Fyringskommunikation: Do's and Don'ts

Do's

• Tal så vidt muligt med de involverede i stedet for at skrive. Det virker mere medfølende og menneskeligt.
• Tag udgangspunkt i fyredes problemer og bekymringer.
• Tal og skriv et almindeligt dansk. Og vær konkret.
• Vær opmærksom på, hvad de fyrede allerede ved.
• Fortæl det vigtigste først.
• Virksomheden skal formidle, hvad der er besluttet og forklare beslutningen.
• Og den helt oplagte: Husk at kommunikere internt først. At medarbejderne kan læse om fyringerne i medierne, før de er blevet fyret, er no go.
• Formuler på forhånd et hovedbudskab og fastlæg tone of voice. Hvad er historien, der skal fortælles? Skriv den ned som sætninger på et par linjer. Disse linjer er kommunikationsplatformen, som resten af kommunikationen skal gennemsyres af. Det er, hvad både toplederen, stab og mellemlederne taler udfra.
• Gennemfør en interessent-analyse: Hvem er interessenterne, og hvad kræver eller forventer de? Det er klart, at medarbejderne skal have grundig besked. Men hvilke regler skal overholdes, for at en fyring er lovlig? Hvad med børsen, analytikere, investorer, pressen, lokalsamfundet, borgmesteren, politikerne, hele virksomheden, fagforeningen, tillidsrepræsentanten, arbejdsformidlingen, søstervirksomheder, virksomhederne i andre lande? Ofte har de forskellige interessenter forskellige informationsbehov, og derfor er der forskellige mål og midler i kommunikationen for hver af interessenterne.
• Tal om de emner, som ligger interessenterne på sinde i forhold til den fyring, virksomheden står midt i. Det er for eksempel sjældent nok at bruge rationelle argumenter, for fyring handler om følelser. De, som bliver fyret, og de, som bliver tilbage, er ofte følelsesmæssigt involveret i den krise, virksomheden befinder sig i. Derfor skal virksomheden forholde sig aktivt til medarbejdernes følelser. Sørg for at få besvaret deres spørgsmål - også dem, de ikke stiller af sig selv.
• Samarbejd med samarbejdsudvalget. Det er alfa og omega, hvis fyringen skal gå godt. Få styr på udvalgets rolle, og hvornår det skal orienteres eller involveres.
• Få tidslinjen og timing på plads. Hvornår gør hvem i ledelsen hvad igennem hvilke medier? Tidslinjen skal vise kombinationen af de forskellige medier såsom stormøde, intranet og one-to-one møder. One-to-one møde med nærmeste chef er for eksempel den bedste måde at fortælle en medarbejder, at han/hun er fyret.
• Opstil en talsmandsstruktur for, hvem der siger hvad? Er det kommunikationschefen, direktøren, tillidsmanden eller den nærmeste mellemleder, der fører ordet og orienterer medarbejderne? Få toplederne frem i rampelyset. Det giver stor symbolværdi, at lederen er involveret i fyringerne. Kun lederen kan for alvor udvise den nødvendige autoritet, give processen værdighed og vise empati for fyringens ofre. Det kan for eksempel ske på et stormøde, hvor lederen orienterer om, hvorfor og hvad der skal ske.
• Skriv et spørgsmål-svar-papir med de vigtigste svar på de vigtigste spørgsmål, som enhver fyringsrunde rejser. Papiret skal gives til og læses grundigt af alle, som kommunikerer om fyringerne, så der er konsistens, og misforståelser undgås.
• Lav et faktaark om fyringerne (antal, geografi, opsigelse, procedure), der kan anvendes af mellemlederne, toplederne og stabsfunktioner. I nogle tilfælde kan det også produceres powerpoints, selv om dette medie skal bruges med omtanke for ikke at støde nogen.

Don'ts

• Undgå humor, jargon og negative ord.
• Undgå forskellige budskaber i forskellige medier.
• Undgå direkte eller indirekte at angribe andre. Det gælder for eksempel konkurrenter.
• Undgå at give andre eller medarbejderne skylden.
• Undgå risiko/gevinst-sammenligninger og risiko/udgifter-sammenligninger.
• Pas på med et forkert medievalg eller tone i forhold til fyringens mange følelser.
• Undgå store løfter og garantier, som muligvis ikke holder a la: 'Når året er omme, er I nok ansat igen, når konjunkturen vender'.
• Undgå hvis-nu-scenarier og kontrafaktisk historieskrivning a la 'hvis ikke XX, så var ingen blevet fyret'.
• Undgå spørgsmål om penge og profit som præcise tal i kroner og øre. Altså hvor meget virksomheden sparer på fyringerne.
• Undgå at bruge virksomhedens navn som person eller subjekt i en sætning. Det virker upersonligt.
• Undgå tekniske, juridiske og økonomiske detaljer og begreber.
• Pas på med dem-os-mentalitet: Dem (de fyrede) mod os (ledelsen).
• Undgå group thinking, hvor alle i omverden er nogle idioter, som ikke forstår, hvorfor disse fyringer var nødvendige.
• Undgå trivialisering og sammenlign ikke med andre typer af risici, kriser og fyringsrunder. Det nivellerer den aktuelle fyring.
• Undgå buzz-ord. De virker verdensfjerne og uempatiske. En fyring er alt andet end varm luft, og derfor skal der også tales meget konkret om den.

Fortsæt selv listen i kommentarfeltet.