|
Interne sociale medier som Yammer, Socialtext, Jive, Connections, Slack
Fiaskospiralen for interne sociale netværk

Hvordan får vi medarbejderne til at bruge det nye interne sociale medie? Getty Images.

Skrevet af

Jonas Bladt Hansen

Arla

4 artikler

0 indlæg

Alle virksomheder vil have et internt socialt medie, og vi installerer derfor Yammer, Socialtext, Jive, Connections eller Slack. Men når det kommer til stykket, kikser det med at få det integreret. Hvorfor - og hvad kan vi gøre ved det?
Jeg fik for nogle år siden muligheden for at deltage i udviklingen af et internt socialt medie sammen med opstartsvirksomheden echo.it. Jeg har på egen krop oplevet potentialet, men er bestemt også faldet i nogle af de faldgruber, jeg om lidt vil beskrive. Vores løsning gav dog genlyd hele vejen til San Francisco, og det har givet mig mulighed for at rådgive virksomheder og dele erfaringer med virksomheder herhjemme og rundt omkring i verden. Det er på baggrund af de erfaringer, jeg gerne vil give mit bud på, hvordan virksomheder kommer tættere på at udnytte potentialet i interne sociale medier.
 
Interne sociale medier, der trender. Men hvordan får man dem integreret i praksis?
 
Min egen oplevelse er, at mange virksomheder kæmper for at få udnyttet potentialet. De har ikke defineret et klart formål. Det svarer lidt til at ville lokke ens medarbejdere væk fra fantastiske dopaminfester med vennerne på Facebook, Snapchat, Instagram m.fl. til en firmafest uden at kunne sige, hvad der skal ske, og hvem der kommer. Den fest er svær at sælge.
 
 
Festen, der bliver en fuser
Et internt socialt medie tager udgangspunkt i samarbejdet mellem medarbejderne. Der findes masser af løsninger såsom Yammer, Socialtext, Jive, Connections, Slack m.fl.
 
Slack er et af de interne sociale medier, der boomer lige nu.
 
Se liste over nogle af løsningerne med hundredvis af cases her.
 
De interne sociale medier fik for alvor luft under vingerne, da Yammer brød igennem lydmuren med deres platform, der lignede Facebook. Der gik ikke lang tid, før det blev kaldt for ”Facebook for virksomheder”. Det statement har sikkert ikke gjort det nemmere at sælge argumentet om, at et internt socialt medie er et ”must have”.
 
Den klassiske fortælling om et internt socialt medie, der ikke fungerer optimalt, er følgende:
 
1)    Løsningen implementeres med fanfarer og lovprises som den nye smarte måde at samarbejde på og dele viden på. Mange medarbejdere er nysgerrige og logger på for at se, hvad det er for noget.
 
2)    Efter nogen tid oplever medarbejderne, at de enten ikke får noget feedback på de ting, de foretager sig derinde, eller også at der ikke sker noget af relevans for dem derinde. Ledelsen er heller ikke til at få øje på. De ved derfor ikke rigtigt, hvad de skal bruge platformen til.
 
3)    Aktiviteten begynder at dale pga. manglende interaktion med og anerkendelse fra ledelsen. Efter de første fantastiske måneder er der kun en håndfuld entusiastiske medarbejdere, der lægger indhold op.
 
4)    ”Festen” fuser ud, og platformen sygner hen eller bliver lukket ned.  
 
 
Den største årsag til, at jeres interne sociale netværk ikke lever, er manglende medarbejdertilslutning.
 
10 grunde til, at det går galt
 
1. Ledelsen er ikke aktiv
 
”Fantastisk idé – jeg har bare ikke tid til at være med”. Det sker, at ledelsen bakker op om initiativet, men ikke mener, at dens tilstedeværelse er vigtig. Det er fuldstændig forkert. Hermed signalerer ledelsen, at det ikke er et værktøj, der er afgørende for arbejdet. Hvis ikke ledelsen er til stede, så er det en rigtig god idé at forberede et kanon svar på spørgsmålet: ”Hvis ledelsen ikke er aktiv, hvorfor skal jeg så være det?”. Jeg har ikke svaret, men ved, at det er en dårlig idé at sige, at det er fordi de har travlt. Med andre ord – hvis ledelsen ikke er aktiv, bliver det meget svært, fordi en af drivkrafterne i sociale medier er anerkendelse. Og et ”win” på interne sociale medier er blandt andet et ”like” eller en kommentar fra ledelsen i virksomheden.
 
 
2. Der er ingen ressourcer til at bedrive community management
 
Det tages for givet, at medarbejderne selv skal finde ud af at bruge platformen.
Det kan rigtig mange ikke, enten fordi de ikke ved, hvad de skal bruge platformen til, eller fordi der ikke er noget af særlig relevans derinde. En community manager kan sørge for at koordinere en indsats i de første afgørende måneder, så der sikres svar på spørgsmål og anerkendelse fra ledere, når der er godt indhold, der fortjener det. Samtidig bør vedkommende stå for at definere formål, engagere relevante ledere og generelt holde aktiviteten i gang ved at rekruttere ledere og medarbejdere.
 
 
3. Platformen implementeres uden formål
 
Det interne sociale medie er ikke brandet med noget formål. Det er ikke nok at brande det som den nye videndelingsportal. Medarbejderne vil gerne vide, hvad de skal dele viden om, og ikke mindst hvordan det hjælper dem til at præstere bedre. Virksomhedens platform skal groft sagt også kunne passe ind i kaffeeksemplet:
 
Hvert eneste sociale medie er brandet med et formål, her illustreret ved en kop kaffe.
 
 
4. Der tages ikke højde for kulturelle forskelle
 
”Working out loud”, bruges ofte som slagord, når man skal drøfte fordelene ved et internt socialt medie. Det lyder fint nok, når man bor i Danmark. Her er der, sammenlignet med andre lande, stor tillid mellem ledelse og medarbejdere og højt til loftet i forhold til, hvad man kan tillade sig at sige.
 
I andre kulturer, hvor ledelsesstilen er mere autoritær, og det nærmere er forventningen, at ledelsen ligger inde med alle svarene, er det ikke sikkert, at et internt socialt medie har samme relevans.
 
 
5. Aktivitetsniveauet overvurderes, og implementeringsindsatsen undervurderes
 
Når man taler om aktivitetsniveauet på sociale medier, refereres der ofte til 1-9-90 modellen, som eksemplificeret nedenfor.
 
De få aktive og de mange, der er med på en kikker.
 
Se præsentationen her.
 
Det er en meget omdiskuteret model. Her antages det, at 1 % af deltagerne på et socialt netværk producerer indhold, 9 % deler, mens resten lytter og lærer. Disse procenter skal tages med et gran salt. De kan se meget forskellige ud fra virksomhed til virksomhed og afhænger også af, hvor god virksomheden er til at engagere medarbejdere på netværket.
 
Grunden til, at jeg synes, at modellen er god, er min oplevelse af, at forventningen til medarbejdernes aktivitetsniveau er urealistisk højt.
 
Derfor er det en god model at have i baghovedet, når man skal forventningsafstemme aktivitetsniveauet med ledelsen inden implementeringen. Det siger samtidig noget om, at der skal lægges et stort arbejde under selve implementeringen.
 
For selv om man er 10.000 medarbejdere i en virksomhed, kan man som udgangspunkt ikke forvente ret mange indholdsproducenter!  
 
 
6. Virksomhederne fravælger push notifikationer og belønninger
 
Vi er i dag tæt på at være lige så betagede af en boble med et lille tal, som stakkels Gollum er for ringen i ”Ringenes Herre” .
 
Boblen pirrer vores nysgerrighed så meget, at vi slet ikke kan lade være med at se, hvad der gemmer sig bag.  
 
Den røde boble er blot én af de mange forskellige typer notifikationer, som sociale medier gør brug af for at få brugeren til at logge ind til platformen. Mail- og sms-notifikationer er andre drivere for slet ikke at tale om gamification-elementer, som især LinkedIn har udviklet nærmest til perfektion. Jeg har selv oplevet, at ca. 50 % af al aktivitet kom som resultat af en mailnotifikation om, at man havde modtaget et nyt ”badge”.
 
Selv om der er rigtig mange undersøgelser, der viser, hvor stor en effekt dette har, oplever jeg, at disse elementer fravælges på interne sociale medier, fordi man ikke ønsker at forstyrre medarbejderne unødigt.
 
Den holdning er forståelig, men den gør det svært at få platformen til at leve i hverdagen. At lade folk vælge notifikationer til er ikke løsningen. For det er der kun ganske få, der gør. Så hellere lade dem vælge fra.
 
Behovet for anerkendelse undervurderes ligeledes. Anerkendelse er hoveddriveren på sociale medier. Hvis ikke man føler, man får anerkendelse for sit bidrag, så er der ikke den store mening i at deltage. Ledelsen kan gøre en stor forskel her ved at anerkende og kommentere.
 
 
7. Manglende integration
 
God integration er ikke kun et hedt emne i samfundsdebatten. Et internt socialt medie skal også integreres i virksomheden – og det føles bare ikke rigtigt som en del af virksomheden, når man først lige skal ind på en ekstern hjemmeside for at logge på. Integration med virksomhedens eksisterende løsninger er en af de største udfordringer for platformene i dag, da det ikke altid er lige nemt at integrere platformene i de eksisterende intranet.
 
De har dog tiden på deres side, da de har en stor fordel i forhold til den mobile arbejdsplads, hvor integration er mindre vigtig. Her er virksomhedernes løsninger ofte langt bagud.
 
 
8. Teknologien vinder over forretningens behov
 
IT-afdelingen kan have stærke argumenter for at anbefale et produkt der matcher med den øvrige IT-portefølje af platforme. Derfor risikerer man at få en løsning, der matcher IT's portefølje, men i mindre grad forretningens behov.
 
 
9. Der laves en pilottest over alt for kort tid
 
En pilottest er det perfekte kompromis – desværre er det også et dårligt et af slagsen. Det sker nemlig, at ledelsen først lige vil se, om det der sociale netværk kan noget. Derfor enes man om at køre en pilottest. En pilottest er skidt af mange årsager. Tidsrammen er ofte for kort, ressourcerne er for få, og implementeringen forbliver uden reelt formål. Mellemlederen og medarbejderen kan med rette spørge, hvorfor de dog skal lægge indhold op på en platform, hvor man ikke ved om det forsvinder efter endt prøveperiode.
 
 
10. ”Næ næ næ næ næ det må vi ikke…”
 
Angsten for, at medarbejderne tager debatkulturens laveste fællesnævner fra Facebook med over på den interne platform, kan resultere i en alt for omfattende social medie-politik. Det kan virke hæmmende at få udstukket en liste over alt det, man ikke må, med trusler om sanktioner, hvis ikke man opfører sig ordentligt. I stedet vil det være en god idé at kommunikere dem på en mere uformel måde som eksempelvis at lave et par ”do´s and don'ts” Det er de samme spilleregler, der bør gælde på de interne.
 
Start lokalt – tænk globalt
Det traditionelle mål med et internt socialt netværk er at fremme samarbejdet og videndelingen i virksomheden. Men det er ikke gjort ved at etablere et ”tomt” samtalerum med nogle ”like” og ”share” knapper? Det er dog tit dér, det ender. En alt for ufokuseret implementering.
 
Årsagen er ofte, at ejerskabet og forankringen af det interne sociale medie ligger for langt fra driften. Den er ejet af en administrativ funktion, uden at der er delegeret noget ansvar ud.
 
Hvis man virkelig vil lykkes med platformen, skal man være i stand til at forvandle arbejdsprocesser – det vil sige at ændre hele måden, man arbejder på, som Aaron Levie pointerer her.
 
Lykkes man med at forvandle arbejdsprocesserne, lykkes man også med at styrke netværk og få gang i videndelingen – for det er en del af at transformere hele måden, vi arbejder på i dag.
 
At forandre måden at samarbejde på – proces for proces
Implementeringsprocessen er afgørende. Fokuser på specifikke afdelinger, der vil kunne høste gevinster ved brug af et internt socialt medie.
 
Modellen viser, hvordan man kan strukturere sin implementering. 
 
Dette kunne eksempelvis være IT, marketing eller salg. Interviews med ledere og medarbejdere vil kunne afsløre et potentiale. Når disse er foretaget, handler det om at definere sammen med ledelsen, hvad man helt præcist vil opnå, hvordan man vil gøre det, og hvordan det skal kunne måles. Se nedenstående eksempel:
 
Modellen viser, hvordan man kan gribe sin implementering an i praksis. 
 
Ledernes deltagelse kan ikke undværes. I salgseksemplet bliver det svært at få sælgerne til at lægge billeder på netværket, hvis ikke lederen selv er aktiv og anerkender sælgerne for deres indsats. Ud over at anerkende for at dele billeder og succeshistorier, kan lederen dele salgstal, der viser effekten af de forskellige salgsopstillinger, der er delt. På den måde deles der eksklusiv viden på netværket – hvilket igen driver noget trafik.
 
Opgaven handler altså om følgende:
  • Identificer arbejdsprocesser med effektiviseringspotentiale ved hjælp af interviews med ledere og medarbejdere
     
  • Skitser, hvordan en ny proces kunne se ud på det interne sociale medie
     
  • Implementer processen lokalt sammen med den lokale ledelse. Lav en ”Gameplan” sammen med forskellige aktiviteter, der sikrer løbende anerkendelse af de aktive medarbejdere.
     
  • Følg op, og evaluer løbende på aktivitetsniveauet.
     
  • Viser det sig at være en succes, så eksporter succesen til lignende områder.
 
Er man først lykkedes med at etablere nogle succesfulde arbejdsprocesser på det interne sociale medie, starter medarbejderne med at dele viden om alt muligt andet arbejdsrelevant. Men de går ikke bare derind for at dele viden om hvad som helst – der skal være en grund til at komme der – og den skabes ved at fokusere på de konkrete arbejdsprocesser.
 
Fremtidsudsigterne
Udviklingen går kun i én retning, når vi ser på teknologiforbruget per generation. Mere mobil, flere sociale medier, mindre PC og mindre e-mail.
 
Kilde: Lynda Gratton ”New Ways of Working”.
 
Det betyder også, at inden for nogle år vil det nuværende marked for interne sociale medier ændre sig til at levere flere apps, der er fokuseret på helt specifikke arbejdsprocesser, der kan håndteres via mobilen. De vil så også indeholde elementer af det, vi kalder for ”social” i dag.
 
Under et nyligt indlæg på CBS om intern kommunikation spurgte jeg de studerende – nu også kaldet ”de digitale indfødte” jf. Søren Schultz-Hansen, om de kunne forestille sig at arbejde for en virksomhed, der ikke havde et internt socialt medie. Det, syntes de, var et meget mærkeligt spørgsmål. Der var en klar forventning om, at det selvfølgelig var noget, virksomheder havde nutildags.
 
De ”digitale indfødte” regner ikke med at skulle grave sig ned i et fildrev med 2000 mapper. Det er her og nu-kommunikation med rigtige mennesker, der driver dem.
 
I dag udgør de digitale indfødte ca. 10 % af Danmarks samlede arbejdsstyrke - om fire år udgør de næsten 25 %. De kommer med værdifulde perspektiver, som de gerne vil dele med hele virksomheden – det kan blive dyrt for virksomhederne, hvis ikke de er i stand til at gøre det.
 

Relaterede artikler

Kforums cool tools: Brug dem, stjæl dem - Du kan, du skal, og du må arbejde hurtigere og bedre. Vi er blevet bedre og hurtigere på Kforum. Vi har nemlig i de sids...
Det næste Facebook er en fersken - Har vi plads til flere sociale medier i vores hverdag? Stifteren af app’en Vine, Dom Hoffman, siger ja. Peach er det nye...
Facebook Live - hvad er meningen? - Facebook Live. Alle taler om det. Få har set det. Ingen har prøvet det. Endnu. Hvad går Mark Zuckerbergs nye Facebook-sa...
Lille app, stor impact: Slack-attack - Folk hører om Slack, folk taler om Slack. Nogle af os bruger Slack. Men hvad er det lige, det går ud på? Kan det virkeli...
Tænk altid kommunikation som interaktion - Det er næsten hverdagskost at høre ledere i internationale virksomheder fortælle, hvordan de ønsker at differentiere sig...
Fejl er okay - Fejl er okay. Eller? Langt de fleste virksomheder og organisationer påstår bestemt, at det er helt okay at lave en fejl ...
Dit nye intranet er en robot - Robotterne er på vej. Hvad betyder det for os, de interne kommunikatører? Bliver vi arbejdsløse? Bliver vi bare endnu be...
Det sociale intranet - Det sociale intranet eller interne sociale medier vækker drømme hos virksomheder, som ser en mulighed for at involvere o...
Selvcensur på interne sociale medier - Selvcensur er udbredt blandt medarbejdere, når de kommunikerer på interne sociale medier. Det er et udtryk for en social...

Giv din stemme

42 stemmer
4,7/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

Kom godt i gang med mobilvideo

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Job

Kommunikationsrådgiver

Frist: 26. november

Praktikant

Frist: 10. december

Kommunikationspraktikant

Frist: Hurtigst muligt
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Kom til K-dag

Bliv en dygtigere facilitator med co-creation

1. marts

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.