Generelt

1.    Tag udgangspunkt i medarbejdernes virkelighed.
2.    Vær klar over, at den interne kommunikation også fortæller en historie på eksternt niveau.
3.    Forankr kommunikationsfunktionen dér, hvor det giver mest mening mellem HR, kommunikation og ledelse.
4.    Opbyg de rammer, der gør det muligt og sjovt med videndeling.
5.    Få medarbejderne med på, at de er det vigtigste element i den interne kommunikation; du må sætte rammerne for, at de kan producere.
6.    Ansat medarbejdere, der både kan rådgive og producere.
7.    Bombarder aldrig medarbejderne med unødvendig information.
8.    Du sparer både tid og penge ved at være systematisk, når du planlægger din kommunikationsindsats.
9.    Få overblik over dit eget kommunikationssystem. Tegn evt. systemet på et stykke papir. Hvem er dine målgrupper og dine kanaler? Hvad fungerer, og hvad fungerer ikke? Er der mulighed for forbedringer?

Ledelse

10.    Uddan ledere og mellemledere i kommunikation – både skriftlig og mundtlig. Ledertræning skal ikke forveksles med medietræning, det er to forskellige ting.
11.    Uddan medarbejdere, der har en vigtig kommunikativ funktion i virksomheden, til at formidle deres viden.
12.    Brug chefen som en tydelig kommunikator, der er tilstedeværende og giver retning.
13.    God lederkommunikation er alfa og omega for den interne kommunikation.
14.    En synlig og kommunikerende ledelse er godt lederskab.
15.    Oversæt centrale budskaber, fx vision, værdier eller strategier, så medarbejderne kan forstå dem og arbejde efter dem. Oversættelsen handler for det første om at oversætte selve sproget. For det andet handler det om at sikre forbindelsen mellem budskabet og medarbejdernes hverdag, som de kender den. Kom med eksempler og konkretiser.

HR-agtige ting

16.    Lav stormøder, hvor du samler alle medarbejder og laver noget sjovt med dem.
17.    Arrangerer konkurrencer og få alle medarbejdere til at gå op i dem.
18.    Lav en hall of fame for de teams, der klarer sig bedst.
19.    Lad jer inspirere af tv-mediet og lav talk-shows, hvor cheferne er på.
20.    Skab fællesskab og sammenhæng ved, at alle er engageret i noget uden for organisationen. Fx et humanitært projekt.
21.    Informations- og dialogmøder, hvor små grupper samles ud fra temaer og opgaver, er altid en god ide.
22.    Lav en strategi, der har et klart og tydeligt mål med kommunikationen.
23.    Intern kommunikation er en vigtig del af employer branding. Opfordr derfor medarbejdere til at omtale deres virksomhed i forskellige sammenhænge. Husk, de er ambassadører.  
24.    Tænk altid kommunikationsopgaverne ud fra modtagerens synsvinkel.
25.    Glem ikke at fejre succeser i afdelingen eller virksomheden. Mange har tendens til kun at fokusere på forbedringer og glemmer at rose.
26.    Arbejd seriøst med medarbejderengagement. Lav en analyse af, hvad der engagerer og fastholder medarbejderne, og find på den måde engagementsdrivere.

Det gode møde

27.    Gør interne møder mere effektive ved at have en klar dagsorden og klare møderegler.
28.    Inden planlæggelse af et møde: Overvej, om der er grund til at holde mødet, og hvem der er nødvendige deltagere.
29.    Giv alle mødedeltagere en rolle ved mødet, fx mødeforberederen, ordstyreren, dialogfremmeren osv.
30.    Skab adspredelse ved at holde møder på en anderledes måde, fx gående, stående eller udenfor.

Medier

31.    Brug videoklip på dit intranet, så kan medarbejdere forskellige steder i organisationen fortælle om deres arbejde.  
32.    Gør intranettet 2.0 ved at indføre en platform, hvor medarbejdere kan blogge.
33.    Chefen skal have en fast blog, der er personligt skrevet.
34.    Lav et mediemødested, hvor alle kan up- og downloade billeder og filmklip og andet multimedie.  
35.    Lav mange videoer, der understøtter virksomhedens strategi, og vær ikke bange for at åbne op for upload af YouTube filmklip.  
36.    Lav podcast på væsentlige store møder og anden fælles aktivitet, så folk, der var fraværende eller syge, kan høre det bagefter.
37.    Lav en intern ”Facebook”, hvor medarbejdere kan oprette profiler, danne netværk og linke til hinanden.
38.    Eller brug det eksisterende Facebook som ekstra fælles platform.
39.    Gør det muligt for medarbejdere altid at kunne svare på og kommentere på indhold, så der opstår liv og debat. Det kan også ske gennem tagging eller rating.
40.    Lav virtuelle jam-sessions, hvor alle medarbejdere indbydes til at jamme elektronisk omkring et emne, såsom grøn it eller væsentlige værdier.
41.    Lav en virtuel tænketank, hvor alle kan komme frem med deres bedste ideer – en slags crowdsourcing og basis-demokrati.
42.    Brug SMS til at sende små positive historier rundt på arbejdspladsen.
43.    Twitter og andre mikroblogs kan integreres som små kommunikationskanaler, der kan aflaste både e-mailen og intranettet.
44.    Opret en wiki, der er en platform, alle kan logge ind på og administrere de tekster, der ligger online.
45.    Indfør RSS teknologier, så medarbejderne selv kan melde sig til den type information, de vil have.  
46.    De informationer, der ligger på virksomhedens hjemmeside, skal også være tilgængelige på intranettet.
47.    Nyhedsbrevet kan hurtigt sætte dagsordenen i din afdeling eller i dit team. Brug det til at rose gode resultater og indsatser fra dine medarbejdere. På den måde skaber du øget engagement i din afdeling eller i dit team. Du markerer tydeligt for alle, hvad du regner for en god indsats.
48.    Giv de kedelige faktaoplysninger om strategi, budget osv. med små anekdoter og historier.
49.    Lancer en ny strategi, forandringsproces, adm. direktør eller lignende på storskærm i de forskellige afdelinger eller locations.

Kreative redskaber

50.    Få en flok skuespillere til at komme forbi og gør et projekt eller en strategi til et skuespil.
51.    Få medarbejderne til at skrive en sang, et eventyr eller skuespil, som omhandler deres billede af virksomheden netop nu.
52.    Køb en masse legoklodser og byg sammen med alle medarbejderne den interne kommunikationsstrategi.
53.    Gentænk personalebladet og gør det mere kreativt med flere billeder og historier fra hverdagen.
54.    Gentænk nyhedsbrevet med mere humor og brug af filmklip.  
55.    Brug forskellige former for lege til at skabe ny energi.
56.    Få medarbejderne til at lave et puslespil fra bunden af; det skal så illustrere virksomhedens strategi.
57.    Dialog kan skabes ved metoderne ”bordet rundt” eller ved rollekort.
58.    Få medarbejderne til at komme med input til fx ny strategi eller nye værdier ved forskellige arbejdsstationer. En gruppe skal male, en anden spille skuespil eller en sketch, en tredje udforme modellervoks eller Lego, en fjerde fremføre en sang osv.

Målret kommunikationen

59.    Sælgere vil gerne have et hurtigt kald fra chefen.
60.    Forskere vil gerne have en artikel, de kan fordybe sig i.
61.    Administrative medarbejdere vil gerne have orientering fra chefen på et afdelingsmøde.
62.    Produktionsmedarbejdere vil have orientering fra topchefen på et stormøde.
63.    Mellemledere vil have direkte mundtlig orientering fra topledelsen.  
64.    Definer klart dine målgrupper. Hvem er dine primære og hvem er dine sekundære?
65.    God timing (kommunikation på det rette tidspunkt) er altafgørende i god intern kommunikation.
66.    Den samme målgruppe kan nås på flere måder. Hvordan ser du på hyppigheden og mængden af informationer i din kommunikation med forskellige målgrupper? Sker kommunikationen ”for ofte”, ”for sjældent” eller ”passende”?
67.    Husk, at et budskab godt kan gentages flere gange og i forskellige kanaler på samme tid. Jo flere gange man hører det, jo større er sandsynligheden for, at man husker det.  

Nyhedsformidling

68.    Skriv altid den vigtigste information først.
69.    VISA-krav: Tænk i Væsentlighed, Identifikation, Sensation, Aktualitet og Konflikt.
70.    Tilpas sproget efter målgruppen og mediet.    
71.    Husk kun at komme med tre hovedbudskaber (gælder både ved skriftlig og mundtlig kommunikation).
72.    Husk ”Kiss”-reglen: Keep It Short and Simple (gælder både ved mundtlige og skriftlige præsentationer).
73.    Husk fisken. Klar skrift og tale indeholder tre dele. Hoved: skabe opmærksomhed og overblik. Krop: skabe forståelse. Hale: skabe handling.   
Intern kommunikation internationalt
74.    Udpeg en ansvarlig for kommunikation i hvert land.
75.    Udarbejd et fælles charter for den interne kommunikation.
76.    Sørg for, at alle kommunikationsmennesker mødes en gang om året.
77.    Udvikl en særlig side for kommunikationsmedarbejdernes videndeling.

Mål på den interne kommunikation

78.    Undersøg, hvordan de forskellige kommunikationskanaler spiller sammen.
79.    Undersøg, om de rigtige kanaler bruges de rigtige steder.
80.    Undersøg, hvordan medarbejderne opfatter informationsniveauet, og hvad deres forventninger er.
81.    Undersøg, om det, der kommunikeres internt, også er det, der opleves af folk uden for organisationen.
82.    Undersøg, om den interne kommunikation bidrager til  større arbejdsglæde; gør den ikke, er der noget galt.
83.    Brug både spørgeskemaer og fokusgruppeinterviews til at undersøge sagen. Overvej at bruge eksterne analytikere til opgaven.
84.    Lav jævnligt (fx en gang om året eller hvert andet år) analyser og målinger af kommunikationssystemet. Inddrag så meget som muligt af organisationen i dette.
85.    Find ud af, hvad du vil have ud af den interne kommunikation. Opstil mål.
86.    Undersøg, hvad du får, ved at evaluere og rapportere.
87.    Lav et scorecard, der viser, hvad der laves, og hvad folk synes om det.   
88.    Dokumenter behovet for kommunikation og din egen indsats ved konkrete tal og data. Disse kan fås fra analyser af kommunikationssystemet.     

Overvej medarbejdersammensætningen

89.    Find plads til Ildsjælen, der brænder for at informere kolleger i projekter.
90.    Find plads til Relationsbyggeren, der er en troværdig sparringspartner.
91.    Find plads til Forretningsmanden, der gør kommunikationen strategisk.
92.    Find plads til Rådgiveren, der fokuserer på kompetencer.
93.    Find plads til Nytænkeren, der finder på de gode ideer.
94.    Find plads til Analytikeren, der søger fakta og dokumentation.
95.    Find plads til Projektlederen, der styrer store opgaver.
96.    Find plads til Specialisten, der leverer det sublime.
97.    Find plads til Teknologinørden der fanger de nye tendenser.
98.    Find plads til Journalisten, der skriver de gode historier.
99.    Find plads til Afslutteren, der sørger for, at der er kvalitet.
100.    Den lokale Agent, der rækker ud i resten af organisationen.  


Mere viden:
www.IKidag.dk
"Intern kommunikation" af Charlotte Støvring og Michala Paulli. Udgivet på Børsens Forlag
Intern kommunikation next level