Gør gode praktikanter bedre

Mange kommunikationsstuderende og journaliststuderende er hvert år i praktik i organisationer og virksomheder. Og alle ønsker de det samme: at lære mest muligt i løbet af praktikperioden. Organisationerne ønsker også at udvikle dygtige praktikanter – både for deres egen og for praktikanternes skyld. Problemet er bare, at meget af det, der sker i praktikforløbene, er uplanlagt og tilfældigt, og det betyder, at der er et spildt potentiale.

Der er panik på panikdagen for de fremtidige journalister.

Opskriften på det gode praktikforløb

Alle virksomheder og organisationer ønsker at tilbyde praktikanter ’det gode praktikforløb’, men hvad er det overhovedet?
Hvordan tilrettelægger man praktikken hensigtsmæssigt, så både praktikanten og virksomheden får det optimale ud af samarbejdet? Baseret på vores undersøgelser af kommunikations- og journalistikpraktikanter giver vi i denne artikel en række konkrete råd, som med sikkerhed giver både praktikanter og virksomheder et større udbytte af praktikperioden. Så kan det (næsten) ikke gå galt.

1. Gennemtænk og planlæg praktikforløbet

Det første vigtige skridt mod at skabe hensigtsmæssige praktikophold er, at man som virksomhed betragter praktikperioden som en servicerejse og overvejer alle touch points i denne proces.

Det optimale praktikforløb er en rejse med en stejl læringskurve for praktikanten.

Inden for employer branding har man i en årrække anvendt begrebet servicerejse og anskuet hele den proces, hvor medarbejderen er i kontakt med virksomheden som en sammenhængende proces. Servicerejse-begrebet knytter an til, at medarbejderen, ligesom hvis vedkommende skulle på en rigtig rejse, gennemgår en række faser. For praktikanter ser ”rejsen” i organisationen sådan ud:

Man vælger destination (i vores tilfælde: Man vælger praktiksted)
Man ankommer til destinationen (i vores tilfælde: Man starter i praktik)
Man opholder sig på destinationen (i vores tilfælde: Man er i praktik)
Man forlader destinationen (i vores tilfælde: Man forlader organisationen)

På denne ”rejse” findes en række vigtige touch points, hvor en lang række faktorer påvirker, hvordan praktikanten oplever rejsen, altså praktikopholdet, i organisationen, og hvordan og hvor meget praktikanten lærer.

Rådene i denne artikel er baseret på, at vi har fulgt forskellige praktikanters rejse i en række organisationer med den ambition at udpege de vigtigste touch points og beskrive, hvad de bedste organisationer gør rigtig godt.

Vejen til det gode praktikforløb er belagt med vigtige "touch points". Kilde: Gravengaard og Rimestad 2015

2. Giv informationer, inden praktikperioden begynder

Allerede inden praktikanten kommer den første arbejdsdag, starter vedkommendes rejse i organisationen. Denne tid er typisk præget af spænding kombineret med usikkerhed om, hvad man helt konkret skal lave, og om man nu kan klare det. For at undgå unødig usikkerhed og tankespind kan man som virksomhed gøre en hel del, fx:

Lade praktikanten komme på besøg en dag og opholde sig i virksomheden i nogle timer for at få et indtryk af, hvad der venter forude.
Lave ansættelseskontrakt, som udførligt beskriver arbejdsområder, arbejdsvilkår, løn og andre forhold.
Sende et velkomstbrev til praktikanten, hvori virksomheden udtrykker glæde over, at praktikanten snart kommer, fortæller om den første arbejdsdag og om hvem praktikanten evt. kan kontakte, hvis vedkommende har spørgsmål, inden praktikperioden begynder.
Lave et dokument eller en pjece, som præsenterer virksomheden, dens opbygning og dens kultur samt italesætter de generelle forventninger, man har til praktikanter, og hvad praktikanterne kan forvente af praktikstedet.

Velkomst-komité, fanfare og officiel introduktion til morgenmødet - måske et lille velkomstbrev også kan gøre det.

3. Planlæg et hensigtsmæssigt introduktionsforløb

Når praktikanten begynder sin praktikperiode, er en af de vigtigste ting at få taget imod praktikanten på en hensigtsmæssig måde og få forventningsafstemt og rammesat praktikperioden.

For de erfarne i organisationen er første praktikdag just another day at the office, men det er det ikke for praktikanten – slet ikke! Alt er nyt, de kender ingen – og de er typisk både spændte og nervøse. Målet de første dage må være at give praktikanten et overblik over, hvad der skal ske, og få vedkommende til at føle sig tryg. Denne tryghed er en forudsætning for læring.

4. Involver praktikanten i praktikforløbet

Den traditionelle måde at tænke læring på er, at man som erfaren skal lære den nye praktikant en masse. Det skal man naturligvis også, men læring er ikke bare en envejsproces, hvor den erfarne fylder viden på praktikanten ved fx at udstikke ordrer, som praktikanten skal udføre.

Læring sker også i høj grad, når praktikanten får mulighed for at stille spørgsmål og sparre med de erfarne medarbejdere – og når der er muligheder for, at praktikanterne kan indgå i et reelt samarbejde med de erfarne, hvor man samskaber løsninger på arbejdsopgaver og på den måde producerer viden sammen.

Men ikke nok med, at praktikanterne bør have mulighed for at få indflydelse på arbejdet – de bør også have mulighed for at have indflydelse på målsætningen for dette arbejde og deres læring i praktikperioden. Derfor beskriver vi lidt senere, hvordan man kan arbejde med individuelle uddannelsesplaner, så man hele tiden er opmærksom på praktikantens læring og læringsmål – og på hvordan det går med at opfylde dem.

Sådan skal man ikke håndtere spørgsmål fra praktikanten.

5. Vær opmærksom på praktikantens ønsker og behov

Både vores undersøgelser – og tidligere undersøgelser – peger på, at praktikanter er fælles om at have en række ønsker til og karakteristikker af ’den gode praktikantvejleder’. Ved at være opmærksom på, hvad praktikanterne søger hos de erfarne medarbejdere, kan man være med til at optimere praktikforløbet.

Praktikanterne lægger eksempelvis stor vægt på, at de erfarne i organisationen:

Vil praktikanten det bedste og er positive, imødekommende og støttende.
Er rummelige, men samtidig ikke konfliktsky.
Er engagerede i praktikanten og er mennesker, som praktikanten er tryg ved.
Et strukturerede og tydelige.
Stiller spørgsmål og hjælper praktikanten med at reflektere over tingene.
Er tilgængelige og tager sig tid til praktikanten.
Giver et afmålt skub, hvis praktikanten har brug for det.
Er fagligt kompetente og brænder for deres fag.
Er gode til at forklare og give relevant viden videre til praktikanten.

For den gode praktikantvejleder er der ingen "my way or the hard way".

6. Tilbyd passende udfordringer til den enkelte praktikant

Lidt groft sagt findes der tre arketyper af praktikanter: Den tryghedssøgende, den nysgerrige og eventyreren. Hvor den tryghedssøgende trives bedst med minimale udfordringer og en rutinepræget hverdag, ønsker den nysgerrige at opleve moderate udfordringer, hvor vedkommende skal lære noget nyt for at kunne løse en arbejdsopgave. Eventyreren har det derimod bedst, når der stilles store udfordringer, og vedkommende kommer helt derud, hvor ’man hænger i med det yderste af neglene’ for at løse en given opgave.

Det allervigtigste for praktikstedet er at være opmærksom på, hvilken type praktikant man har med at gøre, og tilbyde vedkommende passende udfordringer, som hverken udfordrer for meget eller for lidt – men sikrer en opadgående læringskurve.

Den russiske psykolog Vygotsky taler om den aktuelle udviklingszone, som dækker over den viden og forståelse, praktikanten allerede har erhvervet sig, og de handlemønstre og –strategier, vedkommende allerede mestrer. Uden for den ligger den nærmeste udviklingszone, som består af den læring, praktikanten er klar til. Zonen rummer dermed muligheder for udvikling, læring og nye indsigter. Det er denne nærmeste udviklingszone, som hele tiden bør være i fokus i praktikanternes læringsproces. Både for praktikanten og for praktikantvejlederen.

I det gode praktikforløb er der hele tiden fokus på den nærmeste udvikingszone. Kilde: Vygotsky 1978, 1981

7. Italesæt den tavse, professionelle viden i organisationen

Som praktikant lærer man ved at deltage i hverdagen i en virksomhed og løse opgaver. Her kan praktikanten observere de erfarne medarbejdere, tale med dem, fx stille spørgsmål eller bede om gode råd, og nogle gange samarbejde med dem. Det er imidlertid sådan, at der på arbejdspladser altid er en stor mængde tavs viden, som man ikke til daglig sætter ord på. Det er de ting, ’man bare ved’, og de ting ’man bare plejer at gøre’.

Den viden kan det være meget svært for praktikanterne at få fat i – netop fordi den er tavs – og derfor er det vigtigt for de erfarne på praktikstederne at gøre sig umage med at sætte ord på denne tavse ekspertviden.

Det kan man gøre ved konstant at huske på:

At praktikanten er ny og mangler viden om såvel organisationen som arbejdsopgaver.
At italesætte mest muligt af den tavse viden – både viden om, hvordan man løser en bestemt opgave, men også viden om fx de uskrevne regler i organisationen.
At forsøge at forklare praktikanten, hvad man gør, og hvorfor man gør det, så ofte som muligt.

Disse bestræbelser på at sætte ord på den tavse viden betyder, at praktikanten langt hurtigere erhverver sig viden og bliver i stand til at løse arbejdsopgaver på et højt niveau.

8. Lav individuelle uddannelsesplaner for praktikanten – og følg op

Som praktiksted bør man udover generelle planer for alle praktikanter i virksomheden også investere tid i at udforme en individuel uddannelsesplan for den enkelte praktikant. Mens de generelle planer ofte indeholder ret abstrakte mål for læring og praktikkens forløb, indeholder den individuelle plan meget mere konkrete og personlige mål for den enkelte praktikant, så vedkommende hele tiden ved, hvilke mål han eller hun skal nå i løbet af de kommende måneder.

Der er specielt tre argumenter for de individuelle uddannelsesplaner:

Målsætningen med praktikperioden bliver klar både for praktikant og for praktiksted. Dette understøtter i høj grad læringen – nu ved alle, hvad målene er, og man kan evaluere i forhold til dem.
Der sker en hurtigere integration på arbejdspladsen, fordi praktikanten kender mål og arbejdsopgaver. Det mindsker usikkerheden.
Den optimale læring sker, når udfordringerne er tilpasset den enkelte praktikant. At lave individuelle uddannelsesplaner sikrer netop det.

Nogle virksomheder argumenterer, at det tager for lang tid at lave disse planer, og at praktikanterne ”nok skal lære noget”. Til det må vi bare sige, at vi har oplevet tydelig forskel på kvaliteten og tempoet af praktikanternes læring afhængig af, om individuelle målsætninger og løbende feedback blev praktiseret eller ej.

9. Skab et godt og trygt læringsmiljø

For at fremme praktikantens læring er det vigtigt, at læringsmiljøet i virksomheden understøtter denne læring – og at man som praktiksted er opmærksom på, hvordan læringen finder sted.

Vores undersøgelser peger på en række faktorer, som har betydning for, om praktikanterne trives i en organisation:

At man skaber et trygt og respektfuldt læringsmiljø.
At man giver mulighed for, at praktikanten kan opbygge en vis selvtillid.
At man lader praktikanten være praktikant – og ikke bare en ny medarbejder.
At man sørger for, at praktikanten føler sig velkommen og taget alvorligt.
At man sikrer en hyppig og god kommunikation.
At man signalerer, at det er i orden at stille spørgsmål.
At man knytter erfarne medarbejdere til praktikanten, fx via mentorordninger.

Det gode praktiksted stiller erfarne og engagerede medarbejdere til rådighed for praktikanten, så de er tilgængelige for sparring, samarbejde og feedback.

10. Giv hensigtsmæssig feedback

”Det er super godt”, eller ”det duer ikke”. Begge kommentarer er feedback, men det er ikke god feedback. Problemet er, at kommentarerne kun er evalueringer af noget, praktikanten har gjort, men der er ingen forklaringer på, hvad der helt konkret er godt eller skidt.

Den gode feedback derimod sætter ord på, hvad praktikanten har gjort godt, og hvorfor eksempelvis chefen er så tilfreds med den måde, en opgave er blevet løst på. Ellers lærer praktikanten ikke nok. Hvis den tavse viden om, hvad der er godt eller skidt ikke italesættes, så må praktikanten i stedet gætte – og det siger sig selv, at det kan tage en del tid, og at praktikanten kan gætte forkert.

Feedback er i enhver arbejdssituation vigtig - men der er forskel på hvilken feedback, du giver.

Feedback er vigtig som motivation for praktikanten, og det er vigtigt for, at praktikanten kan afgøre, hvor godt vedkommende klarer sig – og for at han eller hun kan lære nyt. Derfor er feedbacken uomgængelig, hvis man vil understøtte læring hos praktikanterne. De praktiksteder, hvor feedbacken fungerer bedst, er der, hvor man både beskriver, hvad der er godt og skidt – og man sætter praktikantens præstation i relation til praktikantens mål, som vi omtalte under de individuelle uddannelsesplaner tidligere.

At tiltrække de bedste praktikanter

Forud for et praktikforløb er det altså vigtigt at overveje, hvordan de mest effektive onboardingprocesser og læringsforløb tilrettelægges for den eneklte praktikant. Opskriften på den gode praktik indeholder bevidst planlægning, løbende målsætning og feedback – alt sammen i et samarbejde med praktikanten. Og der er ingen tvivl om, at set fra et employer branding-perspektiv kan de gode praktikpladser, netop ved at skille sig ud på en række af disse parametre, tiltrække de dygtigste og mest ambitiøse praktikanter.

På hjemmesiden www.praktikantvejleder.dk kan du læse meget mere om det gode praktikforløb, og om hvordan man som virksomhed tilrettelægger de mest hensigtsmæssige læringsforløb for praktikanter.