Fire råd til bedre møder

Der holdes flere og flere møder i danske virksomheder, hvilket er rigtig dyrt både i tid og penge. Møderne er fuldstændig nødvendige for at skabe værdi, innovation, motivation og fremdrift i organisationen, men desværre er kvaliteten af både vores interne og eksterne møder ofte for ringe.

En undersøgelse blandt 2.189 ledere, som Lederne foretog i 2015, viste at 16 procent mente, at udbyttet af de interne og eksterne møder, de deltog i, ikke stod i et fornuftigt forhold til de ressourcer, der blev brugt på møderne. Hele 55 procent mente at de kun gjorde det til dels. Så kun ligegodt en tredjedel, mente altså at møderne var hele indsatsen værd.

Det er meget beklageligt, når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder.

Mødekulturen på de fleste arbejdspladser er blevet så automatiseret, at vi ofte insisterer på at få det bedste ud af mødet og benytte lejligheden til så at diskutere et improviseret emne, som i de fleste tilfælde kunne klares ved sparring med få eller en e-mail.

Spørgsmålet er, hvad vi kan gøre for at forbedre mødekvaliteten. Det er i både virksomhedens og medarbejdernes interesse, da en forbedret mødekultur øger produktiviteten og arbejdsglæden til gavn for alle. For mange er den umiddelbare løsning at stramme op på mødeledelsen ved at fokusere på at lave et sæt møderegler, som f.eks. "start og slut til tiden", "hav altid en dagsorden" og "send materialer til deltagerne senest to dage i forvejen". #REKLAMEPLADS#

Det er i princippet udmærkede regler, de løser bare ikke for alvor vores problem. At mødet starter til tiden, og der er en dagsorden, er langtfra nogen garanti for, at det bliver et værdiskabende og energigivende møde. Hvis møderne virkelig skal gøre en forskel, skal vi ikke kun fokusere på mødereglerne, men i lige så høj grad på måden, mødet holdes på. Vi skal blandt andet sørge for, at mødelederen er god til at inspirere og holde kursen, og at arbejdsprocesserne undervejs, på en involverede måde, får mødedeltagerne til at udfolde al den viden og kreativitet, der skal til for at skabe de bedste og mest kvalificerede resultater.

I denne artikel vil jeg give fire bud på, hvordan I kan forbedre jeres mødekultur.

STRATEGI #1: FÆRRE MØDER

Generelt holder vi for mange møder. Her er nogle mødetyper du kan droppe:

For-en-sikkerhed-skyld møderne. Vi holder mange møder for en sikkerheds skyld. Vi indkalder til mødet, så vi senere i et arbejdsforløb, f.eks. et projektforløb, kan sige, at alle blev hørt og gav håndslag på, hvad der skulle ske. Måske var mødet slet ikke nødvendigt, men udtryk for en manglende handlekraft og autonomi i arbejdskulturen.

Plejer-møderne. Et godt møde skal som regel have et klart formål. Vores tid er dyrebar, så der skal være en god grund til at mødes. Desværre holdes der rigtig mange rutinemæssige afdelings- og teammøder, hvor det eneste klare formål tilsyneladende er, at det plejer vi at holde. Plejer er ikke en gyldig grund til at holde et møde og fører ofte til, at mødet er dårligt forberedt og planlagt.

Af hensyn til kalenderkoordineringen kan det være en rigtig gode idé at have faste afdelings- og teammøder. Sørg dog altid for at finde ud af, hvad I vil bruge den dyrebare tid til, så I ikke bare sløser den væk med en ligegyldig orienteringsrunde. Hvis I omvendt ikke ved, hvorfor I skal mødes, er det måske på tide at afvikle rutinen eller at aflyse de møder, der ikke er stof nok til.

Orienteringsmøder. Der holdes rigtig mange møder, hvor det primære formål er orientering, f.eks. om ledelsesbeslutninger, hvad de andre i afdelingen laver, eller status på et projekt. Kommunikation forgår som regel bedst i et direkte fysisk møde, hvor kropssproget kan spille med, og hvor der er mulighed for at komme med umiddelbare spørgsmål og kommentarer. I den forstand er orienteringsmøder ofte bedre end at sende en mail eller et memo ud.

Omvendt bliver orienteringsmøder ofte til organiseret tidsspilde, fordi de udvikler sig til alt for lange enetaler fra f.eks. lederen til medarbejderne, eller til ulidelige runder rundt om bordet, hvor alle skal fortælle om stort og småt uden mål eller retning. Brug derfor orienteringsmøder med omtanke, og overvej hele tiden, om der findes bedre alternativer, f.eks. noget andet end bordrunden eller en powerpoint, eller om informationen kan leveres på andre måder, f.eks. en mail eller et opslag.

Kaosmøder. Der holdes en del møder, hvor der egentlig er et klart formål, men hvor hverken mødelederen eller mødedeltagerne er mentalt klar eller har haft tid til at forberede sig ordentligt. Vidensniveauet blandt deltagerne er for lavt, og mødelederen spræller rundt som en flue i en limklat og prøver at få noget fornuftigt til at ske. Resultatet er, at udbyttet af mødet bliver minimalt, og det havde været bedre tjent med at blive aflyst og måske afholdt på et tidspunkt, hvor alle er mere klar.

Zombiemøder. Ingen er mentalt til stede, fordi alle er online på computere og telefoner. Fordelen ved at være samlet og have et fælles fokus er væk.

STRATEGI #2: KORTERE MØDER

En klog mand sagde engang at "ting tager den tid, der er sat af til dem". Der er noget om snakken. Hvis tiden er knap, gør vi os ofte umage med at være præcise og blive hurtigt færdige. Jeg er absolut ikke tilhænger af, at vi bare skal gøre alting hurtigere og hurtigere. Mange ting tager lang tid, f.eks. at blive enige, få en god idé eller lære hinanden at kende. Men omvendt er der heller ikke nogen logik i, at et møde altid starter og slutter klokken hel og halv. Kig på, om I kan gøre nogle af jeres møder lidt kortere, uden at de taber i kvalitet.

Stop ti minutter tidligere. Ud over at det ville give mødedeltagerne ti minutter til at komme videre til det næste møde, ville det måske gøre, at alle gjorde sig mere umage for at komme hurtigt til biddet og få truffet de rigtige beslutninger.
Hold stående møder. De har det med at vare kortere tid. Vi er mere energiske, når vi står op, og vi gider heller ikke stå for længe.

Vi har tidligere skrevet om 20 måder du kan shine på til kedelige møder, hvor man blandt andet kan finde dette cheat sheet med 12 sætninger, der kan få dig ud af enhver knibe, og lære, hvordan man man lyder smart ved at bruge simple analogier.

STRATEGI #3: SPILLEREGLER

Hvad nytter det at holde møder, hvis ingen kommer til tiden, ingen har forberedt sig, alle er mentalt fraværende, og der er konstante forstyrrelser? Den første forudsætning for at kunne holde et godt møde er, at der er nogle basale ting på plads.

De fysiske rammer skal fungere. Sørg for, at alt det, I skal bruge, er til stede. f.eks. whiteboard, projektor, kaffe og chokoladefrøer. Stil borde og stole, som du gerne vil have dem. Det er ikke særlig inspirerende altid at sidde i det samme lokale på den samme måde ved siden af de samme mennesker. Find gerne nye, interessante mødesteder, f.eks. udenfor eller hjemme hos én af jer.
De rette mennesker skal være til stede. Indkald kun de mennesker, der er brug for, inviter ikke en masse ekstra i basisdemokratiets navn. Overvej også, om alle behøver at være med til hele mødet.
Fælles fokus og nærvær. For at kunne skabe noget sammen og få en høj mødekvalitet er det vigtigt, at alle er mentalt til stede og dedikerer deres opmærksomhed til mødet og ikke til en SMS eller en e-mail. Lav aftaler om, at computere og telefoner er bandlyst på mødet, medmindre det er en del af mødet.
Hav altid et formål. Husk at orientere deltagerne om formålet. Der findes mange slags mødeformål, f.eks. træffe beslutninger, koordinere, få ideer, skabe relationer, inspirere og eksperimentere. Hvis der ikke er et mødeformål, er der måske ikke nogen grund til at mødes.
Tag stilling til, hvad udbyttet af mødet skal være. Hvis du har besluttet, hvilken type produkt mødet skal ende med (f.eks. beslutninger, et idékatalog, tillid eller større netværk), er det meget nemmere at designe en arbejdsproces, der sikrer, at det sker.
Start og slut til tiden. Start, selv om alle ikke er kommet. På den måder vænner I hinanden til at tage mødetiderne alvorligt. Gør det lidt pinligt at komme for sent (kig bebrejdende, eller kom med en lille kommentar "Er du sød at sætte dig uden at larme, vi andre er startet til tiden"). Slut gerne lidt før, det er overskudsagtigt. Hvis mødedeltagerne altid kommer for sent, kan det skyldes, at alle jeres møder slutter og starter på samme tid, og så har folk jo ikke en chance for at nå fra et ene sted til et andet. I givet fald må I ændre jeres måde at booke møder på.
Lav kun den nødvendige forberedelse. Alle har rygende travlt, så stil realistiske krav til mødedeltagerne. Giv dem kun det mest nødvendige materiale, og gør det kort og attraktivt.
Lav kun det nødvendige referat. Nøjes med at lave beslutningsreferat. Det er vigtigere, at I får det gjort hurtigt, end at det bliver så omfattende, at I ikke får det gjort, eller at det først kommer tre måneder efter mødet. Mange ting behøver ikke stå i referatet, men kan bare skrives ned af den, der skal føre det ud i livet. Husk, et referat kan også være billeder af en planche, post it-lapper eller en sjov arbejdsproces.

STRATEGI #4: MØDEFACILITERING

At være en god mødeleder handler ikke bare om at administrere en talerliste og sætte flueben, hver gang man har nået et punkt på dagsordenen. En god mødeleder designer og faciliterer en mødeproces, som gør det nemt for deltagerne at nå deres mål – i moderne mødesprog kalder vi det en mødefacilitator.

Illustration: Sofie Kampmark

Mødefacilitatoren behøver ikke være den, der ved mest om emnet eller har mest magt, men vil typisk være den, der har mest flair for at motivere mødedeltagerne, lede processerne, og holde fokus på målet. Hvis I ikke har valgt en mødefacilitator, er risikoen for at mødet bliver slapt og ufokuseret meget stor.

Det er vigtigt, at mødefacilitatoren tager rollen på sig og træder i karakter, men det er lige så vigtigt, at deltagerne giver hende lov til det og ikke hele tiden stiller spørgsmålstegn ved måden, mødet ledes på. Der kan være enkelte mødetyper, f.eks. et uformelt møde mellem to-tre mennesker, hvor det er overkill at udpege en mødeleder, men så må I kollektivt tage ansvar for, at I når det, I gerne vil.

En god mødeleder tænker på at:

Planlægge en velegnet mødeproces til hvert punkt på dagsordenen. I stedet for fri diskussion omkring bordet kan du planlægge mange andre ting, f.eks. en brainstorm, et minimøde (deltagerne taler to og to) eller en holdningsgymnastik.
Estimere, hvor lang tid du vil bruge til hvert punkt. Det er ikke sikkert, det holder i virkeligheden, men hvis du har simuleret mødets tidsforbrug i hovedet på forhånd, er der en meget større chance for, at du er skarp og præcis, når mødet skal afholdes.
Lave en klar start. Byd velkommen, og gør det tydeligt, hvad formålet med mødet er, og hvornår I slutter. Præsenter deltagerne, gennemgå dagsordenen, fortæl hvad der skal produceres, og hvad du forventer af deltagerne.
Lave en klar afslutning. Slut mødet af med høj energi. Opsummer kort, fortæl, hvad der sker nu, tak for indsatsen, og slut til tiden. Vær anerkendende, og undgå hurtig og overfladisk kritik. Der er ikke noget værre end en diffus afslutning, hvor I går over tiden, halvdelen er gået, og der ikke er nogen konklusion.
Skabe en god stemning. Det har vist sig, at grupper performer langt bedre, hvis der er en overvægt af positive følelser i gruppen. Mødefacilitatoren har stor indflydelse på, hvordan humøret i gruppen er. Husk, at dit eget humør smitter. Gå til opgaven med høj energi, vær anerkendende, venlig og gerne humoristisk.
Fokus på målet. Mange møder bliver for ringe, fordi der er for mange sidespor, og fordi al tiden bliver brugt på de første par mødepunkter. Som mødefacilitator skal du hele tiden have fokus på målet og foden på speederen. Det skal ikke gå for stærkt, men heller ikke for langsomt. Vær ikke bange for at afslutte perifere diskussioner eller stoppe dem, der taler for meget eller bevæger sig ud ad alle mulige tangenter.
Opsummere, konkludere og fordele handlingsansvar. Mange gode diskussioner er endt i ingenting, fordi ingen fik opsummeret, konkluderet og fordelt handlingsansvar. Afslut hvert punkt på dagsordenen med disse rutiner, så slipper I også for at skulle starte forfra hver gang.
Opgive demokratisk ligemageri og være løsningsorienteret. I Danmark er der en tradition for basisdemokrati, dvs. alle kan sige, lige hvad de vil, lige når de har lyst. En på mange måder god tradition, som er med til at gøre danske arbejdspladser til nogle af de mest demokratiske i verden.

Problemet med denne arbejdsform er desværre, at den kan være enormt ineffektiv og demotiverende. Det er ofte de samme, der taler, der bliver talt for længe, og der mangler fokus og retning i samtalerne.

En god mødefacilitator stopper diskussionerne, når de bliver for lange, eller hvis de springer til helt andre emner. Mødefacilitatoren har øje for løsningsmuligheder og løsninger, som vokser frem (cementer ikke forskelligheder), og konkluderer løbende (sæt ord på de frembrydende enigheder). Mødefacilitatoren er åben for nye relevante input – indtil en vis grænse.

Hvordan laver du en god mødeproces

En mødeproces' formål er først og fremmest at få deltagerne til at arbejde bedst muligt med den opgave, der skal løses. Skal I f.eks. lave videndeling, kan I overveje, om I behøver høre alle. Måske er det bedre at høre et par stykker fortælle om en nylig succes eller udfordring for at diskutere, hvad hele gruppen kan lære af det. Skal I lave en brainstorm, kan I i stedet for en åben plenumsnak bede deltagerne tale sammen to og to og plukke de bedste idéer, før I taler om dem i plenum.

Vil du lave en effektiv og energigivende mødeproces, kan du overveje følgende:

Struktur. De fleste gode arbejdsprocesser har et eller flere elementer af struktur, som hjælper deltagerne til at samarbejde og fokusere. Et godt eksempel er mødediamanten, som kan bruges til rigtig mange ting.
Involvering. For de fleste mødedeltagere er det motiverende at få lov at bidrage med deres viden og idéer. På alt for mange møder er det de samme få, der taler, og de samme, der ikke siger noget. En god proces sørger for, at alle kommer på banen, hvilket også kan kvalificere det, der skal besluttes og produceres.
Variation. De fleste møder foregår på samme måde hver gang, hvilket i længden er trivielt og uinspirerende. Variation i mødeform og arbejdsmetoder er som regel inspirerende og kan hjælpe med at få deltagerne til at holde et fælles fokus.
Fysisk bevægelse. De fleste møder er alt for stillesiddende, hvilket gør os sløve og defokuserede. Hvis du kan blande noget fysisk bevægelse ind i mødet, får du som regel gladere og mere koncentrerede mødedeltagere. Prøv evt. med et stående møde, en walk and talk eller en energizer.
Diversitet. Når vi går til møde, er vi tilbøjelige til at sætte os med de samme mennesker hver gang. Du kan stimulere innovationen og videndelingen i organisationen ved at sørge for, at deltagerne får talt sammen på kryds og tværs. Vi ved også, at en af de korteste veje til arbejdsglæde er positive relationer til ens kollegaer og samarbejdspartnere, og et af de bedste steder at facilitere det er på møder.