Sprint, SKAT, sprint

Hvad er et sprint?

Et sprint er en metode til hurtigt at finde og teste mulige løsninger på et givet problem. Metoden er rigt beskrevet og har fået, hvad man kan kalde en egen bibel: Manualen ”Sprint” af Google Ventures Jake Knapp, som er et must read for alle sprint-interesserede.

I et sprint arbejder et mindre team intensivt på at løse et givent problem i en kort og afgrænset periode. Teamet består typisk af fire-syv personer: En facilitator (obligatorisk), en beslutningstager (hvis muligt) og derudover de forskellige kompetencer, som er nødvendige for at løse problemet.

Medarbejdere fra SKAT og iværksættere sprinter på en ny løsning, der skal hjælpe nystartede virksomheder godt fra start.

Selve sprintet forløber i fem faser, der hver varer en dag og i overskrifter kunne hedde:

#1 Udfold problemet (mandag)

#2 Udforsk løsninger (tirsdag)

#3 Vælg én løsning (onsdag)

#4 Lav en prototype (torsdag) og

#5 Test prototypen (fredag)

I hver fase benytter man sig af kendte designmetoder. Der er som sådan ikke noget nyt i de enkelte aktiviteter, som tilsammen udgør et sprint – de er en slags greatest hits af almindelige metoder. Det er alene den tidskomprimerende sprintramme, der gør metoden ”ny”.

Tag med til K-dag 10. oktober og lær, hvordan du bruger Sprint-metoden i praksis

Store som små virksomheder har for længst taget metoden til sig. På sprintstories.com finder du et rigt udvalg af historier om, hvordan virksomheder og institutioner som Spotify og British Museum har brugt metoden.

Bogen bag metoden.

Hvordan begyndte SKAT at sprinte?

Historien om sprint i SKAT er også historien om udviklingen af SKATs app. Da SKAT i 2014 bestemte sig for at udvikle en app, var målet at kunne lancere 15 forskellige funktioner på blot 18 måneder. Da den normale udviklingstid for digitale services blev regnet i år, var der altså brug for at speede op.

En projektgruppe blev nedsat, som med hjælp fra eksterne konsulenter kastede sig over sprintmetoden. I halvandet år blev der sprintet med projektgruppen og konsulenter som facilitatorer og skiftende kolleger fra andre dele af organisationen som øvrige sprintdeltagere.

Målet blev nået, og metoden viste sit værd: De 15 funktioner blev lanceret til tiden, og organisationen fik øjnene op for, hvor effektivt et sprint kan være til at bevæge sig fra problem til løsning. Samtidig oplærte projektgruppen andre i organisationen i metoden, så vi nu er flere, der kan facilitere sprints.

I SKAT har vi hverken en procesbeskrivelse eller projektmodel, der dikterer, hvornår vi sprinter. Når en opgave indbyder til det, snører vi skoene og indkalder til et sprint. Og selvom fyldte kalendere til stadighed lægger hindringer i vejen for sprints, så er organisationen oftest klar til at stille deltagere.

Der sprintes på en vejledningsløsning til virksomheder.

Hvad har vi lært?

Det er vores erfaring, at sprintmetoden er rimelig universel og kan bruges lige så fint i udviklingen af en proces som i udviklingen af et produkt. Selve gennemførelsen er imidlertid ikke one-size-fits-all, ligesom arbejdet ikke er overstået på en uge. Her er nogle af de erfaringer, vi har gjort os med metoden.

#1. Skru på antallet af dage

En udfordring for os, som vi sikkert deler med mange, er at rydde vores kalendere i en uge. Det gælder i endnu højere grad mange af vores kolleger andre steder i organisationen, som er nødt til at slippe driftsopgaver for at sprinte. Derfor har vi eksperimenteret med at skrue på antallet af dage.

Vi har kørt sprints, hvor hver fase har fået den fulde dag, som sprintbiblen foreskriver. Men vi har kørt ligeså mange sprints på bare 3, 2 og endda 1 dag og stadig fået meget ud af dem.

Vær opmærksom på, at det stiller store krav til både facilitator og deltagere, når du skærer i antallet af dage. Sprintet er i forvejen komprimeret – forkorter du yderligere i det, skal du nå rigtigt meget på meget kort tid. Men det kan lade sig gøre.

Hvis fyldte kalendere ikke spiller ind, bør sprintets længde bestemmes af problemets kompleksitet. Uanset længden er det vigtigt, at alle fem faser gennemløbes. Du kan (eller er nødt til at) skære på aktiviteterne i hver enkelt fase, men du kan ikke springe en fase over.

#2. Start i god tid

Et sprint kræver heftig forberedelse. Den (eller de), som planlægger og kører sprintet, skal være skarp på sprintets formål og de kompetencer, der skal være tilstede i sprintteamet. Vi begynder oftest forberedelsen af et femdages sprint, en måned før sprintet skal finde sted.

Sprintbiblen siger, at facilitator skal være tryg ved at lede møder og kunne opsummere diskussioner på stedet. For os fungerer det bedst, hvis hun derudover ved en smule om vores organisation og det problem, vi vil løse.

Når facilitator kender organisationen og problemet, sikrer hun nemlig lettere, at de rigtige roller er tilstede i teamet. Samtidig er chancen større for, at der ikke løbes efter løsninger, som aldrig ville spille sammen med øvrige processer og systemer.

Medarbejdere fra Digital Kommunikation og Design (SKAT) tester idéen om en chatfunktion på cafégæster nær Strøget i København.

#3. Forbered eksperterne

En af aktiviteterne på sprintets mandag (fase 1) hedder ”Spørg eksperterne”. Her skal eksperterne dele med teamet, hvad de ved om problemet. Hvem eksperterne er, afhænger selvfølgelig af problemet. Nogle gange findes de i organisationen, og andre gange findes de uden for organisationen – fx blandt de brugere, som er berørt af problemet.

Når vi sprinter, er det oftest for at løse et problem for vores brugere ved enten at udvikle nye eller forbedre eksisterende løsninger. Derfor har vi næsten altid en kollega med brugerkontakt i teamet. Den kollega fungerer som en slags ekspert hele vejen gennem sprintet, hvor hun spiller ind med viden om regler, processer og brugernes problemer. Enkelte gange har vi også haft egentlige brugere inde som en del af teamet. Når de hardcore skattefaglige eksperter deltager, er det som regel kun i fase 1.

Uanset om eksperten er inviteret ind til interview i sprintets første fase, eller om hun deltager på sprintet, så er det vigtigt, at hun møder forberedt. Allerede før eksperten møder op, skal hun kende formålet med sprintet og hendes deltagelse, så hun er klædt bedst muligt på til at hjælpe teamet på vej.

#4. Følg op

Når du sprinter, skal du have en plan for, hvem der bagefter løber videre med resultatet. Arbejdet er aldrig slut, når du går hjem fra sprintets sidste dag. Og du skal ikke køre mange sprints, som ingenting bliver til, før både du og dine deltagere begynder at miste motivationen.

Sprintresultatet er aldrig en færdig løsning, som nu bare skal bygges. Ofte er det blot et pejlemærke for, i hvilken retning du skal gå med en løsning. En thumbs up eller thumbs down til et koncept. Mange gange er det en første indsigt, som kalder på et nyt sprint. Andre gange kræver det en teknisk afklaring, en vurdering af forretningsværdien eller noget tredje, som tvinger dig til at ændre på konceptet.

Uanset hvad er pointen, at du ikke er færdig, når du har pillet post-its af væggene og pakket stopuret væk. Og hvis du ikke selv skal bære resultatet videre, skal du lave en ordentlig overlevering til den, som skal.

#5. Overvej, hvornår du skal rekruttere

Sprintbiblen siger, at du skal begynde rekrutteringen til fredagens test (fase 5) om tirsdagen (fase 2). Vores erfaring er, at timingen i høj grad afhænger af, hvem du skal teste på. Nogle gange er du nødt til at starte meget tidligere. Andre gange behøver du slet ikke rekruttere.

Når målgruppen for din løsning er hr. og fru Danmark og deres niecer, nevøer og venner, så kræver ”rekrutteringen” måske ikke andet, end at du tager prototypen med til dit lokale strøg og har modet til at stoppe folk på gaden. Så kan testen foregå lige der, mellem tilbudsskilte og tøjstativer.

Men hvis målgruppen er meget snæver eller specifik, som den er for mange af vores løsninger, er du nødt til at starte rekrutteringen allerede før sprintet. Så kan du ikke regne med at rekruttere i løbet af sprintet. I de tilfælde starter vi som regel rekrutteringen et par uger før.

Her er der tale om en balance mellem, at du skal have tid nok til at kunne finde testpersonerne, men at testen omvendt ikke må ligge så langt ude i fremtiden, at testpersoner endnu ikke vil binde sig – eller når at springe fra.

Hvad arbejder vi på nu?

Vi er for længst overbevist om sprintets værdi. For os er det en fast del af, hvordan vi arbejder, når vi udvikler nyt. Vi lærer stadig af det og bliver stadig bedre til at bruge det. Samtidig arbejder vi på at brede metoden ud. At formidle resultaterne fra de enkelte sprints til resten af vores store organisation og få den med på, hvornår sprintmetoden er god at bruge. Sprintet er en hurtig og agil metode til at finde og teste løsninger på et givent problem. Den har en berettiget plads blandt vores (og jeres) øvrige projektmodeller.