Det handler om involvering
Powerboost din procesfacilitering

Sådan flytter du folk med facilitering

Succesfuld forandring kræver et ærligt rum. Og ægte involvering af deltagerne, så de flytter sig, uanset om det gælder strategimødet med ledelsen, kundeworkshoppen eller kompetencedagen på tværs af din virksomhed. Heldigvis findes der værktøjer, du kan anvende, og det kan læres. Få de essentielle procestools til at facilitere mennesker, så de bringer sig selv i mål. Værktøjerne er fra facilitatorens store erfaringsbog, fra proceskonsulentens praksis og akademiske rygrad og med inspiration fra ”A Day of Play”-konferencen med konsulenthuset Workz i februar.
Kan du lede en gruppe til at skabe innovation eller få den succesfuldt med på en forandring? Kan du facilitere mennesker i mål, når det gælder udviklingen af en ny strategi, at træffe beslutninger, tilegne sig viden eller styrkede kompetencer?
 
Først og fremmest kræver det involvering – og et ærligt rum. Dét er afgørende for, at din procesfacilitering opfattes som troværdig, så dine deltagere engagerer sig ærligt. For de fleste succesfulde løsninger kræver det også aktivt deltagermedspil, hvor vi indbefatter både rationelle og irrationelle adfærdskarakteristika, som Kahneman beskriver i ”Thinking, Fast and Slow”.

Det ærlige rum hjælper med til at flytte os. Udfordringen er ikke, at vi er imod forandring. Men vi har noget imod at blive forandret. Af samme årsag taler mange i dag om adfærdsdesign, participatory design, co-creation og involvering som relevante kommunikationsdiscipliner, da det er mere succesfuldt at flytte folk som aktive medspillere. Det skaber en langt mere bæredygtig udvikling.
 
Men for mange møder og workshops involverer til stadighed for lidt. Og for mange processer betyder for lidt for de involverede. Hvis deltagerne reelt er med til at skabe ny retning og træffe beslutninger, så kald det ’decision making’, ’co-creation’ eller ’participatory design’. Ellers sig det, som det er: At deltagerne kan komme med input, dele erfaringer eller diskutere med hinanden. Det kan også være værdifuldt.
 
Fem trin til procesfacilitering
Her får du en række indsigter i de fem trin, du skal igennem for en god procesfacilitering. Hvert trin rummer en dybde, der kan udgøre et hovedområde i sig selv. I guiden her får du generelle råd og erfaringer med, hvad du skal give opmærksomhed på de forskellige trin. De fem trin er: 1. Invitationen, 2. Iscenesættelsen, rollerne og dig som facilitator, 3. Aktiviteten eller klimaks, 4. Output eller løsningen og 5. Hvordan du får løsningen til at leve.

1. Invitationen
Når du skal flytte en gruppe, er troværdighed omkring din proces og facilitering afgørende. Den skaber du blandt andet ved at tage klar stilling til graden af dine deltageres involvering, sammen med en italesættelse af formålet (forandring eller innovation) – kombineret med et valg om, hvilket omfang af organisationen, der involveres; om det omhandler ledermødet, teammødet, kunde- eller brugerworkshoppen, strategiprocessen eller netværksindsatsen, der ambitiøst involverer det meste af virksomheden.
 

Credits: Anders Skovgaard-Petersen, Workz A/S
 
Se kombinationen af de tre elementer – involveringsgrad, formål og deltagersnit – som et procestool, her illustreret med dashboardet fra konsulentbureauet Workz med inspiration fra seniorkonsulent og partner Anders Skovgaard-Petersen. Som facilitator eller proceskonsulent er dette blandt dine afgørende parametre at skrue på for at skabe det ærlige rum for involveringen af dine kompetente deltagere, der ellers hurtigt gennemskuer en proces, som foregiver at være mere deltagerbaseret og indflydelsesgivende, end den er.
 
Overvej det state-of-mind, deltagerne skal medbringe, og om de skal forberede sig. Du begynder din proces og forventningsafstemning i invitationen, også ved din mailudsendelse af agendaen. 
 
2. Iscenesættelsen, rollerne og dig som facilitator
”Der er intet som en krise til at skabe sammenhold omkring en forandringsproces”. Sådan udlagde CEO i det norske mejerifirma TINE, Hanne Refsholt, det på Workz-konferencen ”A Day of Play” for 200 deltagere på Nationalmuseet i februar 2017 om netop deltagerinvolvering og forandringsledelse. Her delte Hanne Refsholt sin involverende fortælling om det, der endte som en driver i form af mejerigigantens gennemlevede smørkrise i 2012, hvor de ikke kunne mætte markedet.

Hvad er din forandringsdriver? Kriser kan være et stærkt udgangspunkt for en fælles indsats og bevægelse. Men mindre kan heldigvis også gøre det. For dig som facilitator gælder det om at skabe den brændende platform – eller det engagerende forløb eller narrativ – der får dine deltagere til at involvere sig og flytte sig.  
 
Det positive udgangspunkt er, at mennesker gerne vil deltage, påvirke deres omverden, gøre en forskel og frembringe noget, de synes er godt! Du kan som proceskonsulent hjælpe dem med det:
 
”Facilitation (…) is not value-neutral. It is a body of knowledge and skills which seeks to empower groups of people to work co-operatively towards creating a more co-operative and sustainable world. (Hunter et al 1999).
 
 
Din drejebog er først og fremmest dit uundværlige redskab til at styre din storyline, når du skal facilitere mennesker gennem for eksempel en workshop. Det er dit styringsredskab i kulissen og din tidsplan.
 
I din procesøvelse skal du skabe det forløb, hvor du med deltagerne henover den klassiske model ”åbner – ordner – lukker” frembringer det indhold, der skal føre frem til noget eller forandre.
 
Der er kraft at hente i grundmodeller fra eventyrenes verden. Sagt på den måde handler det for dig om at skabe det narrativ, der indeholder fremdriften for dine deltagere, her inspireret af modellen over heltens rejse: Bring deltagerne igennem et forløb, hvor du gør det klart for dem, at de 1) træder ind i ”det ærlige rum”, som er en anden verden end den, de i daglig praksis agerer i, 2) hvor de skal løse en opgave eller ”overvinde udfordringer”, for derefter 3) med løsningens eliksir at rejse tilbage igen og forlade dette særlige rum igen, hvorefter opgaven er at få eliksiren med tilbage som en løsning på udfordringer i den ”virkelige verden”. Kort fortalt.
 
Credits: Anders Skovgaard-Petersen, Workz A/S
 
Overgangsritualet ved, at du ’åbner’ og ’lukker’, efter at I har ’ordnet’, er således af betydning. Men hvor mange har ikke oplevet, at de gode idéer fra mødet ikke blev realiseret efterfølgende? Her er en del af kunsten at bygge bro mellem det særlige rum og den praksis, hvori løsningen skal intervenere; så ”eliksiren” – for eksempel de innovative idéer – ikke mister egenskaberne, og så indholdet fra jeres proces – møde, workshop, undervisning eller lignende – får tilsigtet betydning i ”virkeligheden”.
 
Gør dig selv tydelig som facilitator, leder og ekspert
Kungfutse sagde: ”En leder er bedst, når folk knap nok ved, at han eksisterer, når hans arbejde er gjort, hans mål er opfyldt, vil de sige: Vi gjorde det selv”. Som facilitator er det gruppens ressourcer, du hjælper med at omsætte. Også uden selv at være ’indholdsmenneske eller ekspert’. Selvom du også kan være ekspert samtidigt. Men vær klar i mælet om, hvornår du er i den ene eller anden rolle. Som ekspert er du i en indholdsmæssigt vurderende position.
 
Hvis du samtidigt udøver indflydelse på konklusionerne som facilitator, skal dit skift skinne klart igennem, for at du og gruppen får mest muligt ud af processen. Men som facilitator med ekspertviden kan du i særlig grad bidrage til den indholdsmæssige kvalificering, hvilket ofte er værdifuldt for outcome.
 
Credits: Marta Karolina Olsen

Vær bevidst om din rollebesætning, byt rundt og tænk som konkurrenten
Gennemtænk på samme måde resten af rollebesætningen. Hvem er forandringsagent, brobygger og kritiker? Hvilke andre eksperter er der, og hvilke erfaringsrum mødes? Hvad er det for et praksisfællesskab, I under aktiviteten får sat i spil? Et stærkt klassisk greb til at blive klogere på praksis, tænke nyt eller teambuilde er rollebytning – både deltagerne imellem og i forhold til andre relevante aktører, for eksempel den indsigtsfulde øvelse i at indtage konkurrenternes perspektiv.
 
3. Aktiviteten eller klimaks
Nu er aktiviteten i gang! Ved alle, hvor I skal hen? Et stærkt greb er at få deltagerne til at tegne processen. Det er lettere, end mange forestiller sig. Også for at sætte gang i visionstankerne. Samtidigt kan det åbne for en effektfuld praksis med grafisk facilitering. Prøv at se hvordan i videoen her.
 
 
De klassiske steps, I skal igennem under selve aktiviteten – eventuelt fordelt over flere aktiviteter – er idéskabelsen, idéforbedringen, idévisualiseringen og idévurderingen.
 
Essentielt er det her, at I får etableret et fælles sprog og forståelse af området, I arbejder med. Lad os for eksempel antage, at det er virksomhedens brand, I arbejder med. En effektiv øvelse kan her være en brand-DNA-øvelse, hvor deltagerne skal prioritere mellem værdibaserede modpoler – og en associationsøvelse, hvor deltagerne skal sætte ord på billeder, som de mener illustrerer noget centralt i forhold til emnet. Her kan I skabe rum til og sætte ord på kulturkløfter eller holdningsforskelle i organisationen, forskelle i tolkning af ord og begreber, der ofte bruges i organisationen, vigtige nuancer i brand-arven, arbejdsmetoder eller lignende, der kan danne basis for en stærk, differentieret brandpositionering i forhold til konkurrenter, eller I kan sætte ord på forventninger og ønsker for fremtiden.
 
 
 

Billedtekst: Brand-DNA-øvelsen hjælper jer med at stille skarpt og prioritere, og associationsøvelsen styrker jer i at sætte ord på opfattelser, forventninger og ønsker til fremtiden. Credits: Kontrapunkt
 
Et andet uundværligt greb er altid at adressere udfordringen og perspektivet udefra og ind. Med inspiration fra servicedesign, Customer Experience og Journey Mapping er det et effektfuld greb at sætte sig i brugerens, målgruppens eller interessentens sted og gennemarbejde den kunde- eller brugerrejse, som vi har at gøre med omkring vores produkt eller eksempelvis organisation. Rolleskiftet og det nye point of view åbner for nye indsigter, og man bliver overrasket over, hvad man ikke længere kan tage for givet i sin forståelse.
 
 
På ”Day of Play”-konferencen med Workz kortlagde vi brugerrejsen i sundhedsvæsenet for en piskesmældsramt. Her identificerede vi de stærke og svagere led i servicerejsen, som satte fokus på, hvilke kontaktpunkter der ikke fungerer optimalt, og hvor der ligefrem er ’gaps’ i brugerrejsen, som efterlader behov for udvikling. Credits: Marta Karolina Olsen
 
Der findes et væld af engagerende øvelser, du kan anvende på dette trin – både i mindre mødefora og til mange deltagere. Med hundredevis af deltagere, når for eksempel medarbejderne skal engageres i udrulningen af en ny strategi eller træning i en ny praksis, kan events, generiske eller skræddersyede spilplatforme være effektive. Her kan det være interessant at se på udbydere som Workz og Implement Consulting Group. Men der findes også et væld af andre dygtige proceskonsulenter.

Til dit eget brug er der inspiration til effektfulde øvelser at hente hos for eksempel Stanford og Moving Minds.
 
Brug icebreakers og energizers
Overvej også, hvordan resten af rummet bedst anvendes, og hvad lys og rekvisitter kan gøre. En enkelt effekt fra en bold, der skal kastes ved en spørgsmålsrunde, skaber liv. Møbel- og bordopstillingen har også afgørende betydning, læs mere om det her.
 
4. Output eller løsningen
En proces er en flygtig størrelse. Den er til dels forankret i deltagerne. Men har I forstået den ens? Er indsigterne fælles?
 
’Tingsliggørelsen’ af udbyttet eller løsningen er central. Ellers har I svært ved at få eliksiren eller løsningen til at intervenere i den virkelige verden og praksis. Derfor er dokumentation, beslutningsresuméer eller for eksempel nye leveregler baseret på en workshop så afgørende for processens videre succes og resultater.
 
Udviklingen af en fælles procesplan kan være det stærke output til at skabe fremdrift efter en workshop. Credits: Kontrapunkt for Markedsmodningsfonden i samarbejde med Dansk Design Center
 
Idéer til, hvordan den faciliterede proces kan omsættes til en fysisk størrelse eller ’tingsliggøres’, er: grafisk facilitering, fotodokumentation, beslutnings- eller handlingsreferat, nye leveregler eller benspænd – eller fx fysiske eller digitale objekter, som deltagerne skal skabe eller bygge i processen. Det kan være alt fra mindefyldte skulpturer til digitalt indhold, der samles i et idékatalog.
 
Credits: Kontrapunkt for Lærernes Pensionskasse
Credits: Kontrapunkt for IBC
 
5. Hvordan får du forandringen til at leve
”Vi vil være innovative. Vi vil gøre forskel.” Men hvordan? At skabe det ærlige rum for formulering af forandringen, fx en god strategi uden fluff, er en central opgave i sig selv. Den første øvelse er at spørge, om I har besluttet at løse det rette problem – inden I går i løsningsmode.
 
En god strategi indebærer nødvendigvis fravalg, prioriteringer og en plan for realisering. ”Bedøm din succes på, hvad du måtte opgive for at få den”, som Dalai Lama udtrykte det. Her skal vi være ultrakonkrete. Det er i realiseringen af strategien, at anden halvdel af udfordringen findes, som først og fremmest har en ”people”-faktor. Kan jeres strategi reelt indfri jeres målsætninger, og hvad kræver det?
 
Men successen afhænger derefter også af at bygge bro fra udviklingsrummet til den virkelighed, hvor forandringen skal intervenere. Hvordan sikrer vi, at læringen omsættes i praksis, når kursisten eller medarbejderne går ud af undervisningslokalet? Nogle anvendelige greb er helt enkelt opfølgninger, kontrolhandlinger og erfaringsopsamling. I et større omfang er det netværksindsatsen, der også skal i spil, så indsigterne eller læringen bæres videre.
 
Eksekveringen rummer således en udfordring, der i praksis rækker langt ud over det ærlige udviklingsrum, hvori den gode strategi formuleres, og de to dele bør aldrig tænkes afkoblede. For gode idéer findes i hobetal. Kunsten er at føre dem ud i livet. Uanset om I står over for et turn-around, en omstrukturering eller et strategisk skifte, er udfordringen efter strategiudviklingen den menneskelige faktor: At få medarbejdere, kursister, kunder og stakeholders med ombord.
 
Artiklen er baseret på praksiserfaringer, undervisningserfaringer fra faget ”Procesledelse & interaktion” på Institut for Nordiske Studier & Sprogvidenskab, Københavns Universitet, og af ”A Day of Play” med Workz på Nationalmuseet i februar 2017.

Relaterede artikler

Sådan skabes ideer - I torsdags forsvarede jeg min afhandling ”Den sociale konstruktion af ideer” som handler om hvordan nye ideer bliver ska...
Co-creation: Hack eller plug and play - De kritiske reaktioner udeblev ikke, da IKEA i sommer udsendte en Cease & Desist til online communitiet ikeahackers.net....
Alt om intern kommunikation - Gør din kommunikationsafdeling selvlysende, øg produktiviteten, få gode ideer og realiser dem. Hold bedre møder, få styr...
Lav den perfekte, visuelle præsentation - Du laver dem selv. Du bliver præsenteret for dem hele tiden. PowerPoint-præsentationerne. Og måske er du også en af dem,...
Employee Advocacy - gensidig udnyttelse? - ”Employee Advocacy” - eller forkortelsen EA - er for nylig dukket op som begreb i social media-verdenen. Ordene dækker o...
Bliv en schweizerkniv nu - Med medialiseringen og indtoget af sociale medier er kommunikation efterhånden blevet allemandseje, samtidig med at komm...

Giv din stemme

17 stemmer
4,6/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Ugens profil

Gitte Rosholm

Gitte Rosholm er tiltrådt som Head of People and Culture Communication i Nordea. Gitte kommer fra en stilling som Managing Partner i bureuaet Coreworkers og har tidligere arbejdet for blandt andet Advice og DR. 
Ønsk tillykke til Gitte Rosholm

Netværk

Webansvarlige

Kun få ledige pladser

Se alle Læs mere

Job

Digital projektleder

Frist: 28. maj

Kommunikationsstudent

Frist: Hurtigst muligt

Projektleder til kampagne

Frist: 12. juni
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Kom til K-dag om Facebook

Lær Facebooks vigtigste og nyeste funktioner

29. august

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.