Det kan
være svært at forstå opstandelsen over, når postbudene strejker, og at
nogen (City Mail) virkelig vil investere penge i at oprette nye
postvæsener.
Spild af ressourcer
For
det er jo inderligt overflødigt. Jeg har i hvert fald ikke selv anvendt
snailmail de sidste 10 år. Men jeg modtager desværre uanede mængder af
papir fra bestyrelser, samarbejdspartnere, kommunen, banken, DJØF, osv.
osv.
Det er alt sammen et frygteligt spild af penge og ressourcer
til udprintning, kuvertering, udbringning og efterfølgende (lynhurtig)
bortskaffelse fra hjem og kontorer.
Erfaringer med det papirløse kontor for 15 år siden
Jeg
forsøgte selv at indføre det papirløse kontor for 15 år siden, da det
blev almindeligt at indføre e-postsystemer. Og det var noget af en
pædagogisk opgave! Når en kollega sagde "her er et spændende stykke
papir, skal jeg ikke tage en kopi til dig?", svarede jeg "hvis du giver
mig det, stryger det i papirkurven ulæst; men hvis du sender det pr.
email, eller et link til dokumentets placering på en server, skal jeg
meget gerne læse det!". Samme besked fik sælgere, som ville
sende eller faxe tilbud på it-systemer, reklameartikler,
konsulentbistand mv. Nogen kunne så finde på at svare "jamen, jeg har
det kun på papir". Trist for dig, måtte jeg så svare, så bliver der
ingen handel her!
Jeg havde ellers selv tidligere været sådan en
type med et bugnende skrivebord, fordi jeg modtog så meget materiale,
at jeg ikke kunne følge med og få ajourført arkiveringssystemerne med
stadig flere nye ringbind. Helt ærligt, syntes jeg også, at arkivering
var et meget kedeligt arbejde!
Med en med den nye arbejdsmetode
kunne jeg arbejde uden eget kontor. Bare jeg havde min ultrabærbare,
som jeg kunne tage med rundt og finde en ledig plads at arbejde fra.
Hvilket kunne være meget praktisk, når man på skift samarbejde med
forskellige dele af organisationen som intern konsulent.
Hvorfor skal det stadig være svært i 2007?
At
det var noget af en opgave i 1992 at lære omverdenen at behandle al
information elektronisk, kan jeg forstå. Men hvorfor det stadig skal
være så stor en opgave, at papirspildet og urationelle rutiner
stadig er så udbredt, kan være svært ved at forstå.
At
private firmaer udnytter deres ressourcer på en uprofitabel måde må
være deres eget problem. Men at offentlige myndigheder i den grad
sløser med ressourcerne er kritisabelt. Jeg deltager jævnligt i
arbejdsgrupper under Københavns Kommune og indleder altid med at
konstatere, at alle helst modtager al information elektronisk. Hvortil
kommunens folk siger, at det vil de overveje. Hvorefter papirmængderne
begynder at vælte ind ad brevsprækken i uendelige mængder!
Jeg
har i en del år siddet i Vesterbro Lokalråd. Her er ressourcerne
overskuelige. Så vi bliver nødt til at økonomisere. Derfor foregår al
information pr. email og en hjemmeside, hvor alle relevante dokumenter
er tilgængelige. MEN der er så nu oprettet et kommunalt lokalUDVALG. Og
så er der gang i papirmøllen igen! Selvom jeg kun er udpeget som
2.(anden!) suppleant, har jeg modtaget de første stakke
papirer, nogle dage endda flere breve
med et næsten identisk indhold.
Hvorfor skal offentlige myndigheder agere som senile fodslæbere
Hvor
kunne jeg dog forestille mig, at de offentlige myndigheder - frem for
at søge at leve op til den gamle sang "Ih, hvor er det kommunalt" som
senile fodslæbere - ville gå forrest i at udvikle Danmark til et
samfund, som er helt oppe på beatet og så takten med hensyn at udvikle
og udnytte ny teknologi!
Men hvordan sker det? Eller er jeg (igen!) for naiv i min fremskridtsoptimisme?