|
10 anbefalinger: Sådan håndterer du offentlige udbud
Sådan gør du dit offentlige udbud attraktivt

Lær at forstå processen for offentlige udbud og opnå gode samarbejder.

Skrevet af
Der har gennem årene været skrevet meget dårligt om offentlige udbud, bl.a. fordi bureauerne oplever, at udbuddene er urimelige, uhensigtsmæssige, bøvlede og urentable. Men offentlige organisationer bruger faktisk bunker af tid på at prøve at gøre det hele rigtigt. Selvom der er udfordringer, behøver det ikke være så kompliceret at lave udbud, som fungerer for alle parter.
Når jeg møder folk fra branchen, som ikke arbejder med offentlige kunder, så er der ofte meget ringe forståelse for den måde, som udbuddene kører på. Efter min erfaring er man dog nødsaget til at acceptere den præmis, der handler om, at der er regler, som skal overholdes. Kan man ikke forlige sig med beløbsgrænser, kvalifikationsrunder, dokumentation og en del ekstra administration, så skal man holde sig langt væk – det er en del af gamet.
 
Forlig dig med tanken om beløbsgrænser, kvalifikationsrunder og ekstra administration, eller hold dig væk fra offentlige udbud. Foto: Polfoto/Nick Shepherd.
 
Når det er sagt, så er der til gengæld heller ikke nogen tvivl om, at mange offentlige udbud bærer præg af i hvert fald to ting, som kan være en dårlig cocktail.
 
For det første har den udbydende part for ringe forståelse for, hvilket råderum reglerne rent faktisk giver. I langt de fleste tilfælde behøver processen ikke være så omfattende i selve kvalifikationen, og med lidt behændighed kan selve samarbejdet sagtens organiseres bedre.
 
For det andet så har mange offentlige kunder ikke rigtig forståelse for tilblivelsen af de ydelser, som de køber. Jeg har hørt flere sige, at der bliver købt ind, som om det er commodities - som søm og skruer. Det tror jeg egentlig ikke. Det er simpelthen bare manglende viden eller erfaring med indkøb af kommunikation.
 
Endelig kan man tilføje, at udformningen af mange udbud indikerer, at kunden af angst for at blive snydt dels har et hav af leverandører på rammeaftaler og dels sender alt i miniudbud. Specielt rammeaftaler med miniudbud er det dårlige alternativ – både for kunde og bureau.
 
Kunden mangler ofte viden eller erfaring med indkøb af kommunikation og kan derfor komme til at hive tilfældige eller for mange varer ned ad hylderne. Det er derfor vigtigt at forstå og gøre brug af processen for offentlige udbud.
 
Det er der flere grunde til. Der er en løbende transaktionsomkostning, som ikke er helt rimelig (ved miniudbuddene). Specielt fordi bureauerne i forvejen ofte har brugt mange ressourcer på bare at komme på rammeaftalen, og man kan som bureau samtidig ikke garantere kunden de kompetencer, som man skriver kontrakt på. Løsningerne vil typisk zigzagge, fordi bureauerne ikke er samarbejdspartnere, men løbende konkurrenter.
 
Det stiller dermed meget store krav til håndtering og koordinering hos kunden. Og den kompetence er ikke altid til stede.
 
Som branche er vi nødsaget til at blive ved med at insistere på bedre udbud – både igennem vores egen dialog med de offentlige kunder og gennem det arbejde Kreativitet & Kommunikation laver for at vise vejen til mere hensigtsmæssige udbud. Samtidig bør kunderne i langt højere grad lade sig inspirere af de offentlige kunder, som rent faktisk er lykkedes med at lave gode samarbejder og dermed godt arbejde.
 
Her kan vi som branche måske også hjælpe til ved at snakke om det, der fungerer, i stedet for det, som ikke fungerer. Her skal lyde en opfordring til at samle de offentlige indkøbere med inspiration fra de bedste – måske en opgave for K&K?
 
Vi har gennem de seneste fem år deltaget i flere udbud, som har fungeret både i processen og det efterfølgende samarbejde. Eksempelvis DOT – Din Offentlige Transport – som Advance har arbejdet sammen med i det seneste år.
 
Dels var antallet af prækvalificerede bureauer fornuftigt (fem), leverancen i kvalifikationen var ret klar, til trods for at DOT er en helt ny organisation, og det efterfølgende samarbejde har været supergodt og tillidsfuldt, fordi DOT brugte energi på at finde en partner ud fra både kemi (der var præsentationsmøder) og kompetence. Samtidig åbner aftalen op for et længerevarende samarbejde – hvis vi gør det godt. Vi kan dermed ikke tillade os at falde i søvn ved rattet, og kunden har ret til at købe ydelser udenfor aftalen. DOT er i dag en af vores større kunder.
 
Gennem fire år havde vi et tilsvarende godt samarbejde med Øresundsbron, hvor vi har været igennem kvalifikationsprocessen flere gange og både vundet og tabt. Endelig har vi de sidste tre år arbejdet med Energistyrelsen på BedreBolig, som er en enkeltstående, men stor opgave. I alle tre tilfælde ender kunden med at vælge én samarbejdspartner, som de har tillid til. Vi er igennem store og dyre processer, men processen er til gengæld nogenlunde transparent, og man ved nogenlunde, hvad man ender med (læs: investerer i).
 
Vi har samlet vores erfaringer i 10 anbefalinger:
 
1. Tag en dialog med eksperterne hos Kreativitet & Kommunikation, inden du går i gang, og send dit oplæg til gennemsyn. Udnyt dialogmuligheden i den nye udbudslov
 
2. Lav prækvalifikation – oplæg uden prækvalifikation er useriøst, da alt for mange vil skulle arbejde med alt for meget, for at du kan finde den rigtige vinder
 
3. Gør prækvalifikationen overskuelig, og spørg kun om det, du reelt har brug for, og fortæl, hvordan du har tænkt dig at arbejde sammen bagefter
 
4. Vælg et rimeligt antal prækvalificerede, som afspejler din aftales omfang (i fht. tid, penge og kompetencer – se anbefaling 8)
 
5. Stil relevante og rimelige opgaver med en klar og tydelig afgrænsning, så det ikke bliver en konkurrence på investeringsvillighed, men på kompetencer/erfaringer
 
6. Mød bureauerne – kemi spiller også ind – både for dig og for bureauet, og så viser det respekt for det store arbejde, som ofte laves. Bare der er lige vilkår for alle, så er du indenfor reglerne
 
7. Indbyg mulighed for forlængelse af aftalen – det er for dig en mulighed og glimrende motivation for bureauet
 
8. Vælg et bureau, som kan hjælpe dig med det, du har brug for – hvis du har brug for meget forskelligartede kompetencer, så lav flere udbud med fokus på specialistkompetencer
 
9. Hvis du partout skal have flere bureauer på en rammeaftale, så sørg for, at de ikke er ens på alle dimensioner
 
10. 5 milioner kroner inkl. media og eksternt køb om året lyder af meget, men skal det deles mellem fire bureauer i konkurrence, så taler vi om langt mindre end en hel medarbejder om året pr. bureau – det får du hverken konsistens eller gode løsninger af.
 

Relaterede artikler

Reklamen til eksamen - Trenden for 2015 er reklamekampagner, der skaber presseomtale, og mens Call me vinder frem på samfundsansvarlige værdier...
No-marketing marketing - Forbrugerne hader reklame og marketing, men selvfølgelig er der en vej gennem krattet for branchen. Det handler om at om...
Leg med dit logo - Hjørnestenen i enhver visuel identitet er logoet - mærket - emblemet - det har vi lært i skolen (i hvert fald de af os, ...
-
Er marketing og kommunikation BFF? - Meget tyder på, at marketing er ved at overhale kommunikation på en måde, der kan forskyde balancen i den idealtypiske i...
Hvilket bureau er WinWin? - Brancheglidningen i bureauverdenen medfører et større behov for at kunne det hele. Alt fra on- og offline til kreative o...

Giv din stemme

6 stemmer
4,3/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Job

Kommunikationspraktikant

Frist: Hurtigst muligt

Senior Manager

Frist: As soon as possible

Digital kommunikationskonsulent

Frist: 3. januar
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Kursus

KOM18

Ledige pladser

Se alle Bliv klogere

KOM18

Vær med, når hele branchen samles til årets k-konference

3. maj

Bliv klogere

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.