Automate this

Arbejder du på højtryk for at nå alle dine PR-opgaver? Lad automatikken hjælpe dig og spar massser af tid. Kilde: Polfoto/Jonathan Mchugh

1. Planlæg updates i sociale medier

Opdaterer du dine sociale medier manuelt? Så er det måske på tide, at du forsøger dig med smartere metoder. Der findes mange forskellige programmer, som kan hjælpe dig med at administrere dine sociale medier ét sted og planlægge dine indlæg på forhånd. Du slipper altså for at bruge tid på at tweete og finde spændende artikler at dele på Facebook hver dag – du kan nøjes med at planlægge det én gang i ugen. Prøv eksempelvis programmet Buffer, hvor du let kan administrere flere konti på de sociale medier, eller Social Oomph, hvor du kan planlægge indlæg og overvåge flere konti.

Lad fx Buffer klare de sociale medier for dig – automatisk.

2. Hold styr på dine e-mails

Hvordan får du bedst overblik over, hvem der svarer på dine mails og hvem der læser dem?

Via et regneark er det let nok, at holde styr på hvilke mails du sender og hvem der svarer – men det er tidskrævende. Til dette formål kan du med fordel installere Yesware, som er et værktøj der fungerer sammen med Gmail. Brug værktøjet til at kontrollere hvem der åbner dine mails, klikker sig rundt og sender svar tilbage. Herudover er det muligt, at oprette skabeloner til at automatisere dine mails og registrere hvilke budskaber der giver det bedste respons.

Med Yesware kan du se, om modtageren har læst din mail.

3. Håndter pressemeddelelser

Synes du, at det tager lang tid at skrive en pressemeddelelse og klargøre den som e-mail? Først skal den skrives, dine kontaktpersoner skal hentes fra dit regneark til din mail-udbyder, billeder skal hentes til mailens format… og så videre. Med Prezly kan du kombinere afsendelsen af e-mails med et brugerdefineret online-newsrooms. Her kan du fremstille en pressemeddelelse og Prezly genererer automatisk en e-version, som du kan sende direkte videre til journalister.

Skriv en pressemeddelelse i dit eget brugerdefineret news-room og send den hurtigt videre.

4. Lav lister over vigtige kontakter

Er du træt af at søge på Google efter kontaktoplysninger og indsætte dem i et regneark én ad gangen? Frygt ikke – opgaven kan let automatiseres med Buzzstream. Ved hjælp af bogmærket ’Buzzmarker’ kan du let gemme kontaktoplysningerne fra en hjemmeside eller et blog-indlæg. Hvis du f.eks. bogmærker et blogindlæg, vil Buzzstream finde alle e-mailadresser eller sociale profiler, der er forbundet med afsenderen af indlægget og gemme oplysningerne i en database. Her har du mulighed for, at tilføje yderligere data og lave lister på baggrund af de tilgængelige informationer. Desuden gør Buzzstream det muligt, at sende mails til dine kontaktpersoner direkte fra databasen.

Med Buzzstream kan du så let som ingenting finde de kontaktoplysninger, som du har brug for.

5. Udformning af e-mailsvar

Du modtager en mail fra en vigtig person, og du vil gerne sende det bedste svar tilbage hurtigst muligt. Hvad gør du? Søger du informationer om personen via Facebook, Twitter, LinkedIn og Google, og den vej får et godt billede af hvem personen er? Eller automatiserer du denne kedelige proces med Rapportive? Rapportive er en enkel funktion til Gmail, der helt automatisk viser sociale data om de personer, der sender dig e-mails. Oplysningerne vises direkte i din indbakke, så lettere bliver det ikke.

Modtaget en mail? Find de informationer du har brug for om afsenderen.

6. Gør din kontaktliste bedre med sociale data

Du har en kontaktliste der inkluderer knastørre data som navn og e-mailadresse. Hvordan kan du gøre listen mere informativ? Du behøver ikke bruge en masse tid sammen med Google, for at finde relevante sociale informationer om dine kontaktpersoner. I stedet kan du gøre det nemt og automatisk med FullContact, hvor alt du skal gøre er, at indsætte en e-mailadresse eller Twitter-profil, og dernæst kommer informationerne væltende ind. Hurtigt er din kontaktliste meget mere spændende og sigende.

FullContact finder automatisk alle de informationer du har brug for om dine kontakter.

7. Hold kontakten

Det er et smart PR-træk, at holde kontakten med vigtige personer i dit netværk. Men du har travlt, og det tager tid at pleje forhold. Det er her Contactually kommer ind i billedet. Contactually er et praktisk værktøj, der automatisk sender dig påmindelser om at kontakte folk i dit netværk, som du ikke har haft kontakt med længe. Værktøjet viser også nyttige oplysninger såsom sociale opdateringer samt e-mailskabeloner, som kan hjælpe dig med at skabe kontakt hurtigt.

’Stay in touch’ med Conceptually.

8. Slip for at tage noter

Når du foretager et opfølgningsopkald, sidder du klar med kuglepen og blok, så du kan tage noter under opkaldet. Men hvad siger du til, at slippe for at tage noter? Værktøjet Close.io lader dig optage samtaler med dine kontaktpersoner, så du udelukkende skal fokusere på selve samtalen. Værktøjet tilbyder også lydoptagelse, så du kan vende tilbage til den egentlige samtale og ikke kun dine ufuldstændige noter. Hvis du har brug for, at opkaldet bliver transskriberet, kan Close.io også integreres med transskription tjenesten Rev.

Lad Close.io hjælpe dig med at optage dine opkald, så du slipper for at tage noter.

9. Opbyg sociale dashboards

Er du træt af at trække rapporter fra forskellige kilder, manuelt sammenlægge informationerne i et regneark, og dernæst sende rapporterne én efter én til dine kunder? Hvis ja, så læs med her.

Med værktøjet Netvibes, kan du tilbyde dine kunder deres helt egen brugerdefineret-dashboard, der automatisk henter resultater fra alle dine kampagner. Dine kunder kan få adgang til deres dashboard 24 timer i døgnet og fra hvilken som helst enhed.

Skræddersy forskellige dashboards til dine kunder, så de får præcis de oplysninger de har brug for.

10. Hold dig opdateret på Twitter

Holder du øje med dine kunders tilstedeværelse på Twitter? Hvis ikke, er det på tide. Til det formål kan du benytte programmet Twilert, som er et simpelt, men effektivt værktøj. Tænk på det som Google Alerts – bare til Twitter. Værktøjet giver dig mulighed for at få e-mailadvarsler, når bestemte ord, hashtag eller brands nævnes. På den måde vil du aldrig gå glip af en omtale igen - Twilert holder styr på, hvem der taler om dit brand på Twitter 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen.