100 råd før du taler med pressen

Du er eksperten eller den med ansvaret. Det er derfor, journalisterne vil have fat i dig. Men du skal ikke blot springe ud i interviewet. Forberedelse er vigtig:

1. Du må kende dine fakta og være forberedt, så du ved, hvad du taler om.

2. Du skal mindst vide, hvor mange medarbejdere, der er ansat, hvad de laver, hvor i verden I befinder jer, og hvordan det generelt går for virksomheden.

3. Sørg for at have kontakt til de rigtige mennesker med den viden, du behøver. På den måde kan du få dobbelttjekket dine informationer.

4. Skriv de nødvendige baggrundsinformationer ned i punktform. Hav dem på dig og opdatér dem jævnligt.

5. Husk, at journalister er pressede til at levere en historie hurtigt. De behandler dig godt, hvis du hjælper dem.

6. Du må ikke svare journalisterne med det samme, de ringer. Når de ringer, vil du typisk ikke være mentalt klar. Så forbered en undskyldning om, at du har travlt, og at de skal vende tilbage 30 minutter senere. På den måde kan du nå at forberede dig.

7. Du skal have følgende informationer fra journalisterne, første gang de ringer: navnet på journalisten, hvor de er fra, og hvad interviewet skal handle om.

8. Undersøg blandt andet, hvem journalisten er. Googl vedkommende. Se hvad han/hun ellers har skrevet. Hvilken type tekster, hvilken type spørgsmål, hvilke interesser. Så har du en idé om, hvad vedkommende vil dig.

9. Du må kende til virksomhedens generelle kommunikationstrategi og følge den. Hvis politikken er, at alt skal gå gennem kommunikationsafdelingen, så husk at kontakte dem.

Dit hovedbudskab
Kunsten i god kommunikation med medierne ligger i evnen til at formidle det rigtige budskab på den rigtige måde på det rigtige tidspunkt og til det rigtige publikum.

10. Du vil i forberedelsen til et interview få mange gode input til, hvad du mener og tænker om en sag. Men det er vigtigt, du fokuserer på et enkelt væsentlig budskab. Det ene budskab kan så med fordel blive pakket ind i et par underbudskaber, der hænger sammen og bekræfter hinanden.

11. For at finde den ene idé, kan du bruge udelukkelsesmetoden. Skræl budskaber fra, indtil der kun er det ene overordnede tilbage.

12. Øv dig på at få budskabet frem ved hjælp af forskellige formuleringer og sproglige teknikker.

13. Forestil dig, at du taler til en 11-årig. Kan det store barn forstå dit budskab? Pointen er, at du ikke skal bruge indforståede eller akademiske termer, men tale ligefremt.

14. Få folk til at huske dit budskab. Det kan du for eksempel gøre ved at sørge for at bruge tydelige metaforer eller anden billedskabende retorik. Fortæl for eksempel ikke blot om tal, men sæt tallene i relation til konkrete hverdagsfænomener. Fakta skal knyttes til eksempler.

15. Dit hovedbudskab bør være designet til modtagerne. Der er forskel på, hvad du skal sige, alt efter om du er i P1 om morgenen, taler med B.T. om eftermiddagen eller er i TV-Avisen om aftenen.

16. Tænk dig selv som reklamemand. Du skal sælge et produkt. Hvilket produkt vil køberne, dvs. mediemodtagerne, elske at købe? Tænk på, hvordan du med dit budskab kan forbedre folks liv - i en eller anden udstrækning.

17. Sørg for, at der er substans i dit budskab. Fortæl det til en kollega, og hvis hans reaktion er "nå, og hvad så", skal du nok prøve at finde noget mere substantielt.

Din kamp om ordet
Den gode medieoptræden bliver afgjort af, om du får dine budskaber ud på en måde, der virker godt på publikum.

18. Interviewet er en kamp på ord. Det hele er en lang øvelse i framing. Du skal frame din optræden og din virksomhed i et positivt lys. Lige meget, hvad intervieweren siger eller gør, skal du holde dette fokus. Positiv, positiv, positiv. Positivt er det at vise forståelse, at vise handlekraft, at vise indsigt.

19. Et interview er ikke en samtale. Det er et ritual med to (eller flere) parter. Journalisten vil gerne have en god historie med en skurk. Hvis du er ved at blive framet som skurk, så sørg i det mindste for, at du ikke selv bidrager til balladen. Hold dit fokus og svar kort.

20. Du har ikke et ansvar for, at samtalen glider af sted. Brug ikke en masse tid på at fylde pinlige pauser ud eller joke for at skabe god stemning.

21. Når du får svære spørgsmål, så sørg for at få vinklet dit svar hen på noget, der har med dit hovedbudskab at gøre. Det gælder om at bygge bro fra spørgsmålet til dit hovedbudskab.

22. Det gælder om at lære at svare på spørgsmålet, så det ligner et reelt svar, der følger de almindelige regler for dialog. Ellers vil publikum synes, du er mærkelig. Men dine svar skal faktisk vride spørgsmålet og flytte fokus stille og roligt hen på dit budskab. Altså: byg broen.

23. For at det fungerer i praksis, kræves det, at du er en god lytter. I spørgsmålet er typisk flere pointer, du kan tage udgangspunkt i. Lyt roligt til spørgsmålet er færdigformuleret og svar så.
24. Brug bevidst - korte - pauser til at tænke dig om. Og tal langsomt.

25. Svar på det spørgsmål, der faktisk bliver stillet (selvom du brobygger til hovedbudskabet), men svar kort. Der er ingen grund til at rode dig ud i lange udredninger, når et kort præcist svar er tilstrækkelig. Hvis fire ord kan gøre det, så undgå 27 ord.

26. Tal gerne i citerbare formuleringer. Skriv ned i forvejen og lær nogle af dem udenad. Gør det gerne klogt med for eksempel referencer, men uden at virke selvfed.

27. Referer gerne til undersøgelser, statistik, tal og andet data. Det virker legitimerende og giver magt i samtalen. Og endnu bedre, hvis du putter data ind i illustrative fortællinger.

28. Ting, man kan sige for at koble til hovedbudskabet: "Jeg mener at...", "det væsentligste er, at...", "jeg synes, vi skal holde fokus på...", "jeg forstår dit spørgsmål og vil understrege, at…"

29. Brug neutrale omformuleringer. Hvis spørgsmålet er stillet kritisk, kan du til at starte med omformulere det på en mere neutral måde. Sig for eksempel: "Du vil gerne vide, hvordan…"

30. Måder, du kan styre væk fra kedelige vinkler: Indrøm din uvidenhed og sig, at du vil finde ud af det. Eller forklar, at det ikke er dit ekspertfelt, forklar det er fortrolig viden, håndter spørgsmålet som en joke…

31. Tal ikke ned til journalisten ("du forstår nok ikke"). Det er det samme som at tale ned til kunderne. Det virker stødende på folk.

32. Sig ikke "no comments". Det giver andre muligheden for vilde fortolkninger og positionerer dig som arrogant.

33. Lyv aldrig. Sandheden sejrer altid til sidst, og du kan kun tabe med lodret løgn.

34. De fleste vil gerne kunne tænke klart og være hurtig i vendingen, når de bliver spurgt. Og det er en god idé. Men det er svært. Det bedste alternativ er at have forberedt sig og øvet sig i pointer og formuleringer, man kan falde tilbage på.

35. Få det dog aldrig til at lyde mekanisk eller upersonligt. Det er dybt utroværdigt. I den bedste af alle verdener kan du dit stof og dine budskaber så godt, at de ligger på rygmarven. Det udviser selvtillid og autenticitet.

Din stemme
De små nuancer i stemmeføringen kan afgøre, om publikum kan lide dig eller ej.

35. Træk vejret stille og roligt. Hvis du er nervøs, afsløres det i din stemmeføring, og det virker uprofessionelt. Træk vejret helt ned i maven. Det frigør mere ilt i blodet og gør dig i stand til at tænke klart.

36. Før et interview kan du lave nogle øvelser for at blive "varmet op". Tag dybe indåndinger, slap af i skuldre og sig "haaa" på udåndinger.

37. Tal så klart som muligt. Taler du normalt lidt utydeligt, som om du havde en kartoffel i munden, skal du øve dig på klar og tydelig artikulation. Tal langsomt og fuldfør sætninger.

38. Varier din stemmeføring. Monoton fremføring af budskaber er kedeligt og nedskalerer betydningen.

Din personlige fremtræden
Måden, du fremtræder rent visuelt på, har stor betydning for det budskab, du leverer. Selv den bedste mundtlige præstation kan ødelægges af en upassende fremtræden.

39. Tøjet du har på, hvordan du står eller sidder, og hvordan du går omkring giver ekstra betydning til dit budskab. Står du distræt og fumler med nøglen til din Porsche, mens du fortæller om fyrede medarbejdere, er det et dårligt signal.

40. Du har det bedst, hvis du befinder dig i en komfortabel situation. Hav derfor tøj på, som du har det godt i og placer dig på en måde, hvor du kan slappe af.

41. Hvis du ofte er i medierne og har problemer med din fremtoning, skal du måske kontakte en ekspert i personlig branding - eller overveje jobskifte.

42. Dit kropssprog skal være indbydende. Stå eller sid ikke med armene over kors. Lad vær med at kigge væk eller lave mærkelige bevægelser eller lyde, der indikerer din misfornøjelse.

43. Hvad du end føler for journalisten og dennes spørgsmål, så bevar altid det positive udtryk. Lyt interesseret og vær venlig i din fremtoning.

44. Smil, men ikke hæmningsløst. Tilpas din adfærd til situationens alvor. Smil ikke, når du taler om fyringer eller ulykker.

45. Hvis du bliver interviewet, mens du står, så stå stille og rank. Sidder du ned, så sid stille og rank. Læn dig lidt frem for at virke engageret.

46. Hele dit humør har stor betydning for, hvordan du håndterer interviewet. Undgå at blive interviewet, hvis du er træt, utilpas eller vred. Du kommer blot til at sige dumme ting.

47. Brug dine armbevægelser med omtanke. Hold dem i det små og brug dem kun i særlige situationer. Peg ikke på nogen eller noget. Knyt ikke hænderne.

48. Øjenkontakt er vigtig. Er det irriterende for dig, så kig på næsetippen eller mellem øjnene på intervieweren. Det opdager tv-seerne alligevel ikke.

49. Din fremtoning skal ikke tiltrække sig særlig opmærksomhed og dermed væk fra hovedbudskabet. Dit tøj, dit hår, dine smykker, din makeup, dine briller skal ikke fylde for meget.

50. Undgå nyt tøj, undgå at være i hastværk, undgå hvidt hvis du skal på tv, undgå alt der distraherer, undgå at pille ved dig selv, din ring, dit hår, dit ur, din kuglepen.

51. Tag aldrig kritik personligt. Forhold dig til fakta og læg en distance ind, så du kan forholde dig rationelt til spørgsmål.

52. Udvis korpsånd. Ingen bryder sig om folk, der lægger afstand til egne rækker. Tal aldrig dårligt om medarbejdere eller kollegaer. Overvej det en ekstra gang, før du slagter din egen branche.

53. Udvis engagement og entusiasme. Vis, at du brænder for dine pointer, din virksomhed, dine produkter, dine kollegaer.

54. Læg dig ikke ynkeligt ned som en puddelhund og undskyld, med mindre det er virkeligt nødvendigt. Hold en vis integritet.

55. Namedrop det vigtige: dit produkt eller din virksomhed.

56. Betragt aldrig din offentlige optræden som et defensivt og passivt forsvar, men altid som en mulighed for PR.

Håndter krisen
Det kan være, du er inviteret i studiet på grund af en krise. Eller du er ved at opbygge en krise for dig selv via dine tåbelige svar. Under alle omstændigheder er der en række regler at følge for at undgå forværrede kriser.

57. Giv ikke en præcis forklaring på, hvad du tror, der har forårsaget krisen. Sig altid noget i retning af: "Det er for tidligt at svare på…", "Vi er ved at undersøge... "

58. Prioritér dine svar. Mennesker rangerer over penge, materiel og dyr. Begynd aldrig med at begræde tab af ting, hvis mennesker har lidt skade.

59. Tag det seriøst. Stil helst op med direktøren eller den højest rangerende relevante person.

60. Hav fuld tjek på de juridiske sider af sagen.

61. Rammer krisen en hel branche, så sørg for at samarbejde med de andre virksomheder. Bliv enige om taktik og budskaber.

I fjernsynet
Når vi taler om den gode medieoptræden er det typisk på tv. Det er, når du bliver interviewet til forbrugerprogrammer, nyhedsudsendelser mv. Det er den sværeste situation at være i.

62. Pre-rec. Når interviewet ikke er live. Interviewere taler igennem, hvad du evt. kan sige. Pas på at intervieweren ikke putter ord i munden på dig.

63. Pre-rec. Der bliver klippet i interviewet. Husk at interviewerens spørgsmål ikke nødvendigvis er med. Så husk at tal så det giver mening som isolerede sætninger.

64. Pre-rec. Forestil dig det er live. Du har ingen indflydelse på, hvad der bliver redigeret fra. Så koncentrer dig om hver ytring.

65. As-live. Når interviewet bliver skudt, som om det er live, bliver der ikke klippet i det. Du skal derfor opføre dig som i en rigtig live-situation.

66. I studiet. Der er mange mennesker, teknologi, stærkt lys, osv. Forbered dig på forvirringen, og lad dig ikke slå ud.

67. Kig ikke på alt det virvar, der er omkring dig: tv-monitors, kameraer, kameramænd. Hold fokus på dit budskab og intervieweren, selvom han måske ikke har fokus på dig.

68. Kom i god tid, husk dine noter, gå på toilettet, hvis nødvendigt. Drik noget.

69. Medbring helst ikke objekter. Faren for, at det går galt, er for stor. Dimsen virker måske ikke, eller den ser mærkelig ud i fjernsynet.

70. Humor er en god ting. Med mindre det er noget meget alvorligt, du taler om. Men pas på. Hvis du uden succes prøver at være sjov, går det helt galt.

71. Øv dig. Find en god sparringspartner, der kan lege djævelens advokat. Få vedkommende til at stille dig alle de svære spørgsmål, så du kan øve dig i at besvare dem klogt. Prøv også at lave en video-optagelser af dig selv og se, hvordan du virker.

72. Nogle tror, at når man er i fjernsynet, skal man være formel. Så de ændrer adfærd og bliver helt kunstige at se på. Det er dumt. Du brænder bedst igennem ved at være dit afslappede selv.

73. Din organisation har mange interessenter. Husk det, når du taler. Du skal både tale til aktionærerne, kunderne, bestyrelsen, medarbejderne, dine nærmeste ledere, direktøren og folket i almindelighed. De skal alle sammen kunne lide dit budskab.

74. Husk, at din mikrofon måske stadig er tændt, når du tror, du er færdig. Du kan komme grueligt galt af sted.

75. Se udsendelsen igennem, når den bliver sendt. Tag noter undervejs og analyser din fremtræden. Find ud af, hvad du gjorde godt, og hvad kan blive bedre.

Interview-typerne
Mennesker er forskellige, og interviewere er forskellige. Det kan være en fordel at kende de forskellige interview-typer. For så ved man, hvordan de skal håndteres.

76. Den dumme. Interviewere spiller dum og siger, han ikke forstår, hvad du siger. Du skal ikke tro på ham. Hans mål er at få dig til at sige noget inkonsistent, som han kan angribe dig på.

77. Hvad-nu-hvis intervieweren stiller hele tiden hypotetiske spørgsmål. Pas på med at rode dig ud i spekulation. Hold dig til fakta.

78. Din bedste ven. Intervieweren lader, som om I er bedste nye venner. Men det er I ikke. Journalistens taktik er at få dig til at sænke paraderne, så han lettere kan slå dig ud.

79. Maskingeværet. Typen bombarderer dig med spørgsmål, du ikke kan nå at besvare, og som forvirrer dig. Typen afbryder dig også, og du skal insistere på din ret til at tale ud.

80. Psykologen. Han tillægger dig alle mulige intentioner og psykofortolker dine handlinger. Pas på han ikke definerer dig på en måde, du ikke selv kan følge.

81. Den tavse. Intervieweren, der ikke taler, efter du har besvaret spørgsmål. Han bruger tavsheden hele strategisk for at få dig til at sige mere og rode dig ud i noget vrøvl. Du skal ikke falde i fælden. Du har ikke ansvaret for at fylde tiden ud.

82. Eksperten. Han vil kæmpe med dig om retten til at definere legitim viden. Lad ham kæmpe og hold din fokus på hovedbudskabet.

83. Jokeren. Pas på med at følge hans grinagtigheder. Han joker og er god til det. Du skal vise forståelse, men ikke lader dig rive med. Hold dig til hovedbudskabet.

I radioen
Der er andre medier end fjernsynet. Blandt andet radio og nettet. Overordnet gælder mange af de samme regler, men der er også unikke regler.

84. I radioen er din stemmeføring og evne til at tale sammenhængende vigtig. Træn forinden og lyt til optagelser af dig selv.

85. Der vil typisk være en vært, en producer, en tekniker, en researcher og en redaktør. Tal med de rigtige om de rigtige ting.

86. Find ud af, hvordan du justerer lyden i dine høretelefoner, og hvor hoste-knappen sidder, der slukker din mikrofon et øjeblik.

87. De forskellige radio-formater er Pre-rec, fulde interviews og interview-bidder med citater. Vær klar over genren, før du går i gang.

88. Find ud af, hvilke type radiostation og type program der er tale om.

I aviserne
Den hyppigste medieoptræden foregår på print. Her gælder nogle lidt andre regler end på tv og i radioen.

89. Det gælder stadig om at holde sig til tydelige hovedbudskaber. Tænk igennem, hvor de positive vinkler ligger, og hvor du har gode cases.

90. Husk at tv-stationerne scanner aviserne for historier. Tag derfor din optræden i selv små lokalaviser seriøst. En lille sag kan hurtigt vokse.

91. Kend dit medie. Der er forskel på Ekstra Bladet og Information. Der er forskel på læserne og derfor på, hvor komplekse budskaber du kan give.

92. Gør arbejdet let for journalisten. Giv alle de informationer vedkommende brug for - sammen med en spændende vinkel (som er positiv for dig).

93. Få straks afklaret, om du taler til baggrund eller til citat. Stol ikke på, at du kun behandles som baggrundskilde, medmindre du kender journalisten og stoler på vedkommende.

94. Beting dig, at du får citater til godkendelse. Undgå helst at rette noget, du faktisk har sagt i første runde. Tal derfor fra begyndelsen af, som om du var live på tv, uden mulighed for fortrydelse.

95. Når folk påstår, de er blevet fejlciteret, skyldes det ofte, at de har været upræcise i deres pointer. Journalisterne fejlciterer sjældent med vilje. Hvilket blot er endnu et argument for at tale kort om nogle få hovedbudskaber, der bliver gentaget med lidt forskellig ordlyd.

På nettet
Internettet er en seriøs medspiller i medielandskabet. Her foregår meget holdningsdannelse.

96. Du kan indgå i debatter online via blogs eller kommentarfelter. Tænk hele tiden på at kommunikere i overensstemmelse med kommunikationsstrategien. Du kan kommunikere som privatperson, men gør så opmærksom på det.

97. Der ligger efterhånden flere og flere filmede interviews på nettet. Her er der ofte plads og tid til at forklare sig i dybden. Brug mediet til at forklare dig grundigt.

98. Blogsfæren er defineret ved sin autencitet og hastighed. Stiller du op med formelle og langsomme svar, falder du igennem i mediet. Så er det bedre at holde sig helt ude.
99. Gem dig aldrig bag ghostwriters eller andet spin.

100. Vær positiv, imødekommende og hold dig til dit hovedbudskab.

Øv dig videre her
- Se dig selv på fjernsynet. Øv dig her på www.mediatrainingworldwide.com
- Øv dig i at tale. Kig her: www.speakingchannel.tv
- Få styr på din makeup her www.tjstvmakeup.com
- Tjek bøger ud. For eksempel Media Training A-Z, The Pocket Media Coach, Making News eller Media Training 101.