29 ideer til dit intranet

Et nyt intranet er et forandringsprojekt
Et nyt intranet er ikke et it-projekt. Det er et forandringsprojekt, som handler om at involvere medarbejderne, før, under og efter intranettet går i luften. Medarbejderne skal lære at elske intranettet, og det gør de først, når lederne kridter skoene og går forrest.

1. Find ud af, hvordan du bedst griber processen an i netop din organisation – hvem du skal inddrage, trække på og involvere.

2. Få ledelsen til at tage ejerskab til projektet.

3. Inddrag og informér medarbejderne. Orienter løbende om, hvad der sker.

4. Hæng ud ved kaffemaskinen og fornem, hvordan det går med processen.

5. Aktiver, motiver og del ud af din begejstring. Tag rundt på afdelingsmøder og fortæl om intranettet, nye muligheder, og hvad det betyder for det daglige arbejde.

Få en konkret og brugbar strategi
Du skal have en klar idé om, hvad intranettet skal gøre for virksomheden. Kald det et formål i stedet for en strategi – det er nemmere at forholde sig til. Sørg for, at det understøtter virksomhedens strategi.

6. Undersøg medarbejdernes arbejdssituation, adgang til computer m.v.

7. Opdel dem i maks. fem målgrupper.

8. Sorter i indholdet, så det afspejler formålet.

9. Segmentér nyheder, indhold og værktøjer til de forskellige grupper, hvis der er behov for det.

Sæt fokus på opgaver
Intranettet skal være opgaveorienteret i stedet for afsenderorienteret. Det skal være stedet, hvor medarbejderne løser de primære opgaver i hverdagen.

10. Undersøg medarbejdernes behov gennem arbejdspladsobservation, samtaler og fokusgrupper.

11. Find killer content – indhold, medarbejderne ikke kan leve uden – og sæt det på forsiden.

12. Lav en opgaveorienteret menustruktur.

13. Læg de tre mest brugte ting på forsiden.

Få det basale på plads først
Sociale medier og web 2.0 dukker op på danske intranet, og det er der store perspektiver i. Men før du kaster dig over avancerede dialogværktøjer og netværk, handler det om at få det basale på plads.

14. Få en velfungerende telefonbog.

15. Omskriv personalehånden til webegnede tekster.

16. Brug medarbejdernes ord, når du navngiver menupunkterne.

17. Få en ansvarlig til hver side, og sæt opdateringen i system.

18. Navngiv og beskriv dokumenter, så søgningen virker.
 

Intranettet er et demokratisk medie
Alle bør kunne skrive til intranettet – og det skal være nemt. Så undgå kringlede godkendelsesprocedurer, drop censur, og udnyt sociale medier i det omfang, det giver mening.

19. Giv mulighed for at kommentere nyheder.

20. Gør det muligt at dele billeder, video og lyd.

21. Brug intranettet som platform til at udvikle idéer.

22. Hav et diskussionsforum, hvor ordet er frit.

Intranettet skal være dér, hvor dagen starter
Stræb efter at gøre intranettet til virksomhedens bankende hjerte og arbejdende hjerne. Arbejdsdagen skal starte på intranettet, uanset om medarbejderne sidder på kontor, er på farten eller står i en produktionshal.

23. Saml viden, arbejdsprocesser, samarbejde og kommunikation på intranettet.

24. Gør intranettet mobilt eller tilgængeligt mange forskellige steder.

25. Tag udgangspunkt i hyppigt forekommende aktiviteter som tidsregistrering, fravær og rejser, og automatiser dem.
 

Uddan medarbejderne
Medarbejderne skal klædes på – også selv om intranettet er brugervenligt og intuitivt. Lav en overskuelig instruktion til intranettet på maks. en A4-side. Tag rundt på afdelingsmøder og demonstrer intranettet. Tilbyd sidemandsoplæring og korte kurser.

Markedsfør løbende intranettet
Intranettet sælger ikke sig selv. Medarbejderne skal motiveres og aktiveres til at elske det – og stort set alle kneb gælder.

26. Lav skattejagter og julekalender på intranettet.

27. Giv plads til markedsplads, kantinemenu og billeder fra julefrokosten.

28. Udskriv en konkurrence om navnet på intranettet.

29. Del postkort, musemåtter og kopper med navn ud, inden et nyt intranet går i luften.

Vibeke Thøis Madsens bog ”Intranet – sådan!  Inspiration og værktøj til de ansvarlige” udkom den 4. oktober 2010.