden besluttede projekt-teamet at benytte sig af en agil projekt- og udviklingsmodel samt et minimum af kravspecificering. En gensidig tillid, bygget på respekt og partnerskab mellem IT-afd. og Kommunikationsafd., var fundamentet for, at man kunne udvikle de mest nødvendige funktioner med relativt få ressourcer. Et af udviklingsprincipperne var at komme så langt som muligt med Sharepoint-platformen ved hjælp af tilpasninger frem for programmering.

Web-applikationen her fokuserer på marketing materiale som f.eks. brochurer, plakater og udstillingsmateriale. Desuden kan man finde skabeloner, godkendte billeder, logoer mv.

Et år og nogle millioner kroner senere

I foråret 2008 ansatte vi vores egen Sharepoint-udvikler og senere blev konsulentbureauet Twins også koblet på for at lave to specifikke ting i Flash. Vi havde teknisk lancering i december efter et års arbejde og lancering for brugere i februar 2009, hvor alt indhold var vurderet og flyttet over i den nye informationsarkitektur. Uden medregning af intern tid kostede det et mindre encifret millionbeløb at udvikle intranettet. Vi sparede til gengæld penge påsoftware og hardware, da licenserne til det forhenværende intranet ville have været dyrere.

Personsøgningfunktionen i C-Net er standard Sharepoint søgning ned i Active Directory, men vi har ændret formateringen af, hvordan søgeresultaterne vises. Desuden har vi lukket af for, at folk selv kan lægge deres eget billede ind, da babybilleder, Homer Simpson billeder osv. ikke bidrager til vidensdeling på kontor-gangene. Her ses resultaterne af en søgning på "Henriette"

PeopleNet var involveret i at lave brugermanualer, men vi valgte selv at stå for al brugeruddannelse. På denne måde kunne vi få etableret et godt netværk med redaktørerne og få feedback på, hvad der var godt, og hvad der var skidt. Vi kunne opsamle ideer til senere versioner og lære mere om de forskellige typer af brugere. Efter en række interviews og analyser endte vi med fem primære typer brugere, personas.

Det første skærmbillede er forsiden som bruger-segmentering. Vi fravalgte oprindeligt personalisering på forsiden på grund af historier om dårlige svar-tider samt udtalelser fra Chr. Hansen-medarbejdere, der pegede på, at de alligevel ikke ønskede at bruge tid på personalisering af startsiden.

Alle kan komme på forsiden

Alle medarbejdere kan skrive nyheder til forsiden og kan vælge mellem modtager-publikum defineret som et land eller en lokation (eksempelvis Barcelona). Ligeledes kan alle medarbejdere skrive begivenheder såsom udstillinger, større salgsmøder, nationale lukkedage og deslige ind i en fælles kalender direkte fra forsiden (den filtreres på samme måde som nyhederne, altså på land og lokation).

Eksempel på en nyhedshistorie, hvor der også er indlejret et videoklip

Sitets opbygning

Venstre kolonne indeholder, ud over den nævnte kalender; aktiekurs, praktiske beskeder (som er for korte til at blive egentlige nyheder) samt status på IT-systemer. Derudover en liste over opslåede interne jobs og medie-overvågning

Midterkolonnen viser nyheder sorteret efter dato (dog med en fastlåst hovedhistorie i toppen) og kan indeholde globale nyheder og lokale nyheder på lokalsprog. Brugeren skal ikke vælge kanaler eller præferencer. Nyheder som kun har interesse for en lille gruppe medarbejdere kan også oprettes på undersider (f.eks. rejse-siden). Kun kommunikationsafdelingen og et par udvalgte redaktører kan skrive til alle 2.200 medarbejdere.

Højre kolonne indeholder blandt andet en global liste med populære genveje og en dansk genvejs-liste. En række reklame-elementer vises, afhængig af land og lokation, og de har enten en konkret funktion eller linker videre til andre sider. F.eks. kan ses et verdensur for tre større lokationer, og man kan zoome ind på et flash-baseret kort og finde informationer om Chr. Hansens lokationer. Denne funktion fik vi udviklet af bureauet Twins, fordi vi ønskede at understøtte tanken om en stor fælles virksomhed med én strategi og et brand. Netop fællesskabet med et brand og en strategi var vigtigt for os, da medarbejderne har oplevet et par turbulente år med frasalg og tilkøb af forretningsområder.

Den visuelle identitet i toppen af skærmbilledet er fælles med andre web-applikationer, som også udvikles med samme platform.

Vidensdeling faciliteres også for uformelle netværk. Her deler assistenter og sekretærer informationer og diskuterer

Formularer og arbejdsgange understøttes også. Denne side indeholder en ”take away” formular, der blandt andet sender huske-mail ud til dem, som har bestilt mad

Arbejdsgange understøttes med et produkt, vi har tilkøbt (K2). Medarbejderne kan se deres egne aktive workflows på MySite i et faneblad kaldet ”My Workflows”

C-Nets nye screensaver. En billedkarrusel viser en billedserie, f.eks. produktbilleder eller som her billeder fra en begivenhed (vores børsintroduktion). Alle opfordres til at indsende billeder eller give tip til kommende billedserier. Screensaveren er lavet af bureauet Twins med programmet InstantStorm

---

Fakta om Chr. Hansens nye intranet

Virksomheden: Chr. Hansen er en global bioteknologisk business-to-business virksomhed inden for madkulturer, probiotika, enzymer og naturlige farver. Hovedsædet for de ca. 2.200 medarbejdere ligger i Hørsholm, og der findes produktion på fem kontinenter og kontorer findes i over 30 lande.

Teknik: Microsoft Sharepoint 2007. IT-afd. ville skabe synergi mellem flere projekter; intranet, dokumentstyringssystem og portal til nye produktionsstyringssystemer, og Kommunikations-afd. ville have et markedsledende CMS med teknisk fleksibilitet og adgang til ressourcer hos mange samarbejdspartnere. It-bureau: NNIT.

Kvalitet: På Danmarks største konference for intranet, IntraTeam Event 2010, blev Chr. Hansens nye intranet kåret som årets bedste Intranet. Tidligere vindere er blandt andre TDC, Novo Nordisk, SimCorp og Udenrigsministeriet.