Nedenstående ti steps til det gode event er baseret på Metropols erfaringer fra en lang række forskellige arrangementer, blandt andet Folkemødet på Bornholm, Forskningens Døgn og Åbent Hus. Altså arrangementer målrettet vidt forskellige modtagere, men med samme formål: At engagere målgruppen emotionelt gennem nærvær og levendegørelse, så vi skaber stærkere relationer mellem den og os som afsender. Det giver værdi på bundlinjen.

 

Arbejder du professionelt med events og arrangementer? Læs her om Kforums gratis netværksmøde den 01.10.2014.

 

1. Få en god ide

Det hele starter med en god ide (som ikke nødvendigvis behøver være din egen). For eksempel har Styrelsen for Forskning og Innovation for nogle år siden fået ideen om at gøre forskning til folkeeje ved at tage initiativ til Forskningens Døgn. Det er en ide, som mange forskningsinstitutioner har taget til sig og været med til at videreudvikle, og på den måde har man via gode oplevelser fået sat fokus på institutionens forskning. Der kan også være tale om en strøtanke, der opstår i egen organisation, som kan være værd at gå videre med. På Metropol har vi for eksempel gentænkt det klassiske åbent hus-arrangement og gjort det til et brugerinddragende event.

 

Det tager tid at planlægge et godt event, både når det gælder udvikling, inddragelse, godkendelser og så videre, så vær tidligt ude. Det er ikke til at sige, om du skal i gang et halvt eller et helt år – eller måske bare et par uger – i forvejen, for det afhænger af ambitionerne og de praktiske forhold.

 

Men vær realistisk, hvis eventet skal blive en succes. Gør dig klart, om projektet udelukkende er internt forankret, eller om du er afhængig af eksterne partnere, der stiller særlige krav, eller om du har deadlines, du skal overholde. Langt de fleste eksterne events, for eksempel Folkemødet på Bornholm, har deadlines lang tid i forvejen. Og det kan det endda være, at det er ’først til mølle’-princippet, som gælder, når der skal bookes en god stand.

 

Et eksempel på en vigtig praktisk ting, som man ikke skal begynde at overveje for sent: Skal du have en kajplads til Folkemødet i 2015, skal du slå til i begyndelsen af oktober i år.

 

2. Sæt holdet

Nedsæt en engageret projektgruppe, der skal få ideen til at flyve. Sørg naturligvis for, at der er en kreativ projektleder med overblik og handlekraft, som kan følge projektet fra start til slut. Men overvej også, om det er muligt, at der er mere end en, der kender til alle detaljer. Ellers kan projektet hurtigt blive sårbart, hvis projektlederen falder fra, når eksekveringsfasen nærmer sig.

 

Det er afgørende, at projektgruppen sammensættes af deltagere, der ikke ligner hinanden, men supplerer hinanden. Overvej også, om projektgruppen skal sammensættes på tværs af afdelinger eller måske med eksterne partnere. Partnere, som kan bringe helt andre vinkler og perspektiver i spil, og som på sigt kan skabe værdi i markedsføringen, fordi de har andre netværk og muligheder.

 

Da Metropol afholdt Forskningens Døgn i 2013 var projektgruppen sammensat af folk fra vores egen organisation og fra Landbrug & Fødevarer. Det betød, at vi forholdsvist nemt kunne få en ko til Nørrebro, ligesom de havde kanaler med helt andre slutbrugere end vores egne, som de kunne markedsføre eventet gennem.

 

3. Læg et realistisk budget

Ofte er rammen givet på forhånd, og det gælder om at få posterne til at passe ind i den. Der er de åbenlyse udgifter i forhold til udvikling, produktion, leje og så videre, men husk også udgifterne til for eksempel forplejning og transport, som ofte først bliver en realitet, når behovet opstår. Mælk til kaffen er lige pludselig ikke en undseelig udgift, når tusind mennesker skal beværtes med en latte.

 

Der er i mange tilfælde også mulighed for at søge puljemidler, og det kan betyde, at du kan gennemføre dit event med endnu større armbevægelser. Derfor kan det godt betale sig at sætte sig ind i kravene for at modtage dem, for dit arrangement skal måske skæres anderledes, og dit regnskab sættes anderledes op rent budgetteknisk.

 

Give aways og præmier er oplagte poster at søge sponsorater til. På Metropol har vi et årligt motionsløb i maj, hvor sponsorpræmierne for eksempel er klippekort til lokale kaffebarer og gavekort til academicbooks.dk. Det er naturligvis den mest ekstroverte deltager i projektgruppen, der skal ringe rundt og fundraise i lokalmiljøet eller hos dem, hvor der er oplagte sammenfald mellem produkt og event.

 

4. Tid og sted

Inden konceptudviklingen for alvor tager form, er det væsentligt at beslutte, hvor og hvornår eventet skal afholdes. Det er også en god ide at afstemme tid og dato med kerneinteressenter, så det ikke bare er en dato, der passer projektgruppen og egen organisation godt. Er der for eksempel must have-politikere, som du vil have med til dit vælgermøde, så begynd med at finde ud af, hvilken dag der passer dem bedst.

 

Der er stor forskel på, hvad der lader sig gøre på forskellige lokaliteter. Og er det et særligt attraktivt venue, du har udset dig, gælder det om at være hurtigt ude. Kort sagt: Sørg for at booke arealet/lokalerne tidligt. Hvis dit folkemøde-koncept for eksempel har et maritimt tema, giver det måske bedre mening at have en stand ned til vandet, frem for oppe på Kirkepladsen i byen.

 

5. Indhold og rammer

Nu starter det sjove, og alle ideerne skal på banen. Husk altid at tage udgangspunkt i din målgruppe, og tænk ude fra og ind. I denne fase kan det være gavnligt at inddrage kreative bureauer (hvis budgettet rækker til det) og som minimum inddrage egen organisation. Afhold gerne større workshops, hvor ideer fra mange hoveder kan komme på banen. Du kan altid skære til og forme faglige, komplekse emner til skarpe budskaber. Husk, at akademisk stof ikke nødvendigvis mister tyngde af at blive pakket ind i en oplevelsesøkonomisk ramme. Overvej også, hvordan du kan få nogen uden for projektgruppen – og måske helt uden for organisationen – til at udvikle med dig på uforpligtende vis. Crowd sourcing via Facebook eller Twitter er et godt sted at starte.

 

For at være på Roskilde Festival skal man kunne præsentere et projekt i festivalens ånd. Derfor spurgte Metropol deres Formidlerkorps på Facebook.

 

Prøv, om du kan bygge dit koncept op omkring en metafor, der binder elementerne sammen og danner en rød tråd. Det vil gøre det nemmere for dig at skabe en oplevelse for modtageren, og det vil også blive nemmere at udvikle diverse effekter og et godt skriftligt indhold. Metropols telt på Folkemødet i 2014 var for eksempel bygget op omkring en zeppeliner-metafor og i 2013 et herreværelse. Hvis du arbejder med eksterne samarbejdspartnere, så sørg for løbende at afstemme – gerne visuelt gennem mood boards – så I er enige om retning og mål, før det er for sent at skifte kurs.

 

I Metropols telt på Folkemødet 2013 var konceptet et herreværelse. Dette mood board blev brugt i udviklingen af det.

 

Tænk også i aktiviteter, der giver din målgruppe en oplevelse, som taler til flere sanser. Det er ofte dem, der er rygraden i dit event og efterlader gæsterne med en oplevelse, de husker. Pas dog på med at lave wifi-afhængige aktiviteter, for wifi har det med at svigte, når man har allermest brug for det.

 

Herreværelset fik blandt andet besøg af Helle Thorning-Schmidt. På billedet ses det endelige udtryk, som det fik. 

 

Overvej desuden, om dine gæster kan få noget med hjem, som giver værdi i konteksten. Det kan være helt simpelt, for eksempel en power bank til folks flade telefoner på Roskilde Festival og Folkemødet. Af mere kreative løsninger tilbød vi vores gæster til åbent hus på Metropol et polaroidfoto af dem selv bag en papfigur af deres kommende profession. Og til Forskningens Døgn om kost og motion kunne gæsterne få en kropsanalyse printet på en bonrulle med hjem.

 

Besøgende deler sjov aktivitet ved et åbent hus-arrangement på Metropol.

 

6. Hjælpere

Ud over et eventuelt samarbejde med et bureau i konceptudviklingen skal du også tænke over, hvem du skal bruge til at eksekvere dit koncept. Studentermedhjælpere og håndværkere på dagen? Book dem, så du får de bedste! Og forventningsafstem. Er det overhovedet muligt at realisere dine vilde planer? Eller er der for eksempel bygningsmæssige forhold, du ikke er bevidst om – er det nødvendigt at nævne søjlerne i B&W-hallerne her …?

 

Skal du bruge frivillige? Husk, at selvom de har sagt ja til at arbejde gratis, skal de alligevel belønnes. Det er altafgørende, at du skaber rammer og betingelser, der gør, at man har lyst til at være med på holdet. Frivillige bør behandles som VIP'er!

 

Glem aldrig at belønne de frivillige!

 

7. Produktion og udvikling

Vær tro mod den metafor, du har opstillet, få udviklet en visuel identitet ud fra den, og lad den gennemsyre alle elementer, fra kampagnesitet til give aways. Og vær i god tid med produktion af diverse effekter, så du kan nå eventuelle prøvetryk. Løbeblusen er afgørende for oplevelsen af et motionsløb, så hvis den er uklædelig i pasform, eller trykket er grimt, vil helhedsoplevelsen være mere jævn end fantastisk. 

 

Benyt dig også af muligheden for at trykprøve dine ideer løbende i målgruppen, så du ved, hvad der rører sig og er talk of the town these days. Igen er crowd sourcing oplagt! Du har med garanti ikke fantasi til alene at forestille dig alt det, man rent faktisk kan få udviklet og bygget.

 

8. PR og markedsføring

Annoncer og medieomtale er selvfølgelig en del af det at skabe synlighed omkring et event. Men husk, at modtagerne oftere sætter deres lid til den omtale og anbefaling, de modtager gennem deres netværk. Forsøg derfor at udnytte paneldeltageres, foredragsholderes, medarbejderes og andres personlige netværk i omtalen op til eventet. Det kan endda være en fordel at rekruttere deltagere ved at se på deres aktivitet på sociale medier.

 

Per Vers, der har en stor følgerskare, rapper om Metropol i Folkemødet-teltet.

 

Tænk også i at producere delevenligt materiale, så det bliver nemt (og sjovt og spændende ...) at tale om eventet. Skru så vidt muligt ned for massekommunikationen, og sats i stedet på målrettet og personlig kommunikation. Til Forskningens Døgn i foråret om kost og motion på Metropol havde vi for eksempel succes med at sende gymnasieklasser særlige invitationer, der forholdt sig til deres læringsmål, og sende en helt anden invitation til samme arrangement til diverse løbeklubber på Facebook.

 

9. Eksekvering

Når projektet er nået så langt som til selve eksekveringen, er der mange, der blot læner sig tilbage og tænker, at nu må det briste eller bære. Men det er netop under afviklingen, at slaget skal slås og eventuelt fremtidige samarbejder og kontrakter skal landes. Det er derfor altafgørende, at de, der bemander eventet, er trænet i at være gode og imødekommende værter. Overvej at afholde en workshop, inden dagen oprinder, hvor de øver sig i mødet med andre mennesker og får en fælles storytelling, som de kan tage udgangspunkt i og som er tro mod projektet og de strategiske mål. Det er også helt afgørende, at de har en professionel attitude og til hver en tid er klar til at gå den ekstra mil. De skal bogstaveligt talt opføre sig som værtinder i eget hjem, hvor god stemning og imødekommenhed altid vægtes højt. Det er altså bandlyst at stå og glo ned i sin smartphone! På Metropol har vi haft succes med at have medarbejdere i døren, som kun havde til opgave at byde folk velkommen og senere på gensyn.

 

Tænk også på, om det er en fordel at have en handyman til stede under afviklingen, eller som minimum en hotline, du kan ringe til, hvis noget brænder på. Blot fordi du er en gudsbenådet projektleder, betyder det ikke, at du kan fæstne en teltdug, så den holder i stormen på havnen i Allinge.

 

Husk også at dokumentere dagen(e) med tekst og billeder undervejs, som du kan bruge i evalueringen, men også så dine gæster har noget, de kan like bagefter på Facebook og genkalde sig eventet ved. Billedalbum har et markant større reach på Facebook end en konventionel opdatering, og når deltagere begynder at tagge sig selv og hinanden, har din post potentiale for at nå rigtig langt.

 

Hvis du poster billeder fra dit event på Facebook, kan du få et rigtig højt reach, når deltagerne begynder at tagge hinanden.

 

10. Tak <3

Nu er du snart i mål. Men hvis dine hjælpere og deltagere skal føle sig værdsat og huske oplevelsen som god (og anbefale dig eller måske hjælpe igen), skal de have en tak. Og en tak skal være oprigtig, personlig, timet og ikke over the top. Det vigtigste er anerkendelsen af det bidrag, vedkommende har givet, men vin og chokolade kan også være på sin plads, ligesom en fest og en tale kan være. Det mest tjekkede er dog at takke personligt ved at finde en gave eller ord, der går lige i hjertet. Det kræver ofte bare lidt stalking på sociale medier at finde ud af, hvad vedkommende interesserer sig for. Husk også at rette en tak til eksterne bidragsydere (debattører og andre). Du kan overveje at gøre det offentligt (for eksempel via Twitter), så andre kan kigge med (både for din og modtagerens skyld).

 

Evalueringen: Hvad kan du gøre bedre næste gang?

Selv succeser kan blive bedre, og som med al anden kommunikation er der ikke tale om en succes, før det opfattes sådan i målgruppen og hos interessenterne. Det er altså helt afgørende at evaluere projektet, så erfaringerne kan bringes videre i udviklingen og til næste event. En evaluering kan også være med til at kvalificere afrapporteringen til ledelsen, så du får midler til dit næste projekt.

 

Du kan selvfølgelig meget hurtigt få et indtryk af, om dit arrangement går godt ved at fornemme stemningen og tale lidt med gæsterne. Men forbered eventuelt også et elektronisk spørgeskema, som du får folk til at besvare på stedet eller efterfølgende. Husk også papirkopier, hvis der er run på elektronikken, eller den driller. Du kan også poste spørgeskemaet eller oprette en poll på eventets væg på Facebook, så folk kan besvare det, når det passer dem. Gør dig umage med at stille de rigtige spørgsmål, så du får de svar, du er ude efter. Allier dig eventuelt med nogen, der er vant til at lave spørgeskemaer, eller få som minimum en kollega til at teste det for dig, så du får den vigtige feedback i hus.

 

Nu er du klædt på til at arrangere dit næste (succesfulde) arrangement – ideerne og de gode folk, der skal sikre dig i mål, må du dog selv stå for herfra. God fornøjelse!