Hvorfor gik det galt Torben? Ifølge Torben

Når man går konkurs, træder en række forskellige mekanismer i kraft. Gennem advokat og kurator blev det indskærpet, at al kommunikation skulle indstilles, da det er afgørende, at alle kreditorer så vidt muligt bliver stillet ens. Ingen må tilfældigvis kunne høre om konkursen og derved for eksempel tilbageholde en betaling. Derfor fik bestyrelsen ikke mulighed for at skrive direkte til medlemmerne om konkursen.

Læs også DKF: Krise-konkurs-kommunikation

Havde foreningen haft mulighed for at blive videreført, ville vi have eksekveret en køreplan hen over efteråret, hvor alle medlemmer ville få mulighed for at høre detaljerne om det planlagte strategiske samarbejde med Djøf, samt stemme om det ved en ekstraordinær generalforsamling sidst på året. Konkursen overhalede desværre denne plan indenom. I denne artikel beskriver jeg den faktuelle baggrund for konkursen. Fakta, som også er blevet fremlagt på en ekstraordinær generalforsamling i september 2015 samt den ordinære generalforsamling i marts 2016.

Goddag til en slunken kasse

Som nytiltrådt direktør skyndte jeg mig at få overblik over foreningens økonomi. Efter nogle uger stod det klart, at der kun ville være penge til at holde foreningen oven vande til og med juli måned 2015. Altså tre måneder efter jeg tiltrådte. Min vurdering var, at der ville stå 17.000 kr. på kontoen i august 2015, når sekretariatet kom tilbage fra ferie. Det kom til at holde stik. Det var svært at forstå, da der blot en måned før min tiltrædelse var udsendt kontingentopkrævninger. Der skulle med andre ord have været likvider nok, til at foreningen kunne holde sig kørende et godt stykke hen i efteråret. Det var der så ikke. Noget var galt.

Den her hjemmeside har i løbet af 2014 og starten af 2015 kostet foreningen i alt 1.071.000 kr.

Hvad sagde årsregnskabet for 2014?

Da vi granskede årsregnskabet for 2014, fandt vi en række forhold, der tilsammen viste, at økonomien var i bund. Der var ikke et underskud på cirka 130.000 kr., som der stod i rapporten. Det var på 953.000 kr. Der var ikke 3.000 medlemmer. Der var under 2.000, da medlemskartoteket indeholdt medlemmer, der ikke havde betalt kontingent i op til otte år. Jeg ved det, fordi vi har kontaktet hver og en på den lange liste for at høre, om de ville fortsætte deres medlemskab. I vedtægterne står, at man skal slettes som medlem, hvis man ikke har betalt sit kontingent efter tre måneder.

Problemet var, at de mange ikke-betalende medlemmer stod opført i regnskabet, som om de ville betale, altså som en del af egenkapitalen. De stod opført i det oprindelige årsregnskab til en værdi på cirka 1.2 mio. kr. Vi fik hentet cirka 100.000 kr. hjem. Der var ikke 7.000 modtagere af nyhedsbrevet, der var cirka 4.000. Der var endvidere periodiseringsfejl for et par hundrede tusinde kroner i årsregnskabet, idet en række indtægter for aktiviteter for 2015 var bogført som indtægter i 2014. Udgifterne til aktiviteterne lå så og ventede på 2015.

Fra DKF's effekt-agenda.

Hjemmeside til en million kroner

Den nye hjemmeside har i løbet af 2014 og starten af 2015 kostet foreningen i alt 1.071.000 kr. Likvider, som er taget fra foreningens bankkonto. I årsregnskabet stod hjemmesiden opført som en realiserbar del af egenkapitalen. Det er usædvanligt.

Alle andre steder bliver udgifter til en hjemmeside driftsført med det samme, da den med stor sandsynlighed ikke kan sælges til tredjepart. Der er gode grunde til at investere i en god hjemmeside. Men i dette tilfælde ser det ud til, at udgifterne til hjemmesiden ganske enkelt har været for høje set i forhold til udbyttet. Og i alle tilfælde har den drænet foreningens likviditet, som har været hårdt presset gennem hele 2015 og 2016.

Lidt over 50 procent af de udbudte aktiviteter har gennem de senere år været aflyst.

Faldende aktivitetsniveau

Foreningen har gennem nogen tid haft mere end svært ved at samle deltagere til sine møder, kurser og netværk. Lidt over 50 procent af de udbudte aktiviteter har gennem de senere år været aflyst. Desuden kunne vi se, at der var stærkt faldende annonceindtægter i første halvdel af 2015. I forhold til året før var det faldet til cirka en sjettedel. Vi har omlagt kurser, møder og konferencer, ændret prisstrukturen og forkortet den tid, man skal bruge på aktiviteterne. Det er lykkedes at reducere antallet af aflysninger til cirka 30 procent de seneste 7-8 måneder.

Medlemsinvolvering

Medlemmerne spiller naturligt nok en stor rolle i en medlemsforening. Det har de også gjort i det seneste års tid. Men det har været nødvendigt at tænke i nye veje for at aktivere potentialet blandt medlemmerne. Blandt andet gennem oprettelsen af et skribentkorps med cirka 30 medlemmer, der har leveret stof til hjemmeside og nyhedsbrev det seneste halve år.

Men starten var svær. Redaktionen bag medlemsbladet Kommunikatøren nedlagde sig selv, umiddelbart før jeg tiltrådte. De kunne ikke stå inde for kvaliteten af bladet. I stedet fremlagde formanden for udvalget en plan over for DKF’s bestyrelse om et kvalitetsmagasin, som skulle sætte et markant fagligt aftryk i branchen. Bestyrelsen tiltrådte ideen, og der er siden arbejdet videre, dog begrænset af den dårlige økonomi.

Vi har haft et velfungerende mødeudvalg, der har stået for mange gode møder. Bestyrelsen valgte, at møderne skulle være gratis for medlemmerne for at kunne tilbyde et fornuftigt værditilbud i kølvandet på lukningen af Kommunikatøren, som der ikke længere var råd til. Desuden er det blevet standard i branchen, at morgenmøder og gå-hjem-møder er gratis. Og udbuddet af de gratis møder er efterhånden ganske overvældende. Vi har afholdt møder i alle de udvalg, der er under DKF. Nogle er gået godt, andre har det været svært at samle deltagere til, mens atter andre har haft svært ved at finde frem til rationalet bag deres arbejde.

Jeg og bestyrelsen har løbende drøftet nye løsninger for at aktivere medlemmerne mere. Skribentkorpset, øget frivillig involvering omkring konferencer samt invitationsmøder for at give strategisk sparring til bestyrelsen er nogle af de nye tiltag.

Medlemsundersøgelse

I juni måned 2015 gennemførte vi en medlemsundersøgelse. Resultaterne var på flere områder udfordrende for DKF: En meget stor del angav, at de stort set ikke brugte foreningens tilbud, og at de ikke rigtigt kunne redegøre for, hvorfor de var medlemmer. I korte træk meldte man sig ind i DKF for at få netværk og øget faglighed. Og man meldte sig ud igen, fordi de ikke fik opfyldt de to ønsker. Medlemmerne efterspurgte mere dyb faglighed, et mere moderne udtryk, mere mening og holdning samt en større synlighed og relevans. Undersøgelsens resultater dannede afsæt for bestyrelsens redningsplan.

Bestyrelsens redningsplan

På den baggrund iværksatte bestyrelsen en plan, der på en og samme tid skulle spare penge, genoprette indtægterne gennem et øget aktivitetsniveau og samtidig sætte tydelige faglige og holdningsmæssige aftryk i branchen.

Blandt andet har vi arbejdet med at sætte DKF i spidsen for vigtige branchedagsordener som for eksempel PR, effektmåling, krisekommunikation, politisk kommunikation, forandringskommunikation, CSR-kommunikation, finanskommunikation, sundhedskommunikation m.m.

Sekretariatet flyttede til billigere, større og mere centrale lokaler og inviterede medlemmerne til at bruge lokalerne til egne møder etc. Det visuelle udtryk blev moderniseret, der var ugentlige klummer og holdninger i nyhedsbrevene, der blev indgået strategiske sponsoraftaler med flere sponsorer m.m. I det hele taget er næsten hver en sten blevet vendt i bestræbelserne på at genvinde DKF’s fodfæste i branchen.

Har det været for meget? Måske. Men allerede i august 2015 var kassen stort set tom. Og kun takket være en god sponsoraftale med Infomedia undgik vi konkurs dengang. Den 1. september stod der 2.000 kr. på DKF’s konto. Vi havde ryggen mod muren og forsøgte at sætte gang i mange gode og spændende ting for at sikre DKF’s overlevelse.

Kommunikation fra foreningen

Siden efteråret 2015 har det været tydeligt kommunikeret, at DKF har haft en presset økonomi. Blandt andet har der på den baggrund været afholdt ekstraordinær generalforsamling den 18. september 2015 for at få vedtaget en række ændringer, der skulle hjælpe foreningen videre. Blandt andet nye regler for at være medlem af UngKom, fremrykning af kontingentindbetalinger til at følge kalenderåret samt moms på alle foreningens aktiviteter. Vi var knap 20 til stede. Referatet har været tilgængeligt på foreningens hjemmeside.

Ved den ordinære generalforsamling den 31. marts var der cirka 50 fremmødte medlemmer, der kunne høre om en meget presset økonomi. Også dette referat samt tilhørende årsrapport har været tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Så hvorfor gik det galt Torben…?

Det spørgsmål er jeg blevet stillet mange gange de seneste par uger. Og har jeg ikke fået spørgsmålet, har jeg stillet mig selv det. Der er tre hovedårsager:

Ham her er jeg også fan af @TorbenDan - han har lige lagt @komforening logo ned ;-) #medlemsengagement #komdk pic.twitter.com/1ybSUBKWEv
— Astrid Haug (@astridhaug) 8. december 2015

Da alt var godt.

For det første er det en forening, der ikke i tilstrækkeligt omfang fik defineret sig selv fagligt i branchen med de bedste, skarpeste og mest kloge og moderne tilbud. Medlemsundersøgelsen bekræftede til fulde dette billede. Tiden er løbet fra, at man melder sig ind i en brancheforening af idealistiske årsager. Der skal være et værditilbud, og det skal være godt. Og gerne bedre end konkurrenternes.

For det andet var økonomien allerede i 2015 værre end først antaget. Foreningen var teknisk set insolvent stort set fra sommerferien på baggrund af summen af en række forskellige ting, som jeg har beskrevet længere oppe. Det er vanvittigt svært at udvikle og revitalisere en virksomhed, når der ingen penge er i kassen. Selv om vi fremrykkede udsendelsen af kontingentindbetalinger til december 2015 med betalingsfrist i januar 2016, var det ikke tilstrækkeligt til at sikre os arbejdsro til at vende skuden.

For det tredje manglede vi tid. Der var meget, der gik godt, da DKF drejede nøglen om: færre aflysninger, flere dagsordensættende konferencer, mere markant kommunikation, flere holdninger, nyt udtryk, nye klublokaler til medlemmerne, øget tilgang af medlemmer de seneste måneder etc. Men det krævede mere end 6-7 måneder at få markedet til at indse, at der var nye ting på vej.

Har du fortrudt DKF, Torben?

Også det spørgsmål er landet i min indbakke og andre steder i de seneste uger. Nej, jeg har ikke fortrudt. Jeg tog jobbet i sin tid, fordi jeg brænder for kommunikation og for den medlemsinvolvering, der er fundamentet i en forening. For mig var det drømmejobbet. Intet mindre. Derfor blev jeg ved med at kæmpe trods de mørke skyer over foreningen. Men set i bakspejlet var opgaven uoverstigelig. Med en så anstrengt økonomi og så relativt lille medlemsopbakning stod foreningen trods en ambitiøs og omfattende redningsplan, der både krævede tid og penge, ikke til at redde i sin eksisterende form.