Fem råd til bedre samarbejde mellem kommunikationsafdelinger og bureauer
Afdelings-K vs. bureau-K

Kommunikations­afdelingen synes tit, at konsulenterne er lige lovligt hurtige og smarte, mens konsulenterne oplever, at kommunikationsafdelingen ofte er meget tung at flytte. Disse holdninger kommer af, at flertallet af kommunikationsfolk (næsten) kun har prøvet at arbejde i en virksomheds kommunikationsafdeling eller på et kommunikationsbureau. Derfor er forståelse nødvendig. Her følger fem råd til bedre samarbejde mellem kommunikationsafdelinger og bureauer.
Vi har prøvet begge dele – både at være konsulenter, der farer ud og ind ad døren i mange forskellige virksomheder og at være kommunikationsafdelingen, der ikke har tid til at tage telefonen, fordi man sidder i interne møder hele dagen. Her er vores fem råd til, hvordan samarbejdet mellem kommunikationsafdelingen og konsulenter bliver bedre:
 
Der er mange fordomme om konsulenter. Men der er også mange fordomme om folk i K-afdelingen. Nogle er rigtige, og nogle er forkerte. Konsulenter rykker hurtigere og mere overfladisk, interne K-folk er langsomme og grundige. Alle skal samarbejde, så det gælder om at forstå og fordele arbejdet mest hensigtsmæssigt 
 
Vær knivskarp på formålet – og efterlev det!
Allerede når virksomheden går i gang med at vælge bureau, skal formålet og rammerne for samarbejdet være klart. Kommunikationsafdelingen har ansvar for at sætte rammerne – bureauet har ansvar for at spørge ind.
 
Kommunikationsafdelingen skal gøre sig klart, hvorfor den ønsker at tilknytte et bureau: Handler det om tidspres, manglende kompetencer, eller er det et ønske om sparring med en ekstern person? Grundene kan være mange. Vigtigst er det, at kommunikationsafdelingen er helt ærlig (også over for sig selv). Og så er det vigtigt, at kommunikationsafdelingen løbende husker at give bureauet det råderum, som opgaven kræver.
 
Bureauet skal på den anden side have en klar forståelse af kommunikations­afdelingens behov. Hvad vil den opnå ud over at "komme i Børsen" eller "mødes med ordførere i Folketinget”? Hvad er kommunikations-strategien? Hvem er stakeholdere internt og eksternt? Hvilke ressourcer er der til rådighed? Bureauet skal sikre, at der er en fælles forståelse for, hvad det egentlige formål med samarbejdet er. Og så skal bureauet i sin iver for at bevise ekspertise ikke love mere, end det rent faktisk kan honorere.
 
Læg alt på bordet – selv om det tager tid!
 
Kommunikationsafdelingen skal give et fuldt og nuanceret billede af de interne og eksterne styrker såvel som udfordringer. Det nytter ikke at være bange for at indvi bureauet i interne forhold. Bureauet er nødt til præcist at vide, hvad det skal tage udgangspunkt i. Og bureauet sætter en ære i at leve op til den fortrolighed, som kunderne viser det. Bureauet kan også bruges som sparringspartner, når der skal sikres opbakning til projekter blandt interne stakeholdere. Det har nyttig og aktuel erfaring fra andre virksomheder.
 
Bureauet skal for alvor sætte sig ind i virksomhedens forretning, strategi og kultur. Bureauet skal tydeligt fortælle, hvilke krav projektet stiller til virksomheden. Og glemme alt om bureaujargonen, one fits all-løsninger og smarte PowerPoint-figurer. Det efterlader nemlig et indtryk af overfladiskhed og manglende investering i kunden.
 
Vis tillid og respekt – de andre kan også!
 
Kommunikationsafdelingen skal have tillid til bureauets kompetencer, kreativitet og evne til at løse opgaven på en anden måde, end den selv ville gøre. Kommunikationsafdelingen skal bruge bureauet til at blive udfordret, til at flytte holdninger internt og til at skabe nye, kreative løsninger.
 
Bureauet skal på den anden side have tillid til, at kommunikationsafdelingen også har en høj faglig indsigt og har relevant input baseret på et godt blik for forretningen samt for samspillet med andre kommunikations­aktiviteter og interne stakeholders.
 
Forholdet mellem konsulenter og interne medarbejdere har aldrig været let. Folk taler forbi hinanden, og resultatet bliver derefter. Bedre forståelse hele vejen rundt er vejen frem
 
 
Fokuser bredere – ingen opgave er Gud!
 
Kommunikationsafdelingen skal huske, at mediernes dagsorden – hvor gerne man end vil det – ikke kan times efter kommunikations­afdelingens behov. Enten kobler man sig på aktuelle nyheder og handler hurtigt, eller også forsøger man selv at forme dagsordenen over længere tid. Og uanset hvad må man følge mediernes spilleregler. Bureauet har fingeren på pulsen og ved tit bedst, hvad der kan lade sig gøre og hvornår.
 
Bureauet skal forstå, at det ikke er manglende PR-forståelse, der får kommunikationsafdelingen til at prioritere, som den gør, men at andre opgaver sandsynligvis kræver afdelingens fulde opmærksomhed. Og bureauet skal huske, at PR ikke er løsningen på alle udfordringer. De skal overveje andre løsninger – uanset om det indebærer flere eller færre opgaver til bureauet på kort sigt.
 
Juster samarbejdet – det går ikke over af sig selv!
I ethvert samarbejde vil der altid være noget, der irriterer. Tit er bureauer lidt for hurtige og smarte, og mange kommunikationsafdelinger er tunge at flytte. Men i stedet for at ryste på hovedet efter hvert møde og telefonsamtale, så skal begge parter løbende rydde små uoverensstemmelser af vejen, inden de vokser sig større.
 
Kommunikationsafdelingen skal sige til, hvis eksempelvis bureau-teamets kompetencer eller sammensætning ikke lever op til forventningerne, eller hvis opgaver altid bliver afleveret i sidste øjeblik – fyldt med stavefejl. Kommunikations­afdelingen skal forklare bureauet, at det f.eks. kan belaste afdelingens relationer til andre afdelinger eller til topledelsen.
 
Bureauet er, selvom "kunden bestemmer", nødt til at sige til, hvis kommunikationsafdelingen ikke giver det mulighed for at løse de aftalte opgaver. Måske fordi nye, kreative ideer altid bliver skudt ned, eller fordi kunden er flere dage om at finde en ekspert eller en case, som en journalist efterspørger. Bureauet skal få kommunikations­afdelingen til at forstå, at det har konsekvenser for resultaterne.
 
---
Tingene er sat på spidsen i debatindlægget, som er baseret på mange års egne erfaringer med kommunikationsafdelinger og konsulenter – samt input fra kolleger og kunder. Det er således ikke en karakteristik af bestemte virksomheder, bureauer eller kunderelationer.
 

Relaterede artikler

Kommunikation + Marketing + HR = ? - Flere virksomheder integrerer information, presse og marketing med det mål at definere en samlet strategi, der sikrer, a...
Bureauerne +/- - At arbejde på bureau står som den højeste drøm for mange K-folk, mens det for andre, der har prøvet det, kan udvikle sig...
K-afdelingssafari - Vi fik lyst til at se, hvad der sker i landets kommunikationsafdelinger lige nu. Vi tog derfor på K-afdelingssafari bla...
100 % magt til k-chef-strategien - Ifølge kloge hoveder er en virksomhed 10 % kommunikation og 90 % alt muligt andet. Det er dårlig nyt for dig som K-chef....
Du har (måske) finanskrisens fedeste job - Finanskrisen har endnu ikke rokket ved lønnen i kommunikationsbranchen. Faktisk tjener journalister og informationsfolk ...
1-0 til kommunikation - Marketing og kommunikation er to fag, som alle dage har kæmpet om at få størst indflydelse i virksomheden. Lige nu ser d...
Journalister er bare bedre, øv bøv - Kommunikation er et håndværk, ikke en Powerpoint præsentation. Glem alt om engelske buzz words og 100 siders specialer. ...
Fat forretningen eller forsvind - Du bestemmer selv, om du fortsat vil være den, der bare pynter på de andres arbejde, eller om du vil bruge dine evner so...
Hvis dit bureau var en bil - Hvis jeg er en Mercedes, er du en Passat. Den personlige positionering via bilvalg er benhård på bureauerne. Og det går ...
De syv K-strategiske synder - Direktionen kræver det. Den skal være lang, og så skal den ligge på hjemmesiden, og der skal helst stå noget med værdier...
K-chef, din rådgiverrolle er for bekvem - Alle snakker om, hvordan vi i K-afdelingerne skal rådgive ledere og medarbejdere, så de kan blive bedre til at kommunike...
Kommunikation med rettidig omhu - Kforum har fået eksklusiv adgang til Hr. Møllers konglomerat og bringer her et sjældent indblik i, hvordan hverdagens ko...
Bliv endnu bedre til dit arbejde - Det nye år har meldt sig, og du har brug for nogle redskaber til at håndtere de daglige kommunikationsopgaver. Kforum pr...
Ind i k-branchen - insiderguide - Vil din jobansøgning drukne blandt de 200 andre? Som studerende skal du have erfaring fra k-branchen for at få en plads ...
K + HR = Like - HR + kommunikation i en stor samlet kraftfuld afdeling. Det er fremtiden. Visse udfordringer kan måske endda slet ikke l...
Den strategiske fejlslutning - Branchen er blevet svimmel af strategisnobberi. Det er en farlig fejlslutning af dimensioner. Håndværket er gået tabt i ...
Er du blevet spist af HR? - Skal k-chefen opgive sin faglighed for at få del af HR-afdelingens prestige og budgetter? Vil marketings regneark overta...
Tjek titelhierarkiet i k-branchen - Hvem har mest magt – en direktør eller en chef? Er det finest at være noget med kommunikations-, noget med informations-...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

SoMe bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Intensivt forløb til dig

Content marketing bootcamp

Start 26. oktober
Fem halve dage i oktober og november

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.