Begivenheder som kommunikation og strategi

Skrevet af

Martin Bakken

1 artikler

0 indlæg

Charlotte Aabo

1 artikler

0 indlæg

Jacob Søby Bang
Direktør

2 artikler

0 indlæg

Hvordan bruger man sin organisatoriske identitet som aktiv, når man ikke længere er, hvad man var engang? Fusioner, fissioner og navneskift giver muligheder, men de producerer også identitetstab. Så hvordan (re-)konstruerer man historie og organisatorisk identitet på rekordtid, således at historien opleves reel? For LIFE – Det Biovidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet – blev begivenhedskommunikation svaret, da man var i en situation, hvor man ville kommunikere forretningsstrategisk med henblik på at tiltrække og fastholde kompetencer, markedsandele og opmærksomhed. Læs her deres tanker om, hvordan man bruger begivenheder strategisk som kommunikation.

Blandt professionelle kommunikatører synes der at herske enighed om, at organisationers image og identitet kan være vigtige afsæt, når man skal tiltrække og fastholde medarbejdere, ressourcer og positiv opmærksomhed. Så hvad gør man, når man med ét slag står uden historie? Når ens identitet forsvinder som resultat af en fusion, en større organisationsforandring eller et navneskift? Det findes der naturligvis mange svar på. Som professionelle kommunikatører var vi bare nødt til at finde ét, da man 1. januar 2007 fusionerede Den (nu tidligere /red) Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole med Københavns Universitet og Danmarks Farmaceutiske Universitet.

KVL, der før var kendt som det levende universitet blev til Det Biovidenskabelige Fakultet - Faculty of Life Sciences, eller blot LIFE i daglig tale. Efter fusionen var mange af de centrale udfordringer de samme som før fusionen. LIFE skulle – nu under nyt navn og i en ny organisation – fastholde medarbejdere, tiltrække studerende, øge samarbejdet med erhvervslivet og skabe synlighed i mediebilledet. Forskellen var bare, at stedets 24 uddannelser og de lidt over 5.000 ansatte og studerende rent organisatorisk var gjort historieløse. Eller i hvert fald var blevet en del af en ny hsitorie. Og hvad stiller man så op?

Det faktum, at det i 2008 var 150 år siden, man havde taget bygningerne på Frederiksberg Campus i brug, blev gjort til omdrejningspunkt. Jubilæet og den særlige strategi for fejringen af LIFE blev løsningen på mange af de udfordringer, der fandtes internt, og som unægtelig smitter af på det eksterne billede. Vi begyndte at indarbejde dét, man kunne kalde begivenhedskommunikation, som koncept og pejlemærke for, hvordan man kommunikativt kan styrke en organisation på de vigtigste forretningsmæssige parametre.

Jubilæum og fest – for en bæredygtig fremtid
Med afsæt i, at det var 150 år siden, forskningen og uddannelserne for en bæredygtig fremtid startede på Frederiksberg Campus, hvor LIFE har til huse, har der igennem hele 2008 været skabt en lang række meget forskellige begivenheder. Fælles for dem har været, at de har haft til formål at involvere centrale og nøje udvalgte interessenter og har haft fællesskabelse af den organisatoriske identitet som omdrejningspunkt. Hver enkelt begivenhed har haft som mål at understøtte og udvikle den interne identitet og styrke fællesskabelsen af denne. Da alle begivenheder under jubilæet har været båret frem af medarbejdere og studerende, blev en af de store udfordringer for LIFE’s ledelse og kommunikationsenhed at involvere og motivere på alle niveauer.

Eksempler på begivenheder i LIFE’s jubilæumsår

Fortællingen om Frederiksberg Campus tog hen over jubilæumsåret mange former afhængig af, hvilke grupper, der var modtagere. Her får alle medarbejdere og studerende fortællingen i form
af en 150 cm lang rulle, der blev offentliggjort på fødselsdagen. Foto: Janne Bavnhøj


Campus' helt egen øl - Campus! En  jubilæumsøl - brygget af en studerende fra Frederiksberg Campus - blev lanceret som et led i jubilæumsfejringen. Foto: Janne Bavnhøj.


Under jubilæumsåret blev to nye og vigtige samlingssteder på Frederiksberg Campus åbnet: Café Væskthuset og Bjørn Nørgårds-plads. Her offentliggøres Bjørn Nørgårds-plads "Biologisk
Manngfoldighed", der understreger Frederiksberg Campus' virke. Foto: Janne Bavnhøj.


Underjubilæumsfejringen lanceredes et historisk site, der fortæller
hele historien om Frederiksberg Campus. Læs mere på www.life.ku.dk/150 .
Foto: Frederiksberg Campus' arkiv.

Alle begivenhederne har været direkte målrettet de deltagere, som de hver især skulle have i tale. Ingen begivenheder har således haft som ambition at nå alle. Den direkte tilpasning har gjort det muligt at skabe engagement omkring LIFE. Ud over den direkte målgruppeorientering gjorde vi fem andre elementer til centrale pejlemærker for vores måde at arbejde med begivenhedskommunikation på:

Pejlemærke 1: Skab en gennemgående fortælling
Som et element i skabelsen af strategiske begivenheder kan der med fordel skabes  en fortælling, som indrammer de enkelte begivenheder. Fortællingen, ”the grand story”, har størst effekt, hvis den både er fantastisk og autentisk. Den skal både forundre og vække genklang. En sådan fortælling konkretiserer begivenhederne og skaber sammenhæng. Med en samlende fortælling kan organisationens fortid igen blive aktuel for alle medarbejdere, gamle som nye.  Samtidig bliver fremtiden og organisationens overordnede mål nærværende for alle interne.  

På LIFE har den røde tråd i begivenhedskommunikationen været fortællingen om, hvordan man i 150 år på og omkring Frederiksberg Campus har arbejdet på at skabe en bæredygtig fremtid for mennesker, dyr og planter. Parolen ”Bring Your Ideas to LIFE” har en central plads i denne fortælling og blev brugt til at signalere, at udfordringerne i samfundet kan løses bl.a. på LIFE i et fællesskab, hvor man målrettet er fokuseret på at vække ideer til live.

Den overordnede fortælling kan antage mange former. Fx har vi på LIFE lavet en elektronisk og trykt tidslinje, som fortæller, hvordan LIFE har bidraget til at klare store samfundsudfordringer i de forgangne 150 år – og hvordan forskere og studerende på LIFE fremover kan være med til at gøre en forskel. Parolen ”Bring Your Ideas to LIFE” har samtidig været anvendt som en opfordring til at fortælle egne historier om LIFE. Det har mange især nuværende og tidligere medarbejdere benyttet sig af. Og i det ugentlige nyhedsbrev eLIFE har disse fortællinger igennem et helt år været så meget læste, at det nu er besluttet at udgive dem i bogform.

Pejlemærke 2: Afklar, hvem der skaber organisationen
Når interessenterne i en kommunikationsindsats drevet af begivenheder identificeres, skal der tænkes utraditionelt. Interessenter som fx lokale foreninger kan være en ressource, når begivenheder skal blive en succes. Vær opmærksom på netværk og grupperinger, der kan have uventet stor betydning for det fællesskab, begivenhederne er med til at danne.

De aktører, der er blevet draget særligt ind i begivenhedskommunikationen på LIFE, har hver især en historie, der på en eller anden måde siger noget om LIFE. I jubilæumsåret har vi gjort en indsats for at løfte sådanne fortællinger frem i lyset og dermed skabe et bredt grundlag for identifikation og fællesskabelse. Jo flere der har medvirket til at skabe fundamentet i fortællingen, des større er begejstringen for begivenhederne.

Pejlemærke 3: Sørg for klar organisatorisk forankring og bred involvering
Hvis man vil opnå gode resultater med begivenhedskommunikation, er en klar og tydelig rolle- og ansvarsfordeling og involvering af den øverste ledelse afgørende. Håndfast styring og en beslutsom ledelse er vigtig, men lige så vigtigt er det at lade begivenhederne udfolde sig på egen hånd – også hvis de sker uden for den styrende enhed. Ved at give plads til de mange stemmer, de alternative fortællinger og de personlige initiativer skabes et større grundlag for, at begivenheden afføder engagement. Fællesskabelse kræver, at alle interessenter har en vis frihed til at handle. Involverende kommunikation og inddragelse af de mange trin i organisationen, fx mellemledere, vil således have en samlende effekt og give interessenterne – fællesskabet – en fornemmelse af at trække i samme retning

På LIFE har grupper af medarbejdere og studerende stået bag jubilæumsårets begivenheder. Over 100 personer har bidraget med personlige fortællinger, og alle 5.000 medarbejdere og studerende har på forskellig vis været involveret i udrulningen af projektet med fællesskabelse som resultat.

Pejlemærke 4: Gør begivenheden forretningsstrategisk
Enhver kommunikationsindsats er en investering og bør derfor kunne svare på de mest elementære spørgsmål. Hvordan og hvornår skal investeringen betale sig? Og hvordan skal man måle afkastet?

Succeskriterierne kan være mangeartede. Det væsentlige er, at man har en klar idé om forventninger og udbytte, og at man sætter indsatsen i relation til overordnede mål og strategier for hhv. kommunikationen og organisationen.    

Kommunikationsindsatsen i forbindelse med jubilæumsåret på LIFE har haft fem primære mål:
  • At fastholde centrale medarbejdere
  • At skabe fælles samlingssteder, der opfordrer til, at medarbejdere og studerende kan mødes på tværs på campus.
  • At øge sin andel af det nationale uddannelsesmarked inden for life sciences
  • At øge samarbejdet med erhvervslivet
  • At øge synligheden i mediebilledet

I stedet for at ty til traditionelle kommunikative værktøjer har LIFE brugt en serie begivenheder – drevet primært af medarbejdere og studerende – til at opnå konkrete resultater (indsæt evt. link til nedenstående boks med resultater), der understøtter LIFE’s overordnede mål.

Pejlemærke 5: Giv begivenheden mange udtryksformer
En holistisk og gennemgribende kommunikationsindsats spiller på mange strenge og favner bredt. Kommunikationsindsatsen må således gerne integrere flere kommunikationsdiscipliner og komme til udtryk gennem flere kanaler, hvor den røde tråd og en indbyrdes sammenhæng træder tydeligt frem.

Kommunikationen i jubilæumsåret på LIFE har været multistrenget; ikke alene er de etablerede kanaler som nyhedsbrev, web, fjernsyn, radio, stormøder og foredrag taget i brug, også nye og utraditionelle er skabt. Der har været plads til det alvorlige og til det sjove, de store arrangementer og de små skæve indslag. Alle sanser er blevet sat i spil, og alle interne har haft berøring med begivenhederne, som hver især har skabt eller efterladt kimen til en stærk og fælles følelse af at være en del af LIFE.

Bring Your Ideas to LIFE
På tværs af alle begivenheder er der blevet trukket en rød tråd; en centralt genereret fortælling med nogle klare budskaber om, hvor LIFE kommer fra, og hvor organisationen er på vej hen – men altid med åbningen om, at LIFE er et sted, hvor man kan føre sine ideer ud i livet, og en invitation til, at den enkelte kan gøre det her og nu.

At arbejde med begivenhedskommunikation har for os bidraget positivt til
  • At tiltrække og fastholde centrale medarbejdere midt i en fusionsproces
  • At skabe fælles samlingssteder
  • At øge LIFE’s markedsandel af studerende
  • At øge LIFE’s samarbejde med erhvervslivet
  • At øge LIFE’s synlighed i mediebilledet

Begivenhedskommunikation kan sikkert bruges til meget andet. Vi vil i hvert fald arbejde videre med de erfaringer, vi har fået – og vil gerne fortsat dele ud af dem. Skriv som kommentar, hvis du har erfaringer eller tanker om begivenhedskommunikation, som du gerne vil dele med andre kommunikatører.

Relaterede artikler

Solen skinner stadig på Star Tour - Der er gået mode i at skifte navn. Mange virksomheder i Danmark konsulterer i disse dage enten brandingbureauer eller må...

Giv din stemme

13 stemmer
4,5/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

35 JOB

Kommunikationskonsulent

Se alle job Indryk job

Kursus

SoMe bootcamp

Kun få ledige pladser

Se alle Bliv klogere

Job

Rådgiver

Frist: 30. september

Digital Marketing Manager

Frist: 14. oktober

Digital marketingansvarlig

Frist: 30. september
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.