Vent med at hamre skillevægge op

Åbne kontorer har altid kunnet starte heftige og følelsesladede diskussioner om støj, dårlig koncentration og stress. Derfor skal vi også anerkende, at rigtig mange ikke trives på deres arbejdsplads. Men samtidig må vi også forstå tre grundlæggende fakta om åbne kontorer:

De findes i et hav af varianter, som kan være gode, onde og grusomme.
Tidligere studier har gjort samme konklusioner som Bernstein og Turban, men også de helt modsatte.
Synlighed og hørbarhed giver unikke bidrag til samtaler, som ikke opstår i cellekontorer.

Sensorer viste kæmpe fald i kommunikation

Det videnskabelige tidsskrift Philosophical Transactions of the Royal Society B er aktuel med en interessant undersøgelse af to case-virksomheder, der rykkede fra cellekontorer til åbne kontorlandskaber. Via sensorer, der hang om halsen på medarbejderne, kunne forskerne Ethan Bernstein og Stephen Turban måle en drastisk ændring i den interne kommunikation:

De daglige ansigt-til-ansigt-samtaler var faldet med ikke mindre end 70 % og blevet erstattet af e-mails og Instant Messaging-beskeder. Forklaringen skulle være, at synligheden på kontoret simpelthen medførte en oplevelse af at være under konstant observation. Derfor søgte medarbejderne at opnå den tidligere fortrolighed i deres kommunikation ved at skrive e-mails, der modsat skrivebordssamtaler ikke er til frit skue.

Du er mere tilbøjelig til at tale med din kollega direkte, hvis I sidder i et åbent kontorlandskab. Foto: Luis Alvarez/gettyimages.

Nu spørger du sikkert dig selv: ”Men er pointen med åbne kontorer ikke netop, at de skal øge vidensdeling og samarbejde?” Jo, præcis, og derfor har undersøgelsen også fået stor opmærksomhed i pressen.

Her har konklusionen været, at det åbne kontor endelig er blevet dømt ude som en katastrofal arbejdsplads. Ikke nok med, at vi forstyrrer hinanden, men vi taler også mindre sammen, når alle kan se og høre os. Det får dig nok til at tænke: ”Så, nu kan alle virksomheder med god grund sætte deres medarbejdere tilbage bag fire vægge og en lukket dør?” Nej, for undersøgelsens resultater er hverken en banebrydende nyhed eller den fulde sandhed om det åbne kontor.

Åbne kontorer er en broget familie

Free Seating, Activity Based Working, Co-Working Communities, grupperum, ommøblerede herskabslejligheder, trange rækker af afdelinger og spredte øer af skriveborde er alle eksempler på åbne kontormiljøer. De varierer i deres grad af synlighed, fælles tilstedeværelse, lyd, fortrolighed, privatliv samt mulighed for personliggørelse og ejerskab.

Hvad man vælger til sin virksomhed bør afhænge af medarbejdernes arbejdsgange, behov og frustrationer, ligesom det skal passe til organisationskulturen. At skabe et åbent kontormiljø må aldrig være et mål i sig selv, men et middel til at opnå det bedste hos medarbejderne, fx et stærkere sammenhold og samarbejde.

Når de to case-virksomheder i Bernstein og Turbans undersøgelse ikke fik skabt den kommunikerende arbejdsplads, som de havde forventet, bunder det i ledelsens manglende forståelse for deres medarbejderes faktiske dagligdag, forkerte indretningsvalg og et dårligt kontordesign.

Forskningen giver ikke noget entydigt svar

Før Bernstein og Turban kom på banen, har en lang række forskere dokumenteret et fald i kommunikationen, når alle kan overhøre hinandens samtaler (Fx Oldham og Brass, 1979; Oldham og Rotchford, 1982; Brennan, Chugh og Kline, 2002).

Men der er også studier, som har dokumenteret en øget kommunikation på grund af synligheden og den kortere afstand mellem kolleger (Fx Brooks og Kaplan, 1972; Allen og Gerstberger, 1973; Boyce, 1974; Szilagyi og Holland, 1980; Boutellier mfl., 2008; Toft, 2018). Ligesom andre ikke har fundet en målbar ændring (Fx Sundstrom, Burt og Kamp, 1980; Moenaert og Caeldries, 1996; Stryker og Santoro, 2012; Kim og Dear, 2013).

At den samlede pulje af undersøgelser ikke viser en endegyldig konklusion om forholdet mellem øget åbenhed og kommunikation, skyldes en helt grundlæggende faktor: forskellighed. De individuelle karaktertræk ved de undersøgte virksomheder gør en sammenligning uhyre vanskelig, da de varierer i designet af deres kontorer, pladsallokeringen, antallet af medarbejdere i samme lokale, graden af afskærmning og akustik, ligesom medarbejdertyperne, arbejdsopgaverne, adfærden og organisationskulturen har været unik for hver enkelt virksomhed.

I min egen interviewundersøgelse hos en servicevirksomhed, der tidligere havde benyttet cellekontorer, oplevede medarbejderne en øget spontan kommunikation med deres kolleger, hvor deres skriveborde var blevet det primære sted til at dele viden. Boutelliers observationsstudie i et aktivitetsbaseret kontor viste, at medarbejderne her talte tre gange så meget sammen som på cellekontorer.

Det er sværere at bevare åbenheden og kommunikationen i kontorer med celler. Foto: Image Source/gettyimages.

Sailers observationsdata fra 14 virksomheder viste, at 43 % af samtalerne i åbne kontorer skete ved skrivebordene, mens det kun var 13 % i cellekontorer. Eksemplerne viser, at indretningen af et åbent kontormiljø kan give positive afkast, når arkitekter, designkonsulenter og ledelser forstår de medarbejdere, som skal trives på arbejdspladsen. Det kræver besvarelse af helt grundlæggende spørgsmål såsom:

Hvilke typer af medarbejdere udgør organisationen? Hvad laver de? Og hvordan laver de det?
Hvordan mødes, samles, socialiserer, vidensdeler, samarbejder og fokuserer medarbejderne nu? Hvordan kan de gøre det endnu bedre fremover?
Deler de rette medarbejdere ekspertise og erfaringer, og konsulterer de hinanden?
Giver medarbejderne hinanden best practices og udvikler løsninger på tværs af teams og afdelinger?
Hvilken slags kultur er der i organisationen lige nu? Fremelsker den eller forhindrer den aktiviteter og praksisser, som gør organisationen produktiv, innovativ, konkurrencedygtig og et rart sted at arbejde?

Kolleger kan tilbyde hjælp og blive del af samarbejde

Systematiske mikroanalyser af medarbejderes daglige interaktion og kortlægning af social adfærd har vist, at åbne kontormiljøer muliggør flere unikke former for samtale (se bl.a. Salvadori, 2016 og Toft, 2018). Det gælder blandt andet, når vi bliver tilbudt hjælp af sidemanden, fordi han kan høre os sukke dybt eller ser, at vi stadig sidder foran computeren efter fyraften.

Når en forbipasserende kollega overhører en faglig diskussion ved skrivebordene, kan han vælge at bidrage til den. Og når medarbejderen får øje på sin nærmeste leder, kan han komme i tanke om en opgave, han gerne vil have drøftet med det samme.

Det er sandt, at åbne kontormiljøer sjældent understøtter den umiddelbare fortrolige og private samtale, da alle kan høre og se, hvad der foregår. Derfor er fortrolighed noget, medarbejdere enten opsøger ved at gå ud i et ledigt møderum eller skaber ved at dæmpe stemmen. I praksis ønsker teams ofte at kunne tale sammen ved deres skriveborde uden at blive overhørt af omkringsiddende kolleger.

Det er selvfølgelig sværere at bevare privatliv på de åbne kontorer – med mindre man har et sted til det. Foto: J.A. Bracchi/gettyimages.

Det gælder i særdeleshed HR-afdelinger, der ikke bare kan have interne drøftelser, men også må håndtere fortrolige dokumenter og telefonsamtaler ved skrivebordet. Grupperingen og placeringen af medarbejdere er derfor en strategisk proces, hvor nogle måske trives bedst i et afsidesliggende hjørne, mens andre har det fint med at sidde ved gangområder med hyppig trafik, ligesom der kan være afdelinger, der skal sidde helt afskærmet i eget grupperum.

Se undersøgelsens case-virksomheder som worst practice

Bernstein og Turbans undersøgelse giver stof til eftertanke og vigtig viden til vores forståelse af de fysiske omgivelsers effekt på dagligdagen i virksomheder. Men undersøgelsen fortæller mere om de to case-virksomheder end noget generelt om åbne kontorer. Det samme kan siges om alle andre studier, der har vist, hvordan kontoret potentielt kan være en katalysator eller hæmsko for centrale arbejdsprocesser, herunder den interne kommunikation.

Derfor skal Bernstein og Turbans resultater ikke generaliseres, men perspektiveres til mange lederes praksis for at træffe indretningsbeslutninger.

Her kan du læse mere:

Allen, Thomas J. og Gerstberger, Peter G. (1973): A field experiment to improve communication in product engineering department: The nonterritorial office. Human Factors, vol. 15 (5), s. 487-498.

Bernstein, Ethan S. og Turban, Stephen (2018): The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B, vol. 373, s. 1-8.

Boutellier, Roman, Ullman, Fredrik, Schreiber, Jürg og Naef, Reto (2008): Impact of office layout on communication in a science-driven business. R&D Management, vol. 38 (4), s. 372-391.

Boyce, P.R. (1974): Users’ assessments of a landscaped office. Journal of Architectural Research, vol. 3 (3), s. 44-62.

Brennan, Aoife, Chugh, Jasdeep S. og Kline, Theresa (2002): Traditional versus open office design: A longitudinal field study. Environment and Behavior, vol. 34 (3), s. 279-299.

Brookes, Malcolm J. og Kaplan, Archie (1972): The office environment: Space planning and affective behavior. Human factors: The journal of the human factors and ergonomics society, vol. 14(5), s. 373-391.

Kim, Jungsoo and Dear, Richard de (2013): Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, vol. 36 (1), s. 18-26.

Moenaert, Rudy K. og Caeldries, Filip (1996): Architecturel redesign, interpersonal communication, and learning in R&D. Journal of Product Innovation Management, vol. 13 (4), s. 296-310.

Oldham, Greg R. & Brass, Daniel J. (1979): Employee reactions to an open-plan office: A naturally occuring quasi-experiment. Administrative Science Quarterly, vol. 24 (2), s. 267- 284.

Oldham, Greg R. og Rotchford, Nancy L. (1982): Relationships between office characteristics and employee reactions: A study of the physical environment. Administrative Science Quarterly, vol. 28, s. 542-556.

Sailer, Kerstin, Koutsolampros, Petros, Austwick, Martin Z., Varoudis, Tasos og Hudson-Smith, Andy (2016): “Measuring Interaction in workplaces”. I N.S. Dalton m.fl. (red.): Architecture and interaction. Springer International Publishing.

Salvadori, Francesca A. (2016): Open office interaction: Initiating talk at work. King’s College London, PhD Thesis.

Sundstrom, Eric, Burt, Robert E. og Kamp, Douglas (1980): Privacy at work: Architectural correlates of job satisfaction and job performance. The Academy of Management Journal, vol. 23 (1), s. 101-117

Stryker, James B. og Santoro, Michael D. (2012): Facilitating face-to-face communication in high-tech teams. Research-Technology Management, vol. 55 (1), s. 51-56.

Szilagyi, Andrew D. og Holland, Winford E. (1980): Changes in social density: Relationships with functional interaction and perceptions of job characteristics, role stress, and work satisfaction. Journal of Applied Psychology, vol. 65 (1), s. 28-33.

Toft, Thomas L.W. (2018): Interaktion i det åbne kontorlandskab: En undersøgelse af fysiske omgivelsers indflydelse på ansigt-til-ansigt-kommunikation i virksomheder. CIRCD working papers in social interaction, vol. 4 (2), s. 1-28.