Guide til værdifulde konferencer
Kan du konference?

Skrevet af
300 toplederes fulde opmærksomhed i to dage. Et budget, der runder fire millioner kroner. Et årsværk i interne planlægningstimer. Det er blot nogle af omkostningerne ved en konference. Hertil kommer den risiko, man løber som arrangør. Centrale budskaber kan blive udvandet eller forvrænget, når man inviterer til dialog. Og måske kan kritiske røster helt overtage dagsordenen.
Jeg har været med til at designe konferencer i mere end otte år; stormøder, Top 300 summits, borgermøder og kick-off events. Jeg har haft en finger med i spillet ved succeser, der stadig tales om, ligesom jeg har oplevet konferencer, der af forskellige årsager ikke var pengene værd.
 
“I have for decades watched CEOs and other executives try to explain a corporate strategy to a small group of senior managers or to a much larger group of staff. For the most part, it has not been a pretty sight. In the case of senior managers, I usually hear 3 or 4 different interpretations of what the boss said, or disagreements about what they thought he or she said. In either case, no alignment at the top. In the case of a larger group of staff, often many people look on blankly during the presentation. They may appreciate a CEO’s willingness to share crucial plans. But because they don’t have the context or experience, they can’t even begin to understand what is being thrown at them in a thick PowerPoint deck. And what they do see certainly doesn’t make them want to get up in the morning and come to work.” - Professor John Kotter.
 
Nogle gange er det en god idé at flytte konferencen ud af konferencehotellet. Her er det chefer fra DSB, der taler en ny strategi igennem.
 
I moderne strategisk ledelse taler man om, at tre betingelser skal være opfyldt, før man kan aktivere en gruppe mennesker til at arbejde for en sag: De skal forstå retningen, de skal være motiveret til at være med på rejsen, og de skal forstå, hvad der forventes af dem, og hvordan de kan bidrage.
 
Konferencer er et effektivt redskab til at få en udvalgt skare i tale, engagere dem til at nå et mål og give dem de nødvendige redskaber til at kunne bidrage effektivt. Men konferencedesign er også en svær disciplin. Der er meget, der kan gå galt undervejs.
 
I artiklen her samler jeg de største faldgruber og bedste principper til at designe konferencer, der leverer værdi til både deltagerne og arrangørerne.
 
Faldgruber
Der er tusind praktiske fejl, som kan ødelægge oplevelsen af en konference: for lidt mad, dårlige lokaleforhold og skred i tidsplanen. Men mere ødelæggende er det, når selve konferencens proces har fejl. Når konferencen opleves som spild af tid eller forvirrende, eller den taler forbi sit publikum. Den slags fejl peger nemlig direkte tilbage på arrangørerne og det bagvedliggende projekt eller initiativ.
 
Det kan have stor negativ betydning for arrangørernes omdømme og relationer og for konferencens projekt eller initiativ, som ikke får den planlagte effekt ud af investeringen. Der er fem faldgruber, man skal navigere udenom.
 
1. Manglende relevans
Det er ikke noget tilfælde, at mange kunder sætter relevans højere end noget andet parameter, når der evalueres på en konference. Mangel på relevans opstår for eksempel, hvis en strategikonference udelukkende kigger bagud og bruger for meget tid på sidste års regnskab og resultater uden at involvere deltagerne i, hvor man skal hen og hvordan. Eller hvis man har prioriteret en underholdende kendisoplægsholder, der er god, men som kommer med et standardoplæg, der ikke passer med resten af programmet. 
 
Hvis indholdet rammer skævt, vil deltagerne opleve konferencen som spild af tid – også selvom proces og afvikling sidder lige i skabet. Mangel på relevans afkobler deltagerne fra processen og farver deres oplevelse efterfølgende.
 
Relevans skabes ved at kende sine deltagere, give dem værdifuld information, synliggøre den hjælp, de giver til arrangørerne, samt give dem mulighed for at tilpasse indholdet.
 
2. Uklar proces
Mere end noget andet er en konference en proces, som deltagerne skal gennemleve. Man starter i den ene ende og kommer forandret ud i den anden. Rækkefølgen skal både være logisk, spændende og give mening. Det forstyrrer følelsen af en logisk fremdrift, hvis man bliver for konkret for tidligt – altså hvis man går til det praktiske “hvordan” uden at bruge tid på “hvorfor” og “hvad”. Nogle programpunkter åbner op, mens andre lukker ned.
 
Start med at bruge tid på "hvorfor" og "hvad", inden du går videre til "hvordan". Foto: GettyImages. 
 
Processen virker forjaget, hvis ting præsenteres uden mulighed for fordøjelse eller perspektivering. Deltagerne bør efter hvert nyt tema/indlæg have mulighed for at reflektere og forholde sig til konsekvenser, samt hvad de selv skal bidrage med fremadrettet.
 
En proces opleves også som uklar, hvis der er for mange, der konkurrerer om taletiden. Et ønske om at få hele direktionen på banen kan således let give en rodet konference uden prioriteret fokus.
 
En synlig rød tråd er med til at skabe en følelse af logik gennem konferencen. Det hjælper deltagerne til at vide, hvad der forventes af dem, og hvornår de får svar på deres spørgsmål. Den slags information gør dem til bedre medspillere. Uden en rød tråd vil deltagerne opleve, at de starter forfra ved hvert programpunkt. Husk også de små detaljer. Eksempelvis er en overraskelse altid mest effektfuld, hvis den ikke står annonceret i programmet.
 
3. Ude af balance
De to værste ord, der kan sættes på en konferences proces, er ”kedelig” og ”gøglet”. Nu om stunder er det de færreste, der kan stilles tilfreds med to dages envejskommunikation i form af film, forelæsninger og PowerPoint-præsentationer. Omvendt reagerer deltagere også negativt på et program med for meget underholdning og for lidt indhold. 
 
Konferencen er for kedelig, hvis der er for mange og for lange oplæg uden pauser eller involvering. Programpunkter, der lover involvering eller interaktivitet, men som ender med envejskommunikation, skubber også i den retning.
 
Det hele bliver omvendt for gøglet, hvis dagens tema ikke passer med programmet og iscenesættelsen. Hvis baggrunden for eksempel er triste nedskæringer, bør maden og scenografien ikke virke ekstravagant. Tilsvarende skal man passe på med at lade topledelsen indgå i en form for underholdning, hvis det virker forceret. Det skal være en velkendt del af en chefs DNA, hvis hun for eksempel skal indgå i et sangnummer.
 
Kunsten er at skabe en balance mellem de to typer indhold med respekt for målgruppe og emner. Nogle ting kommunikeres bedre gennem sang og dans end andre. For meget involvering på bekostning af kommunikation kan også være med til at udvande de budskaber eller den effekt, arrangørerne har planlagt. Omvendt er underholdning og interaktivitet nødvendigt, ligesom en chef, der blotter sig og viser sit private jeg frem, kan være uhyre effektivt. Hvis det altså bliver gjort rigtigt.
 
Jeg har ofte brugt spil eller spil-lignende processer i konferencedesignet. Det skyldes, at spil kombinerer underholdning med substans på en unik måde. Film kan lidt af det samme, men er stadig envejskommunikation.
 
En simulation formidler effektivt komplekse budskaber til deltagerne. Her er det toplederne fra en stor dansk medicinalvirksomhed, der spiller sig frem til at forstå den nye strategi.
 
4. Pseudo-involvering
Når man bevæger sig væk fra envejskommunikationen, risikerer man at gøre sig skyldig i pseudo-involvering. Man stiller spørgsmål, man ikke ønsker svar på, eller beder om input, man ikke har tænkt sig at anvende efterfølgende.
 
Der er mange måder at lave pseudo-involvering på. Det kan for eksempel være en helt åben “ordet er frit”-session i plenum, men hvor folk føler sig for utrygge til at stille de rigtige spørgsmål, eller hvor ledelsen ikke formår at svare autentisk. En anden klassiker er en paneldebat med for mange deltagere, for lidt tid til at svare på spørgsmålene, eller hvor spørgsmålene for tydeligt er udvalgt på forhånd med sigte på at holde kritiske stemmer ude.
 
Et forhastet forsøg på at lave co-creation – uden et stramt fokus og med for kort tid – bliver også hurtigt til en løs brainstorm med uendeligt mange post-its, masser af frustration og ingen opfølgning. Involvering på falske præmisser er skadeligt for forholdet mellem deltagere og arrangører. Det er en farlig kombination af at tale ned til folk og spilde deres tid. Hvis du ikke vil involvere deltagerne i vigtige beslutninger, så gør det klart fra starten. Find i stedet noget andet at involvere dem i.
 
5. Manglende kobling tilbage til hverdagen
Den sidste faldgrube er lige så nem at falde i, som den er hyppigt forekommende. Konferencer risikerer at blive opfattet som en isoleret ø uden forbindelse til deltagernes hverdag. Den forandring, deltagerne har undergået, er særdeles sårbar, hvis de ikke får hjælp til at omsætte den til handling, når de kommer hjem.
 
Hvis en konference centrerer sig om sit eget budskab eller har for lidt fokus på at linke læring og budskaber til deltagernes egen kontekst, vil erfaringer og budskaber miste vægt, når de møder hverdagen.
 
Alt for ofte slipper arrangørerne tøjlerne ved konferencens afslutning, hvor de burde tænke et eller flere skridt længere. Det er ikke nok at komme igennem med sit budskab til lederne til en lederkonference, hvis de ikke ved, hvad de skal gøre med deres teams, når de kommer hjem. Man øger risikoen for at afkoble sit budskab, hvis der ikke er afsat tid i programmet til, at deltagerne kan overveje konsekvensen for deres egen hverdag. Eller hvis konferencen ikke slutter med et tydeligt “next-step”. En kvittering for deltagernes bidrag og information om, hvad der nu vil ske med deres planer, ideer eller spørgsmål. Deltagerne selv er ofte de bedste til at bygge denne bro. De kender deres hverdag bedst, men har brug for hjælp eller værktøjer til det.
 
Principper
En værdifuld konference kræver et godt fundament. Hvis du planlægger din konference ud fra gode principper, er du langt i forhold til at undgå de ovennævnte faldgruber.
 
Tag udgangspunkt i disse fem principper, når du planlægger din konference.
 
1. Start med formål og tema
Din konference skal have et klart formål og et matchende tema. Formålet skal være tydeligt for dig, dine medarrangører og samtlige deltagere. Jeg bruger ofte analyseredskaber fra storytelling til at finde ind til kernen af foretagendet. Sæt det hele lidt på spidsen, brug ærlige og forståelige vendinger, og undgå floskler og industri-jargon.
 
Et klart formål og tema er absolut nødvendigt, før du begynder at designe proces og lægge program. Det er også her, du skal finde inspiration til grafik, iscenesættelse af rummet, underholdning og så videre. Den rigtige grafik og scenografi har en stor effekt på deltagernes motivation til at være en del af processen.
 
Konferencens tema må gerne afspejle sig i grafik og iscenesættelse af rummet. Hvis formålet med konferencen er at skabe nye, kreative ideer, skal de fysiske omgivelser også indbyde til det. Foto: GettyImages. 
 
2. Design kerneprocessen
Først nu går du i gang med at designe en proces for hele konferencen. Begynd med kapiteloverskrifterne. Lad være med at starte med at lægge programmet.
 
Det vigtige er at få lagt et overordnet program, der fører deltagerne igennem forløbet på en måde, der både er logisk, spændende og giver mening for dem. Kerneprocessen skal give mening i forhold til konferencens hovedformål. Er det en forandringsproces, kan du bygge forløbet op over en klassisk eventyrskabelon. Er fokus på involvering eller problemløsning, skal du måske tage udgangspunkt i en innovationsproces.

Design programmet, så det følger kerneprocessen - og hold fast i den, når du senere bliver nødt til at justere programmet, fordi din keynote speaker ikke kan komme alligevel, eller der pludselig er en ekstra fra direktionen, der gerne vil have taletid.
 
3. Skab rum til ærlig involvering
Når du har fastlagt formål og kerneproces, identificerer du steder, hvor du kan give deltagerne reel indflydelse. Der er flere niveauer af involvering.
 
Øverst har vi medbestemmelse. Her inviteres deltagerne til at være med til at lægge strategien, skrive manifestet eller sætte målene. Det er ikke altid, at den mulighed er åben. Men man kan også lade deltagerne bestemme over deres eget område, sætte de lokale mål eller beslutte, hvordan målene skal indfries.
 
Hvis alt dette allerede ligger fast, så flyt dialogen hen på effekten af beslutningerne. Lad deltagerne diskutere, hvordan forandringerne vil komme til at påvirke dem, og udveksle erfaringer om, hvordan de kommer videre.
 
4. Sigt efter variation
Det er nemt at fylde et helt program med oplæg eller lade hele konferencen bestå af åbne workshops. Det er bare ikke sikkert, det passer til din kerneproces eller dine deltagere.
 
De forskellige proces-skridt stiller forskellige krav til de værktøjer, der anvendes. Det er lige så svært at formidle en drømmerejse gennem PowerPoint, som det er at formidle en personlig vision for en strategi gennem en plenumdebat. 
 
Ved at bruge samme fremgangsmåde hele vejen igennem, risikerer man også at miste en del af sine deltagere. Mennesker er forskellige og lærer på forskellig måder. Sørg derfor for at tænke en række forskellige værktøjer og metoder ind i dit program, så du øger sandsynligheden for, at så mange mennesker som muligt tager stoffet til sig på den bedst mulige måde.
 
Når man har 5.500 tillidsmænd samlet på én gang, skal man bruge hele paletten, for at de ikke kører træt. Til denne LO-konference brugte vi alt fra brandtaler over film til spilbaserede dialogværktøjer.
 
5. Byg en bro tilbage til deltagernes hverdag
Endelig skal du huske, at konferencen kun er starten på en længere rejse, deltagerne skal ud på. Hjælp dem med at bygge bro fra konferencen tilbage til deres egen hverdag. Afsæt tid til denne proces, og giv deltagerne redskaber, de kan tage med hjem. Ofte er deltagerne agenter for en forandring, der rækker ud over konferencen. Hjælp dem til at udfylde denne rolle. 
 
Et programpunkt på selve konferencen er guld værd. Giv deltagerne tid til at lægge en handlingsplan eller udveksle erfaringer om, hvordan arbejdet skal gribes an. Prioriter dette højere end en forelæsning mere. Ekstra information er intet værd, hvis deltagerne ikke tager det med hjem. Uddel værktøjer og materialer på konferencen, som deltagerne kan tage med hjem. Det kan være redskaber, der hjælper dem med at ændre deres arbejde, eller materiale, der minder dem om alle de erfaringer, de gjorde sig på konferencen. En anden mulighed er at tænke konferencens kerneproces ud over de dage, hvor deltagerne er samlet fysisk. Lad konferencen have et efterspil.
 
Værdifulde konferencer
Konferencer skal levere værdi for at være investeringen og risikoen værd. Både deltagere og arrangører skal have noget igen for deres tid og penge. Det gælder både et træf for topledere og en inspirationsdag for dine kollegaer. Det er ikke nok, at teknikken og logistikken klapper. Indholdet og processen skal også være gennemtænkt.
 
Ovenstående guidelines hjælper dig i den rigtige retning, hvis I står for at skulle tilrettelægge en konference selv, men de er også værd at have med i tankerne, hvis I har hyret andre til at hjælpe jer med opgaven.
 

Relaterede artikler

To timer med bullet-powerpoints og strategifloskler - Stormøder er fantastiske til at skabe retning, engagement og sammenhold. Men de kan også være dræbende seancer, hvor che...
Få god mødelyst - Når ideerne fra samfundslaboratoriet Borgerlyst oversættes til arbejdslivet, bliver det til fire nye mødeformater, der s...
Alt om intern kommunikation - Gør din kommunikationsafdeling selvlysende, øg produktiviteten, få gode ideer og realiser dem. Hold bedre møder, få styr...
Dit bedste event ever - Newsflash! Dine kunder vil inddrages, overraskes og have indhold, der er målrettet dem. Det samme gør sig gældende for j...

Giv din stemme

25 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Netværk

Webansvarlige

Kun få ledige pladser

Se alle Læs mere

Få nyhedsbrev

Kom til K-dag om Facebook

Lær, hvordan du får mere ud af din indsats på Facebook

8. februar

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.