Sådan får du mest ud af din konference

En af bagmændene til konferencen Design Matters Michael Christiansen har de seneste fem år arrangeret 50 konferencer. Hvert eneste event er blevet arrangeret med den største kærlighed og de bedste intentioner, og alligevel har hver eneste konference været en læring i, hvordan forskellige forventninger og engagementet hos deltagerne i sidste ende er med til at skabe en unik oplevelse.

1. WHY?!

Først og fremmest må man gøre sig en helt grundlæggende overvejelse omkring, hvorfor man tager til en given konference: Er det, fordi man har et restbudget, der skal bruges? Ønsker man ny viden? Handler det om networking? Eller leder man efter specifik inspiration til sit arbejde? #REKLAMEPLADS#

Det kan virke banalt, men som arrangør mærker man ofte, at konferencegængerne typisk falder over en eller anden konference, tilmelder sig, og så tænker de ikke mere over det, før de sidder i bilen eller bussen på vej til eventen. Dette medfører, at der nogle gange kan opstå et clash mellem deltagernes forventninger og konferencens indhold.

Det basale why besvarer hermed ikke kun din motivation, men gør dig også klogere på konferencens relevans.

2. Rimer produktets pris med produktets værdi?

Når man skal prissætte sit arrangement, er der en masse parametre, der spiller ind: lokation, arrangører, talere, hvad får deltagerne ud over selve konferenceoplevelsen? Produktet, man køber, er altså mere komplekst end bare en agenda.

Jeg oplever tit en kæmpemæssig disharmoni mellem produktets reelle værdi og så prisen. Nogle megadyre konferencer kan være helt håbløse, imens billigere alternativer, eller endog gratis meetups, kan være helt fantastiske.

Kontrollér derfor balancen mellem produkt og pris, da det er med til at afsløre arrangementets relevans og kvalitet.

3. Er det proffer eller B-holdet, der står bag?

Det giver selvsagt rigtig god mening at undersøge, hvem der står bag konferencen. Der findes både professionelle og uafhængige udbydere, og her har hver sine fordele.

De professionelle har oftest gode folk bag sig, der sidder inde med en stor faglighed, men samtidig forelægger risikoen dog for, at man løber ind i en standardiseret og uengageret kursusmaskine. De uafhængige udbydere har derimod ikke nødvendigvis samme faglige indsigt, omvendt brænder de for agendaen, talerne og deres deltagere.

Da jeg ved et tilfælde startede med at arrangere konferencer tilbage i 2012, troede jeg, at interessen for konferencer var faldende, da jeg mente, alt var på vej til at blive online. Jeg har sidenhen erfaret, at det forholder sig helt modsat: Behovet har aldrig været større. Vi bruger konferencer som et fristed, et hop ud ad dagligdagen og mulighed for at hellige sig et vidensspace. Det betyder dog også, at der er kommet flere udbydere, der i højere grad har det kommercielle for øje frem for en faglig interesse, som i min optik nu engang er det vigtigste, hvis man vil lave en god konference.

4. Manglende rød tråd er et no-go

Nogle konferencer har forstået at iscenesætte et emne, imens andre blot beslutter sig for et tema og så henter nogle talere ind, som givetvis matcher hertil. Problemet med sidstnævnte er, at der ikke bliver investeret eller videreudviklet på talerne eller agendaen, som alt sammen er med til at skabe en rød tråd. Tværtimod bliver det en noget rodet forestilling.

Vær derfor kritisk, gransk dagsordenen og gå efter de konferencer, hvor du fornemmer en klar kuratering, meningsfuld problemformulering og et sammenhængende program.

5. Kig efter cases, ikke eksperter

Vælg altid den konference, der tilvejebringer ny viden igennem cases frem for at benytte en overvægt af ekspertforedrag.

Efter at have læst et utal af konferenceevalueringer er det min klare erfaring, at caseindlæg, der tager udgangspunkt i konkrete erfaringer og vidensdeling fra nogle, der selv sidder midt i problemfeltet, giver bedre learnings end eksperternes foredrag, der ganske vist siger en masse gode ting, men som til gengæld ikke bunder i virkeligheden.

NB! Eksperterne er som udgangspunkt dygtige formidlere, imens de, der arbejder mere hands on med specifikke cases, ikke nødvendigvis er gode til at viderelevere viden.

6. Validér din vært

En disciplin, som jeg også personligt har underkendt, er værtens evne til at samle op løbende og hele tiden servere den røde tråd for deltagerne. En ting er at facilitere selve konferencen, noget andet er at bygge det lag ovenpå, hvor man samler op på viden.

Gør dig altså værten bekendt. Hvis det ikke er en, du kender, så kan du ikke forvente et vist niveau. Hvis det derimod er en kendt, så kan du i større grad have højere forventninger.

7. Sæt din egen agenda

Det kan virke åbenlyst, at du skal sætte dig ind i den konference, som du deltager i, men jeg oplever ofte, at mange konferencedeltagere ikke skænker arrangementet en tanke, før de træder ind ad døren.

Undersøg derfor, hvilke indlæg du vil deltage i. Gør dig bekendt med talerne. Det er okay, måske endda hensigtsmæssigt, at tappe ind og ud. Lav eventuelt din egen agenda. Jo mere man sætter sig ind i tingene, jo større er ens udbytte.

Skrækscenariet er, at man investerer sin tid forkert, fordi man ikke er forberedt, eller, værre endnu, brænder ud sidst på dagen, fordi man vil det hele.

8. Network og interagér for Gods sake!

Det næste råd er elementært: Network, network, network! Det er min erfaring, at de deltagere, der får mest ud af konferencer, også er de mennesker, der er gode til at interagere, netværke og være deltagende – ikke bare med andre deltagere, men også med selve agendaen.

Jeg vil mene, at man har en forpligtigelse til at involvere sig. Mange deltagere tror, at man går til konference, ligesom man går i biografen, men det er altså misforstået: Jo mere engageret man er, jo bedre bliver konferencen for alle, såvel for arrangørerne, talerne, stemningen som deltagerne selv.

I denne forbindelse må man også som deltager stille krav til arrangøren om aktivt at engagere deltagerne via kreative og interaktive tiltag, hvad end det er med den klassiske Q&A eller via Twitter.

9. Indsaml minimum 5 store takeaways to take away

Når man går fra sin konference, skal man sørge for, at man tager noget krystalliseret output med sig hjem. Man skal med andre ord gøre sig selv bevidst, hvilke konkrete takeaways man vil tage med videre. Alt for ofte sker det, at man går fra konferencen, og så omsætter man ikke umiddelbart efterfølgende den viden, man har fået, hvilket betyder at man som regel glemmer det, man har lært.

Så selvom det er hårdt, man er overstimuleret og har mødt en masse mennesker, så husk at debriefe dig selv og drage dine egne delkonklusioner.

10. Evaluér – det er din pligt!

Vil du have en fed oplevelse og nogle gode events, så giv feedback. Simple as that. Det er din pligt som konferencegænger at give tilbage. En konference er ikke et statisk produkt, man laver på en maskine; det er en levende størrelse, hvor man som deltager selv er med til at skabe arrangementet og hermed også forme fremtidige events.