Fordele og ulemper ved free-seating
Free-seating: Hvem har nappet den gode plads?

Skrevet af
Free-seating nedbryder siloer og skaber nye kreative arbejdsmiljøer. Men hvad med redebyggerne; den fodboldtossede Martin i marketing med FC Barcelona-figurerne, Klara med procelænshundene og David, der elsker sin familiefoto-væg? Free-seating er kampen om privilegierne.
Udviklingen inden for den trådløse it-teknologi betyder, at medarbejdere ikke længere er stavnsbundet til et bestemt skrivebord med en stationær computer, men i stedet frit kan bevæge sig rundt med deres personlige bærbare eller tablets. Moderne vidensarbejde er kendetegnet ved at være både mobilt, virtuelt og papirløst, og det har fremskudt spredningen af free-seating-konceptet i virksomheder verden over. 
 
Ligesom det åbne kontorlandskab gjorde sit indtog i 60’erne og 70’erne, hvor skillevæggene blev revet ned med mantraet om, at mere synlighed er lig mere vidensdeling, oplever vi nu en sand epidemi af free-seating. Konceptet går også under den knap så tiltalende betegnelse Hot-desking, mens andre virksomheder kalder det flexible-seating for netop at fokusere på fleksibiliteten i denne siddepladsløsning.
 
Hvad sker der, når medarbejderne selv kan vælge deres pladser? Getty Images.
 
Grundpræmissen er, at ingen medarbejdere som 
udgangspunkt har faste
 skrivebordspladser på kontoret, men i
 stedet placerer sig det sted og sammen 
med de kolleger, som giver dem de bedste 
rammer til at udføre deres opgaver den
 pågældende dag. Det betyder også, at man 
ikke kan efterlade sine ting på 
skrivebordet, når arbejdsdagen er slut, da
 det jo skal være klart til at blive indtaget
 af den næste medarbejder. I 
virksomheder, som praktiserer free-seating, fx Deloitte, Microsoft, IBM og Ernst & Young, får hver medarbejder derfor
 tildelt et personligt skab, hvor de kan 
opbevare alle deres ejendele. Præcis som vi kender det fra amerikanske high schools.
 
70%-kalkulen
Når free-seating er blevet så populært, skyldes det, at siddepladsløsningen eliminerer den omkostningsfulde spildplads, som tomme skriveborde tager. I praksis er det nemlig uhyre sjældent, at alle medarbejdere befinder sig på kontoret samtidig, da mange enten vil arbejde hjemme eller være ude af huset til møder. Og når der pludselig er færre skriveborde end ansatte i virksomheden, giver det også mere plads til dem, som rent faktisk befinder sig på kontoret. Hos mange internationale virksomheder arbejder man derfor med en belægningsprocent på omkring 70%, og særligt i konsulenthuse, hvor medarbejderne i altovervejende grad sidder hos kunderne, giver idéen om færre skriveborde rigtig god mening.
 
Plads er nemlig penge, og hovedrationalet bag free-seating er ofte den betydelige besparelse (i mange tilfælde helt op til 30%), som kan opnås igennem en bedre udnyttelse af virksomhedens kvadratmeter. Men da besparelser ikke er et positivt argument over for de ansatte, bliver det sjældent nævnt som den direkte årsag. I stedet fokuserer man på, at det giver mere arbejdsrum til den enkelte og nedbryder videnssiloer. Førstnævnte argument hilser de fleste medarbejdere da også velkomment, da mange dagligt kæmper med at koncentrere sig i de trange kontorbygninger.
 
Tanken om at nedbryde videnssiloer er også ganske smuk, da en undersøgelse har vist, at skrivebordene er det primære sted til vidensdeling i det åbne kontorlandskab. Meget vigtig viden kommer derfor aldrig længere ud end til dem, som sidder sammen. Så når medarbejdere fra forskellige afdelinger pludselig kan komme til at sidde ved siden af hinanden, lære hinanden at kende og dele viden på tværs af deres respektive projekter, kan det potentielt føre til nye innovative idéer og løsninger.
 
Holdepunktet i den travle hverdag
Faktum er dog, at langt størstedelen af medarbejderne ikke benytter sig af muligheden for at sidde forskellige steder, medmindre de direkte presses til det. I stedet møder de tidligt ind for at få en af deres faste top-tre favoritpladser. I en international virksomhed, der praktiserer free-seating, var det kun 2 ud af 26 adspurgte medarbejdere, som reelt vekslede mellem skriveborde i løbet af en arbejdsuge.
 
Men hvorfor benytter medarbejderne sig ikke af muligheden for at flytte rundt? Her viser det sig, at det meget overraskende ikke skyldes et behov for en fast plads – dvs. en form for holdepunkt i en travl hverdag – men derimod en god plads. Og hvad er en god plads så? Ja, her viser samme undersøgelse, at den gode plads er i nærheden af de kolleger, som vi oftest har brug for at tale og samarbejde med i løbet af en arbejdsdag. Tænker vi tilbage på vores egen skoletid, virker det jo soleklart.
 
Her havde de fleste af os også udvalgte klassekammerater, som vi helst ville sidde ved siden af, fordi de kunne hjælpe os, når der skulle løses regne- eller grammatikopgaver. Ud fra dette perspektiv kommer argumentet om videnssiloerne altså til kort, da ikke alle medarbejdere har brug for at tale med hinanden.
 
Men hvis virksomheden kan spare penge, og vi samtidig får mere plads omkring os til at arbejde i, er alle så ikke tilfredse? Til det er svaret i mange tilfælde nej, da der er flere problemer forbundet med de frie pladser på kontoret.
 
Hvad med redebyggerne?
Det mest overskyggende er, at det fratager medarbejderne muligheden for at personliggøre deres skrivebordspladser, fx med et familiefoto, en rejsesouvenir eller vinkekat. Går man igennem en virksomhed, hvor medarbejderne har faste pladser, vil man hurtigt lægge mærke til, at det er en udtalt praksis at dekorere sit skrivebord, så det ikke er en anonym arbejdsstation, men en særlig persons plads.
 
Det er svært at få lov til at skabe en personlig arbejdsplads, når pladsen næste dag er en andens. Getty Images.
 
Den fodboldtossede Martin i marketing er ham med FC Barcelona-koppen og Lionel Messi-figuren, Klara har de fire procelænshunde og David et sorthvid-foto af kæresten. Personliggørelsen kommunikerer, hvem vi er, og hvor vi sidder, og igennem valg og fravalg ved udsmykningen konstruerer vi vores personlige og sociale identitet på arbejdspladsen.
 
At det er vigtigt for os at udleve vores personlighed på arbejdet og blive anerkendt som unikke individer, er af flere omgange blevet bekræftet af forskellige undersøgelser. I en af dem svarede 77 procent af de adspurgte medarbejdere, som besad forskellige stillinger, at det var meget vigtigt for dem at føle sig som individer på arbejdspladsen og ikke bare en brik i et større spil.
 
Udover at vise hvem medarbejderne er, forhøjer personliggørelsen også deres oplevelse af velvære på arbejdet. For når man nedtoner det strømlinede look på kontoret, giver det en mere hjemlig og afslappet arbejdsoplevelse. Det forbedrer både den enkeltes trivsel og modvirker stress. Virksomheder, som tillader en høj grad af personliggørelse af arbejdspladsen, oplever derfor en forhøjet moral blandt medarbejderne, ligesom færre forlader virksomheden over tid.
 
Denne sammenhæng mellem udsmykningen og loyaliteten kan ifølge forsker i vidensdeling og motivation på CBSPeter Holdt Christensen, ses ved, at medarbejderne bygger en form for ”rede” på kontoret. Tilknytningen til virksomheden bliver på denne måde langt mere personlig, hvor kontoret ikke bare bliver et sted, hvor man tager hen for at arbejde, men en form for andet hjem. Derfor anbefaler bl.a. Videncenter for Arbejdsmiljø, at man opfordrer medarbejderne til at sætte deres potteplanter og fotografier på skrivebordene.
 
For at imødekomme behovet for personliggørelse og samtidig udnytte free-seatings iboende potentiale for mere vidensdeling på tværs arbejder nogle virksomheder derfor med den praksis, at medarbejderne kun et par gange i løbet af året rokerer over til en ny kontorplads. Her er free-seating ikke en tilfældig hverdagspraksis, men derimod et strategisk redskab til at få relevante medarbejdere til at kommunikere mere med hinanden, fx produktudviklerne og sælgerne eller marketingsfolkene og kommunikationsmedarbejderne.
 
Free-seating er ikke noget, man bare indfører. Det kræver omhyggelig kortlægning af kompetencer og personligheder. Getty Images.
 
Men inden man begynder at flytte rundt på de ansatte, kræver det dog en del forarbejde med at udtænke, hvem der reelt har gavn af hinandens kompetencer og viden, samt hvem der rent personligheds- og arbejdsmådemæssigt passer sammen. For sætter man to medarbejdere sammen, som ikke kan sammen, vil det naturligvis medføre flere udfordringer end goder for begge parter.
 
Ligesom med fælles kontorrum står det klart, at det kræver en del planlægning og omtanke at udnytte free-seating-konceptets muligheder, hvor den samme model ikke kan overføres til alle virksomheder. Er medarbejderne kun på kontoret et par dage om ugen, giver det måske fin mening at indføre free-seating som en fast hverdagspraksis, mens det omvendte nok ikke er tilfældet, hvis de fleste medarbejdere er på deres plads det meste af tiden.
 
Læs mere:
Feintzeig, Rachel (2013): The New Science of Who Sits Where at Work. The Wall Street Journal, 8. oktober, 2013.
Millward, Lynne J., Haslam, S. Alexander og Postmes, Tom (2007): Putting Employees in Their Place: The Impact of Hot Desking on Organizational and Team Identification. Organization Science, vol. 18 (4), s. 547-557.
Wells, Meredith (2000). Office clutter or meaningful personal displays: The role of office personalization in employee and organizational well-being. Journal of Environmental Psychology, vol. 20 (3), 239-255.
Christensen, Peter, Holdt (2009): Rumforskning: Fysiske omgivelser i ledelse og organisering af arbejde. Jurist- og Økonomforbundets Forlag.
Toft, Thomas L.W. (2015): Interaktion i det åbne kontorlandskab – en undersøgelse af de fysiske strukturers indflydelse på ansigt-til-ansigt-kommunikation, Centre of Interaction Research and Communication Design, University of Copenhagen.
 

Relaterede artikler

Byg dit eget bureau - Overvejer du at stifte dit eget bureau? Tre direktører – fra hver sit bureau – giver deres bedste råd til processen. Hva...
Påvirker kontormiljøer vidensdeling med kollegerne? - Hvordan påvirker kontormiljøer vores daglige samarbejde og vidensdeling med kollegerne? Det bliver besvaret i dette spec...
Sådan scorer du dig en Office Daddy - Tidens tv-serier viser os, at unge kvinder ikke kommer nogen vegne uden en ældre mand. Så kvinde: Få dig en office daddy...
Dit skrivebord er dit brand - Vakler du mellem Lalique-brevpresseren til 1.100 pund, et humoristisk tøjdyr eller en udstoppet elefant? Kforum guider ...

Giv din stemme

11 stemmer
4,7/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Kursus

Facebook-annoncering: Skab målbare resultater

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Kom til K-dag om Facebook

Lær, hvordan du får mere ud af din indsats på Facebook

8. februar

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.