Folkemødet for klever*
Er du klar til Folkemødet? Har du styr på, hvordan du planlægger din virksomheds event, holder tidsplanen og fanger pressens opmærksomhed? Her er 10 gode råd til, hvordan du og din organisation får det bedste ud af jeres deltagelse i Folkemødet.
(*’Klever’ er bornholmsk for ’dummies’)
(*’Klever’ er bornholmsk for ’dummies’)
af Ulf Førsteliin
Artiklen er fra 2013, men får en tur til på forsiden i anledning af Folkemødet 2014.
Alt tyder på, at Folkemødet 2013 fra 13.-16. juni bliver mindst lige så stort som i fjor, da omkring 32.000 mennesker deltog i den politiske festival på Bornholm.
I 2012 var over 250 partier, organisationer, virksomheder, institutioner og foreninger med til at skabe et voluminøst program med 748 events - bl.a. i form af paneldebatter, workshops, foredrag, seminarer og taler. Rigtig mange af disse gik rent ind, mens et fåtal klaskede fælt sammen på de bornholmske klipper.
Her er 10 gode råd fra Folkemødets sekretariat til, hvordan du og din organisation kan få det maksimale ud af jeres deltagelse i Folkemødet 2013.
Har du styr på alt det praktiske til årets Folkemøde på Bornholm? Der er snart sidste udkald for at leje sig ind på timebasis i store telte eller mødelokaler i festivalområdet i Allinge
1. Allerførst: Alt det praktiske
Hvis I ikke har fundet et mødested, hvor I kan afholde jeres events, er det ved at være sidste udkald. Men løbet er dog endnu ikke kørt. Det er stadig muligt at leje sig ind på timebasis i store telte eller mødelokaler i festivalområdet. Læs mere om booking af mødelokaler her
Hvis I ønsker at have jeres eget telt i festivalområdet, ser det straks mere sort ud. Alle 12 kommunalt ejede eventområder har været udlejet til sidste kvadratmeter i nogen tid. Der kan dog komme afbud, så frem til 1. april er det muligt at komme på venteliste.
Der er også den mulighed, at I selv finder privatejede arealer, som I kan leje.
Der mange muligheder for at komme til og fra øen, og der er indsat både ekstra færger og fly i forbindelse med Folkemødet. Men book billetter i god tid, hvis I vil være sikre på at komme med en bestemt afgang. Læs mere om transportmulighederne her
At finde overnatning i Allinge/Sandvig under Folkemødet er ikke længere realistisk. Men ude på øen er der fortsat ledige senge – bl.a. er mulighederne for at leje et sommerhus gode. Læs mere om sommerhusudlejning tæt på festivalen her
2. Hold dig ajour
Der er en del deadlines, som arrangører på Folkemødet skal overholde. Som modtager af Folkemødets nyhedsbrev bliver du holdt ajour om nye og mindet om gamle deadlines. Tilmeld dig nyhedsbrevet her
Lars Løkke på Allinge Havn til sidste års Folkemøde
3. Lær rammerne at kende
Folkemødet har få, men ufravigelige krav til de deltagende organisationer. Sæt dig godt ind i dem, inden I kommer alt for langt i planlægningen af jeres deltagelse. Det er skidt, hvis I må gå tilbage til jeres ledelse med beskeden om, at de arrangementer, I har udtænkt og brugt ressourcer på, ikke kan komme med i Folkemødets program, fordi de ikke lever op til Folkemødets principper. Læs mere her
4. Gå sammen
En del foreninger og organisationer har haft gode erfaringer med at indgå i partnerskaber om telte og/eller events. Hvis I er flere interessenter på et område, der går sammen, giver det jer større pondus. Desuden er planlægningen op til Folkemødet en unik chance for at knytte tættere bånd til nøglepersoner i andre organisationer.
Her kan du se listen over organisationer, som allerede har meldt sig som arrangører under Folkemødet 2013 (listen udvides helt frem til Folkemødets åbning).
5. Kvalitet frem for kvantitet
Planlæg hellere få gennemarbejdede og profilerede events end mange. Husk på, at der er mange organisationer, der konkurrerer om opmærksomheden. Derfor risikerer jeres event eller telt at blive fravalgt, hvis indholdet er for løst i kanten. Det er ikke nok at uddele pjecer og have en skål med gratis bolsjer til ungerne.
Hvis I savner inspiration, kan I gå op opdagelse i programmet for Folkemødet 2012
6. Prioriter det uformelle
Undgå at booke jeres frontpersoners kalendere til sidste minut. Det er vigtigt, at I også sætter tid af til, at de kan deltage i andres events og har tid til at netværke. En meget vigtig del af Folkemødet er alt det uformelle, der foregår mellem eventsene.
Helle Thorning-Schmidt, i gang med at besvare journalisternes spørgsmål, ved Folkemødet forrige år
7. Stop efter en times tid
I det omfang det kan lade sig gøre, anbefaler vi at man laver kortere events. Erfaringen fra de to første Folkemødet viser, at events på fx omkring én time fungerer bedst, fordi det giver folkemødedeltagerne mulighed for at komme videre til næste spændende event.
8. Mange eller de rigtige hoveder
Succeskriteriet for jeres event bør ikke udelukkende være, at I tiltrækker et talstærkt publikum. Måske er antallet af hoveder mindre relevant end hvilke hoveder, der dukker op. En event på Folkemødet kan være en fremragende anledning til at komme tættere på personer, som I særligt gerne vil have i tale og komme i dialog med. Inviter dem til jeres event – evt. som paneldeltager eller lignende.
9. Fang pressens opmærksomhed
Der er rigtig mange journalister til stede ved Folkemødet (400 i fjor). Men der er endnu flere, der gerne vil have dem i tale. Med andre ord: Det kan være svært at fange pressens opmærksomhed på Folkemødet.
Hvis I vurderer, at jeres event har nyhedsværdi, så ret direkte henvendelse til de journalister/medier, som kunne være interesserede. Ved Folkemødet 2012 var programmet så omfattende, at det var vanskeligt at få det forkromede overblik. Det samme kan sagtens blive tilfældet ved Folkemødet 2013
Her kan I læse listen over Folkemøde-akkrediterede journalister (listen udvides helt frem til Folkemødets åbning).
10. Deltag i andres events
Taletid på Folkemødet er ikke kun noget, I opnår ved at afholde jeres egne events. Det er helt legitimt – og har vist sig ganske effektfuldt – hvis personer fra en organisation dukker op som spørgelystne publikummer ved andre organisationers events.
I Folkemødets programsystem kan I bl.a. søge på emner eller organisationer og på den måde finde ud af, hvilke events det kunne være relevant for jer at deltage i på denne måde. Programmet er kun så småt begyndt at tage form og får først for alvor fylde i løbet af april.
Vil du have yderligere viden om og gode råd til, hvordan I slår bedst muligt igennem til dette års Folkemøde? Så kom til kort K-dag d. 21 . maj, hvor du vil få tips og tricks til forberedelse af Folkemødet af nogle af kommunikationsbranchens dygtigste arrangører. Læs mere om k-dagen og tilmeld dig her.
____________________________________________________
Links:
____________________________________________________
